Bij Volkswagen mag het niet meer, mailen na werktijd. De Duitse bonden hebben met VW afgesproken dat medewerkers na werktijd geen e-mail meer ontvangen op hun smartphones. De eeuwige bereikbaarheid eist haar tol en medewerkers krijgen last van technostress, die kan leiden tot burnout.

Wat gebeurt er nu? Serveert Volkswagen Het Nieuwe Werken alweer af? Krijgen we te maken met een werkgever die zich bemoeit met de eigen verantwoordelijkheid van medewerkers? Is dit de manier waarop we het moeten aanpakken?

Hoe je het ook bekijkt, Volkswagen heeft een punt. Linda Stone, die in functies bij zowel Apple als Microsoft de invloed van technologie op de mens onderzocht, is de bedenker van de begrippen Continuous Partial Attention en Email Apnea. Email Apnea is het fenomeen dat mensen onbewust hun adem blijken in te houden wanneer ze hun e-mail openen. Wat zal er in die e-mail staan, wordt er iets van me verwacht, moet ik reageren, moet ik boos of juist blij worden? Hierdoor lijkt het brein in een soort fight or flight stand te komen, altijd klaar om te reageren. Handig in een crisissituatie, niet echt zinvol bij het openen van je mail. Sterker nog, het blijkt echt ongezond te zijn!

24/7 aan

Continuous Partial Attention betekent dat je continu slechts gedeeltelijk aandacht geeft aan de dingen die je doet. Of dat nu een gesprek is, of een taak waarmee je bezig bent, je richt er nooit je volledige aandacht op. CPA komt voort uit de wens om constant ‘aan’ te staan en verbonden te zijn met het netwerk, niets te willen missen. Pas dan word je gewaardeerd en doe je ertoe. Het heeft niets te maken met het begrip multitasking, waarbij je meerdere taken tegelijkertijd effectief kunt doen.

Bij CPA is die effectiviteit vaak ver te zoeken. Het kan ertoe leiden dat je jezelf minder tijd gunt om te reflecteren, minder tijd om beslissingen te nemen of creatief te denken. Juist in een maatschappij die 24/7 ‘aan’ staat, zal het steeds moeilijker zijn om alles te volgen en overal op te reageren. Het gevoel tekort te schieten neemt dan ook toe en kan leiden tot stressreacties. ‘We zijn zo toegankelijk geworden dat we ontoegankelijk zijn’, schrijft Linda Stone terecht.

Hoe sociaal zijn social media?

Waarschijnlijk herken je bovenstaande fenomenen wel, bij jezelf of bij mensen uit je omgeving. De vergaderingen waarin mensen vooral aandacht hebben voor hun iPhone of BlackBerry zijn eerder regel dan uitzondering. Ook de boze blik van je partner, omdat je midden in een gesprek toch dat berichtje opende, is helaas bekend. Behalve erg vervelend en weinig effectief is dit gedrag dus ook ongezond. We creëren onze eigen ratrace en daar wordt uiteindelijk niemand beter van.

In dat licht is de reactie van Volkswagen begrijpelijk. Ze vult haar zorgplicht naar de medewerker in door e-mail na werktijd onmogelijk te maken en wil zo voorkomen dat mensen uitvallen door burnout. Het lijkt heel sociaal, maar het klopt niet.

Ontkennen van de werkelijkheid

Ten eerste valt het hogere management buiten de regeling. Zou men bij Volkswagen denken dat hogere managers wel gezond blijven en goede beslissingen blijven nemen wanneer zij 24/7 ‘aan’ staan? Ik heb daar mijn twijfels over.

Ten tweede, en veel belangrijker, het is het ontkennen van de werkelijkheid. De nieuwe technologie is overal om ons heen, social media zijn een feit en ons netwerk bestaat uit veel meer ‘verbindingen’ dan e-mail alleen. Wil Volkswagen straks ook voorkomen dat mensen gaan twitteren, yammeren of via Facebook met elkaar in contact komen? Of is Whatsapp het volgende slachtoffer? Kortom, deze route leidt nergens toe en het probleem blijft.

Wat is dan de oplossing?

Hier ligt een uitdaging voor werkgevers en met name HR-managers. Helaas is het zo dat de focus voor wat betreft Het Nieuwe Werken bij veel werkgevers nu vooral ligt op technologie, bits en bytes dus. Het doen van een social media-pilot betekent vaak het uitproberen van nieuwe software en achteraf vragen wat de mensen ervan vonden. Handig van de IT-bedrijven die hiermee hun brood verdienen, maar deze pilots gaan nauwelijks in op de effecten van het gebruik voor de mensen die ermee werken.

Een werkgever die duidelijk kan maken wat hij wenst te bereiken met social media én die daarbij durft aan te geven dat die verwachtingen grenzen hebben heeft naar mijn mening de oplossing in handen. Bereid mensen voor op de komst van nieuwe technologie, train ze, geef een workshop ‘verwachtingen’ waarin je open en helder bespreekt wat je wel en wat je niet verwacht omtrent bereikbaarheid en reactietijd. Maak duidelijk dat medewerkers vooral gewaardeerd worden wanneer ze effectief werken en communiceren, en dat is zeker niet altijd 24/7.

Wanneer het veilig is voor medewerkers om de grenzen van bereikbaarheid te bespreken en hun reputatie of commitment niet op het spel staat, zal de druk al voor een belangrijk deel van de ketel zijn. Ik ben benieuwd welke HR-managers die handschoen oppakken!

Zelf de regie voeren over de plaats en het tijdstip waarop je werkt geeft werknemers meer verantwoordelijkheid en maakt hen gemiddeld 8 procent productiever. Reden waarom Baas over eigen baan een van de slogans is van de campagne Het Nieuwe Werken doe je zelf 2011, georganiseerd door een coalitie van bedrijven, overheid en Natuur & Milieu, die nu is gestart.

De organisaties roepen werkgevers en werknemers op om te experimenteren met Het Nieuwe Werken, zodat mensen na deze kennismaking zo enthousiast worden dat ze hun werk écht anders gaan organiseren. Hoogtepunt van de campagne is de Week van Het Nieuwe Werken van 7 tot en met 13 november. Vier het nieuwe werken in de randen van de dag!

Hoofdkwartier HNWDJZ

Flexibel werken heeft ook vaste punten nodig. Nieuw in de campagne is daarom een bruisend Hoofdkwartier aan de Utrechtse Biltstraat 37, dat van ’s ochtends vroeg tot ’s avonds laat open is. Hier vinden masterclasses en meetings plaats en zijn bekende en minder bekende Nederlanders aan het flexwerken en bloggen. Inclusief gratis koffie, goede wifi en regelmatig een ontspannen sfeer. En met debatten en workshops over economisch profijt, de nieuwe werkende vader en het uitproberen van technologie.

Kom hier een uurtje werken als je in Utrecht bent, schrijf je in voor een van de activiteiten of gebruik het Hoofdkwartier om te netwerken en andere soortgenoten en nomaden te ontmoeten. Bij always connected hoort immers ook contact in levende lijve. Maak gebruik van dit supercontactpunt en ontvang een gratis koffiemok met campagneslogan tijdens Happy Hour.

Open Huis in het land

Via de campagnesite www.hetnieuwewerkendoejezelf.nl kunnen werkgevers en werknemers zich aanmelden voor tal van activiteiten, waaronder excursies naar bedrijven die Het Nieuwe Werken al volledig hebben ingevoerd. Zo’n veertig bedrijven in het land zetten hun deuren graag open en vertellen alles over de hobbels en successen die zij hebben ervaren bij de invoering van HNW. Altijd al een kijkje willen nemen in zo’n superstrak kantoor of juist in een heel gewoon pand waar veel meer mogelijk is dan je dacht? Maak kennis met de combinatie van nieuwe technologie, aangepaste inrichting en vooral: de nieuwe werkcultuur.

Aanmoedigingsprijs HNW

Werk jij in een bedrijf dat graag een structurele stap wil zetten op het pad naar Het Nieuwe Werken en nog een steuntje in de rug kan gebruiken? Nomineer jouw bedrijf dan voor de Aanmoedigingsprijs op de campagnesite. Het winnende bedrijf krijgt ondersteuning en advies om HNW echt waar te maken.

En nog meer prijzen…

Prijzen en aanbiedingen gaan mensen verleiden om het experiment met HNW aan te gaan. Zo is er een jaar gratis groene stroom voor je werkplek te winnen en helpt een gratis handboek je wegwijs te maken in HNW. Doe mee aan de Week van Het Nieuwe Werken, houd de campagnesite in de gaten en meld je aan. Ben je blogger? Blog dan mee, bijvoorbeeld vanuit het Hoofdkwartier. Of juist vanuit jouw meest waanzinnige flexwerkplek… Laat ons weten wat jij doet tijdens de Week van Het Nieuwe Werken! Twitter naar @hnwdjz .

We weten allemaal wat ‘nieuw betekent’ en volgens Van Dale is dit: nog niet lang bestaand, pas gemaakt, pas verschenen, en ook: tot nog toe onbekend. Met deze definitie als uitgangspunt kunnen we niet anders dan de critici gelijk geven, want Het Nieuwe Werken bestaat in Nederland al zeker meer dan twintig jaar én een groot deel van werkend Nederland weet precies wat dit inhoudt.

Early adopters openen deuren Het Nieuwe Werken

Deze critici zijn veelal de early adopters, de groep mensen die vooruitloopt op de massa als het gaat om het in gebruik nemen van een nieuw product of dienst. Kort door de bocht zijn zij degenen die bepalen of iets wel of niet een blijvend succes gaat zijn. Dat een groot deel van werkend Nederland nu zweert bij Het Nieuwe Werken is dan ook aan hen te danken. Twintig jaar geleden werd Het Nieuwe Werken alleen nog niet Het Nieuwe Werken genoemd. We gebruikten termen als telewerken, flexibel werken en een enkeling noemde het plaats- en tijdonafhankelijk werken.

Marktmechanisme als vliegwieleffect

Hoe het komt dat deze werkwijze tegenwoordig in de volksmond dan toch Het Nieuwe Werken wordt genoemd? Dat heeft alles te maken met het marktmechanisme. Na de eerste bewezen successen dienden zich HNW-experts aan. Zij claimden een nieuwe manier van werken en verkochten hun kennis hierover aan bedrijven. De maatschappij kon er niet langer omheen en ziedaar, Het Nieuwe Werken was en is nog altijd het toverwoord dat velen brood op de plank brengt.

Daarnaast is er natuurlijk ook wel wat voor te zeggen dat de term wél juist wordt gebruikt. De early adopters waren weliswaar een van de eerste HNW’ers, maar hadden veelal geen (groot) bedrijf achter zich staan. Voor deze éénpitters of kleine MKB’ers was HNW met de komst van allerlei technologieën al snel een logische stap. Veel grote bedrijven echter ervoeren en ervaren deze stap als een stuk ingrijpender, waardoor zij pas veel later volg(d)en en het dus voor hen wel degelijk nieuw is.

Het Nieuwe Werken = Het Oude Werken, maar dan goed

Niet alleen door de praktische en technologische aanpassingen is de invoering voor dergelijke bedrijven verstrekkend. Dit is juist ook zo vanwege de ingeburgerde managementstijlen, waarbij controle toch nog altijd het sleutelbegrip is. Werken volgens een geheel ander principe, dat gericht is op het managen van output, is nieuw voor de meeste managers. Reden waarom de invoering heel wat tijd en geduld vergt. En dat terwijl een bedrijf alleen maar succesvol kan zijn met een uitstekende output. (Iets wat decennialang een ondergeschoven kindje is geweest, doordat er te veel nadruk is gelegd op de processen op de werkvloer.)

Met de toenemende druk vanuit de maatschappij kunnen ook de managers niet langer om flexibel werken heen. Het gevolg is dat met de invoering van Het Nieuwe Werken pijnpunten boven komen. Niet alle managers blijken, als ze letterlijk op afstand zijn, even goede leiders als altijd gedacht… Een gevoelige constatering, maar wel een die op termijn tot betere bedrijfsresultaten leidt.

Mijn voorstel voor een nieuwe terminologie voor Het Nieuwe Werken is dan ook: Het Oude Werken, maar dan goed! 

Voor Nieuwe Werkers is het belangrijk om tijd- en plaatsonafhankelijk te kunnen samenwerken met opdrachtgevers, collega’s en medekenniswerkers.

Daarvoor wordt vaak e-mail gebruikt, maar dit heeft zo zijn beperkingen (onder andere het terugvinden van informatie). Ontwikkelaars van speciale tools voor online overleggen, projectinformatie uitwisselen, brainstormen en samenwerken aan bestanden zijn hierop ingesprongen. Maar wat zijn nou de beste tools?

In mijn vorige artikel, De beste productiviteitstools voor Nieuwe Werkers, heb ik een overzicht gegeven van de beste tools voor online to-do-lijsten en gewerkte uren bijhouden, afspraken plannen, overzicht in social media houden en websites volgen.

Deze keer een overzicht van de door CloudTools best geteste online software voor online samenwerken. En nu geen twee beste tools per categorie, maar vijf. Tools voor bijvoorbeeld projectmanagement en brainstormen zijn namelijk al langer in ontwikkeling en een groot aantal spelers heeft ondertussen een cloud-versie van zijn software uitgebracht. Hier zitten zeer professionele en prijzige pakketten tussen, maar er zijn ook veel nieuwe en gratis Software as a Service (SaaS) tools, die soms verrassend goed scoren op gebruikersgemak en beveiliging.

Online overleggen

1. Skype. 4,5 van de 5 sterren
Skype is een eenvoudig te gebruiken VoiP-dienst en biedt naast het skypen, handige functionaliteiten zoals het delen van een scherm en het houden van video- en audioconferenties. Skype is gratis voor het bellen naar andere skype-telefoonnummers. Groepsgesprekken met video kosten $ 9 per maand.

2. Anymeeting. 4 van de 5 sterren
Deze tool is door zijn eenvoudige uitstraling en goede functionaliteiten uitermate geschikt voor webmeetings voor het MKB. De duidelijke uitleg en ondersteunende support door middel van video-tutorials, een heldere manual en een FAQ zorgen ervoor dat de Engelstalige online software voor iedereen makkelijk te begrijpen is. Omdat de tool gratis is, maakt Anymeeting wel gebruik van advertenties, wat sommigen kan afschrikken.

3. Adobe Connect. 4 van de 5 sterren
Deze online software is vooral gericht op het houden van online seminars, maar kan ook prima gebruikt worden voor online vergaderen (al is het daarvoor wel wat aan de prijzige kant). Adobe Connect is heel eenvoudig in te stellen. De Nederlandse taal en de uitgebreide gebruikersondersteuning helpen daar zeker bij. Zolang er meetings gehouden worden voor minder dan 100 deelnemers, is de online tool nog te betalen ($ 55 per maand). Voor grotere groepen deelnemers is de SaaS echter zeer prijzig. De geboden functionaliteiten voor, tijdens en na de online meeting zijn zeer interessant. De mogelijkheden om een meeting ook via een smartphone en tablet te volgen, maken het tot een eigentijds en bruikbaar product.

4. WebEx. 4 van de 5 sterren
Dit is uitgebreide maar geen zware online software. De meeting software werkt snel en er hoeft niet lang gewacht te worden op onderdelen die gedeeld worden (mits de internetverbinnding snel genoeg is). Het is ook stabiele online software. Het testen op dezelfde computer met een host-gebruiker en een deelnemergebruiker leverde geen grote problemen op. Het is gemakkelijk in het gebruik. Jammer is dat de online software alleen in het Engels beschikbaar is. WebEx kost $ 49 per maand voor meetings tot 25 deelnemers.

5. Yugma. 3 van de 5 sterren
Met deze SaaS is het redelijk eenvoudig een online meeting op te zetten en te hosten. Qua prijsstelling zit Yugma aan de onderkant van het segment ($ 15 per maand voor 20 gebruikers). Qua capaciteiten en stabiliteit heeft het echter nog een slag te maken. Standaard mogelijkheden zijn aanwezig, behalve het bijhouden van een adresboek. Daarnaast is het tijdens de test niet gelukt een opname met geluid voor elkaar te krijgen. In geen geval kan het tippen aan een product als WebEx. Yugma is wel een prima SaaS voor kleinschalig zakelijk gebruik.

Online projectinformatie uitwisselen

1. Thymer. 4,5 van de 5 sterren
Deze tool gaat uit van het less is more-principe, maar bevat alle noodzakelijke onderdelen voor volwaardig projectmanagement. Werken met Thymer is prettig en gebruiksvriendelijk door een eenvoudig en fris design en het gebruik van een handige interface. Zowel de mogelijkheden als de beveiliging van data zijn goed, al moeten dat nog wel wat beter op de website worden vermeld. Een abonnement voor een enkele gebruiker en maximaal 10 projecten kost $ 12 per maand. Voor $ 115 per maand is het aantal projecten en gebruikers ongelimiteerd.

2. TeamWork Projectmanager. 4,5 van de 5 sterren
TeamWork is handige online software voor projectmanagement. Qua functionaliteiten en interface lijkt de software veel op Basecamp, maar deze SaaS is iets goedkoper (vanaf $ 12 tot $ 149 per maand). Voor MKB’ers die veel met projecten werken, zal de geïntegreerde tijdsregistratie die kan worden omgezet naar (concept)facturen handig zijn.

3. BaseCamp. 4,5 van de 5 sterren
De online software werkt eenvoudig, snel en wordt voor een goede prijs (vanaf $ 25 per maand) aangeboden. Samen met collega’s en klanten kan worden samengewerkt aan projecten. Planningen worden aangemaakt met persoonlijke of algemene to-do’s. Bij het openen van het programma zijn vervolgens ook alle komende deadlines en taken zichtbaar. Het heeft op sommige plaatsen tekortkomingen, zoals de tekst-editor en de documenten, maar daar valt goed mee te leven. Basecamp zal voor veel MKB’ers die regelmatig met projecten werken meer dan voldoende zijn.

4. MavenLink. 4 van de 5 sterren
MavenLink is een zeer gebruikersvriendelijke en verzorgde projectmanagementtool. De integratie van planning, taken toewijzen en communicatie in een overzichtelijke workspace werkt prettig. De functionaliteit om financiële zaken bij te houden, maakt het tot waardevolle online software voor bedrijven die niet willen investeren in aparte facturatiesoftware. Deze extra functie en de uitgebreide gebruikersondersteuning maken het prijsverschil (abonnement vanaf $ 39 per maand) met andere uitgebreide projectmanagementsoftware zoals Manymoon goed.

5. Manymoon. 4 van de 5 sterren
De SaaS is gebruikersvriendelijk, biedt een groot aantal functionaliteiten en maakt het werken aan projecten efficiënter. Veel taken (bestanden delen, communiceren, to-do-listen maken, tijd registreren) kunnen namelijk met één tool uitgevoerd worden. En zo bespaart Manymoon tijd. Vanaf $ 19 per maand.

Online brainstormen en ideeën uitwisselen

1. Mindjet Catalyst. 4 van de 5 sterren
Bij Mindjet Catalyst staan (gezamenlijk) visualiseren, samenwerken en het delen van informatie centraal. Het online samenwerkingsplatform is geschikt voor individuen, netwerkorganisaties en teams binnen organisaties. Om goed te kunnen werken met Catalyst is begrip van de mindmappingtechniek aan te raden. De grote kracht van Catalyst is dat de software online samenwerken, online documentbeheer en chat integreert met een creatieve probleemoplossingsmanier door gebruik te maken van visualiseren. Een andere echte pre is dat er gelijktijdig samengewerkt kan worden aan één mindmap. Vanaf $ 155 per jaar exclusief BTW.

2. DropMind. 4 van de 5 sterren
De beginnende gebruiker kan voor een laag bedrag (vanaf $ 8 per maand) starten met deze online dienst. De gevorderde gebruiker zal merken dat DropMind verrassend veel handige functies en online integraties biedt die online mindmappen gemakkelijk verweven in het (samenwerkproces. Voor gebruikers die het mindmappen op professioneel niveau in werkprocessen als projectmanagement, kennismanagement, managementinformatie en dergelijke willen toepassen, blijft Mindjet Catalyst aangevuld met MindManager (desktop) de betere keus omdat hier meer bruikbare add-ins voor bestaan.

3. CoMapping. 4 van de 5 sterren
CoMapping is makkelijke online software voor het creëren van mindmaps (voor het uitwerken van ideeën), het maken en delen van aantekeningen tijdens vergaderingen en brainstormsessies, het opstarten en beheren van projecten en het online samenwerken. Indien een project langer duurt dan 30 dagen (testperiode), moeten andere teamleden ook een betaald abonnement nemen (vanaf $ 10 per maand exclusief BTW).

4. Scriblink. 4 van de 5 sterren
Scriblink is een prettig whiteboard. Ondanks enkele kleine onhandigheden is het een bruikbaar product om snel, alleen of in een groep, mee te brainstormen. Alle elementen, zoals bestanden delen, chat en spraak, zijn hiervoor aan boord. Gezien het beveiligingsniveau kunnen vertrouwelijke gegevens beter niet gedeeld worden. Gratis met reclame-uitingen, zonder reclame vanaf $ 9 per maand.

5. MindMeister. 3,5 van de 5 sterren
Mindmeister Mindmapping is een handige brainstorm-tool en een eenvoudige oplossing voor beperkt online projectmanagement. De online software is simpel te bedienen. De beveiliging van de SaaS is bij de betaalde versies goed geregeld, al is het niet duidelijk hoe vaak er back-ups plaatsvinden. De kosten kunnen bij grote teams oplopen. Vanaf $ 6 per gebruiker per maand.

Online bestanden uitwisselen

1. DropBox. 4,5 van de 5 sterren
Dropbox is een van de meest gebruiksvriendelijke online opslagdiensten die momenteel beschikbaar is. De applicatie voor op de computer werkt probleemloos in de achtergrond. Het delen van documenten kan vanuit de verkenner, wat erg snel werkt en geen extra handelingen vraagt. Het synchroniseren van documenten met andere computers gaat uiterst snel, maar zoals met alle online opslagdiensten moet er wel goed over nagedacht worden welke documenten er online worden opgeslagen. Gratis voor 2 GB opslagruimte en $ 99 per jaar voor 50 GB.

2. Docs.com. 4,5 van de 5 sterren
Docs.com is gratis online software die intuïtief en overzichtelijk werkt. Uitleg is nauwelijks nodig, met een paar keer klikken kan de gebruiker aan de slag. Met Docs.com deelt de gebruiker gemakkelijk documenten via internet, waardoor samenwerking met andere gebruikers mogelijk is. De online software is een versimpelde versie van Office 365 en is door die simpelheid en eenvoud juist aantrekkelijk voor iedereen die snel en doelgericht (samen) aan bestanden wil werken. De integratie met Facebook biedt veel toegevoegde waarde.

3. Google Docs. 4,5 van de 5 sterren
Google Docs is een handige oplossing om samen aan documenten te werken en deze te delen met anderen. Documenten hoeven niet meer heen en weer gemaild te worden tussen belanghebbenden. De basisfunctionaliteiten van de Software as a Service zijn ruim voldoende. Voor speciale functies moet men lokaal geïnstalleerde software, zoals Microsoft Office, gebruiken. 1 GB opslagruimte gratis, $ 5 per jaar voor 20 GB.

4. Wuala. 4 van de 5 sterren
Het mooie aan Wuala is dat deze online opslagoplossing te gebruiken is zonder lokaal software te installeren. Daardoor zijn de bestanden echt overal toegankelijk. De online software lijkt vooral gericht op particulieren die foto’s willen delen. Maar de professionele interface, de mogelijkheid tot het samenwerken aan bestanden en het synchroniseren van bestanden tussen laptop en desktop zorgen ervoor dat Wuala ook voor ondernemers een zeer handige online softwaretool kan zijn. Het gebruikersgemak van Wuala kan nog iets verbeterd worden, maar door de verschillende abonnementsvormen (1 GB gratis, daarna vanaf $ 28 per jaar voor 10 GB opslagruimte) is online opslag met Wuala wel voor elk budget beschikbaar.

5. We Transfer. 4 van de 5 sterren
De gratis online software WeTransfer is een heel eenvoudige manier om veel en grote bestanden te versturen. Omdat er geen registratieprocedure voor het versturen en downloaden is, werkt de SaaS snel. Er moet bij het gebruik wel worden gerealiseerd dat de bestanden in principe voor iedereen toegankelijk zijn, hoewel de URL moeilijk te raden is. Wie extra veiligheid wil, zal zelf bestanden moeten versleutelen en van een wachtwoord voorzien.

Het eerste deel van deze serie gaf een overzicht van De beste productiviteitstools voor Nieuwe Werkers. In het volgende (derde) deel komen de beste tools voor thuiswerkers aan bod.

Uiteraard ben ik ook benieuwd naar de tools die jij gebruikt voor online samenwerken.

Technisch kan het allemaal – de bergen in of het strand op met je laptop. Ook werken in de trein is goed mogelijk. De meeste treinen hebben een WiFi verbinding. Dat het allemaal kan is prachtig, maar de praktijk is weerbarstiger. Wiebelende treinen en laptops die van je schoot rollen. Pijn in je nek na stoeien met je laptop in die hangmat. Verre van idyllisch dus.

In de praktijk betekent Het Nieuwe Werken voor veel medewerkers dat ze één dag in de week thuis werken. En dan het liefst wel tussen negen en vijf, want anders ben je niet bereikbaar en vragen collega’s zich af of je wel écht aan het werk bent? Ze zien je al in een hangmat liggen – zonder laptop. Ook is het een luxe wanneer je thuis een werkplek mag inrichten op kosten van de baas. Als je die ruimte al hebt. Want in een gemiddelde eengezinswoning met gemiddeld 2,4 kinderen, is er vaak helemaal geen plek waar je deze thuiswerkplek kan inrichten. Of thuiswerken is geen optie met een thuisblijvende partner die vindt dat je ‘toch wel even gezellig kunt koffiedrinken of een boodschap doen’. Je bent toch thuis?
Kortom, er zit een keerzijde aan al die mooie nieuwe vrijheden. Tijd voor een aantal bezinningsvragen.

De belangrijkste vraag: wil ik dit wel? Als ik het strand op ga, wil ik hooguit een tijdschriftje lezen en zeker niet op mijn laptop werken. En als ik de bergen in ga, dan kom ik daar om de natuur te bewonderen, te genieten en mezelf op te laden. Niet om even wat mails te beantwoorden. We hebben allemaal op zijn tijd een complete ‘switch off’ nodig. 24/7 bereikbaar zijn, toegang hebben tot internet en kunnen werken, geeft niet de afstand die we af en toe nodig hebben. We moeten onze harde schijf regelmatig kunnen laten afkoelen, om vervolgens, wanneer we weer op stoom zijn, extra snel en scherp te kunnen acteren. Om maar te zwijgen over de versnipperde aandacht. Denk aan ouders in de speeltuin die heel efficiënt wat mailtjes aan het wegtikken zijn. Die zijn niet echt aanwezig.

Is Het Nieuwe Werken dan allesbehalve idyllisch? Dat ook weer niet. Het Nieuwe Werken gaat praktisch gezien wel over tijds- en plaatsonafhankelijk werken. In essentie gaat het over vrijheid, verantwoordelijkheid en vertrouwen. Dat is zeer welkom in een tijd waarin we doorgeslagen zijn in regels en procedures, wantrouwen en controleren. Een tijd waarin systemen leidend zijn geworden in plaats van ondersteunend. Het doel en middel met elkaar verward zijn. We zijn eraan toe onszelf te ontdoen van de restanten van het industriële tijdperk, het tijdperk waarin we naar fabrieken gingen en met onze handen werkten.

Het is tijd voor ‘empowerment’, met respect voor vakmanschap en ruimte voor de professional. De medewerker was al verantwoordelijk geworden voor zijn eigen ontwikkeling en loopbaan. Geen ‘lifetime employment’ meer, maar zorgen dat je mobiel bent en blijft. Bij het vergroten van je eigen marktwaarde komt nu het zelf verantwoordelijk zijn voor je eigen productiviteit.

Daarmee vraagt Het Nieuwe Werken om bewustwording. In het industriële tijdperk kenden we een machine die uitging, of een dicht kantoor. Van buitenaf, door de organisatie, werd bepaald wanneer en waar we werkten. En daar lag ook de begrenzing. Werken in de nieuwe tijd waarin je brein het grootste instrument is geworden en begrenzing vanuit jezelf zal moeten komen, vraagt dat je weet hoe je eigen brein werkt. Weten wat productiviteitsverhogend voor jou werkt en wat productiviteitsverlagend. En dus weten waar je energie van krijgt en wat je energie kost. Hoe je met je eigen energiebalans om moet gaan. Werken in de nieuwe tijd vraagt dat je je eigen structuur aanbrengt en nieuwe gewoonten creëert. Een hele weg dus dat Nieuwe Werken. Verre van idyllisch.

Flexibiliteit boven salaris

Zo bleek uit het onderzoek dat 60 procent van medewerkers het kantoor niet langer nodig heeft om productief te zijn. Het merendeel van de respondenten geeft zelfs de voorkeur aan een baan waarbij ze de flexibiliteit hebben om op verschillende plekken te werken, ook als dat betekent dat ze dan minder verdienen. De behoefte aan mobiliteit en flexibiliteit is dus heel sterk.

Die gewenste flexibiliteit betreft niet alleen werklocaties en werktijden, maar ook vrije keuze in apparaten, applicaties en toegang tot social media. Ruim tweederde verwacht zelfs van hun IT-afdeling dat ze met elk apparaat, privé of zakelijk, toegang te krijgen tot bedrijfsnetwerken en informatie. Dat blijft ook niet bij een laptop of iPad, maar zal in de toekomst ook gelden voor bijvoorbeeld onze televisie of een navigatiesysteem.

Data op straat

Het spreekt voor zich dat deze ontwikkeling de nodige consequenties heeft voor de IT-infrastructuur van organisaties. Het netwerk krijgt niet alleen veel meer data te verwerken, ook beveiliging is een belangrijk aandachtspunt. Naarmate werknemers flexibeler gaan werken, neemt ook het risico op gegevensverlies toe. Maar bijna de helft van de ondervraagde IT-managers geeft aan dat ze wat betreft beleid en technologie nog niet zijn voorbereid op het ondersteunen van meer mobiele werknemers.

Opvoeden van medewerkers

Toch is het niet alleen aan de IT-afdeling om het risico op gegevensverlies te verminderen. Ook aan het management van de organisatie heeft de nodige verantwoordelijk te nemen. Aan hen de taak om hun medewerkers bewust te maken van de risico’s en te zorgen voor goede training. Zo is het bijvoorbeeld van belang medewerkers te informeren om hun bedrijfsapparatuur niet onbeheerd in een openbare ruimte te laten staan, of zich bewust te zijn van hun omgeving als ze gevoelige informatie op hun scherm bekijken.

Gelukkig krijgen werkgevers wel wat voor deze inspanningen terug. Werknemers vinden flexibiliteit om overal te kunnen werken zo belangrijk dat het een positieve invloed heeft op hun bedrijfsloyaliteit. Daarnaast zijn mobiele werknemers productiever en als dat nog niet overtuigend genoeg is; ze hebben ook nog eens meer plezier in hun werk!  

De organisaties

De grote organisatie waar ik 10 jaar werkzaam ben geweest is Microsoft. Microsoft staat bekend als één van de pioniers binnen Nederland op Het Nieuwe Werken. Dit is onder andere terug te vinden in het nieuwe pand van Microsoft, wat volledig volgens het nieuwe werken concept is ingericht. De andere organisatie waar ik nu werkzaam voor ben is Rapid Circle. Een ICT dienstverlener met een focus op samenwerken en communiceren gebaseerd op het SharePoint platform. Bij Rapid Circle werken behalve ikzelf, 15 werknemers. Ons kleine kantoor is voor ons vooral een ontmoetingsplek en een plek om samen te werken. Het echte kantoor is dus virtueel, waardoor communicatie en uitwisseling van kennis en ervaringen onafhankelijk van tijd plaatsvindt.

Ook bij Microsoft heeft niemand een vaste werkplek, dus ook directieleden niet. Er zijn verschillende soorten werkplekken aanwezig die activiteits-gebaseerd werken ondersteunen. Het gehele kantoor voelt lekker en luxe aan en je voelt je vrij. Binnen grotere organisaties die Het Nieuwe Werken omarmen worden kosten bespaard door ruimtebesparing, daardoor kan er budget vrijgemaakt worden voor faciliteiten. Het kantoor van Rapid Circle is minder luxe. Er zijn geen bureaus, geen vaste aansluitingen en er zijn geen servers binnenshuis. Het kantoor heeft enkele grote steigerhouten tafels en simpele bespreekruimte, maar dan wel weer met mooi uitzicht op het water. Rapid Circle deelt het pand en haar faciliteiten zoals het dakterras met andere jonge bedrijven.

Technology

Op technisch vlak is Microsoft natuurlijk erg ver. Voornamelijk op gebieden als communicatie, virtueel vergaderen en het altijd beschikbaar hebben van de juiste informatie onafhankelijk waar je bent. Denk hierbij aan het zien van beschikbaarheid van personen vanuit bijna alle Microsoft producten en een volledige koppeling met het bestaande telefonie netwerk, waardoor je dus via je computer of mobiele telefoon kunt opnemen of kunt bellen. Rapid Circle is werkzaam met minder technische hoogstandjes, maar kan door slim inzetten van clouddiensten en SharePoint 2010, met de eigen interne social media applicaties op elke plek effectief werken en de connectie met collega’s én externe contacten behouden. Er wordt bijvoorbeeld elke week meerdere malen via video, overleg gepleegd met de andere wereldwijde vestigingen van onze partneronderneming Zevenseas, gewoon via beschikbare webdiensten.

Cultureel

De meeste mensen die werkzaam zijn binnen Microsoft zijn al erg gewend aan het nieuwe werken. Ik ken niemand binnen Microsoft die echt nog vijf dagen van 9 tot 5 werkt. Iedereen werkt met enige regelmaat vanuit huis of vanuit de partner of klant. Doordat er geen vast werktijden gehanteerd worden, wordt het mogelijk om een betere balans tussen werk en privé te creëren en productief te zijn wanneer het jou uitkomt. Ikzelf kwam ongeveer twee keer per week naar kantoor en dit was vooral om klanten of partners te ontmoeten. Als team hadden we één keer in de twee weken een teamvergadering en iedereen probeerde hier fysiek bij aanwezig te zijn (fysieke minimum). Je kunt namelijk niet alles oplossen met een virtueel contact.

Bij Rapid Circle is het op de ene dag ook drukker dan de andere. Elke week komen alle medewerkers van Rapid Circle in ieder geval weer bij elkaar om elkaar fysiek te ontmoeten op de “Fridays@Seas” (naar het internationale netwerk Zevenseas, waar Rapid Circle deel van uitmaakt). We bespreken dan de lopende zaken, demonstreren nuttige en interessante zaken aan elkaar en houden elkaar op de hoogte van de laatste ontwikkelingen.

Het voordeel van een wat kleinere organisatie als Rapid Circle is dat je onderling wel meer verbondenheid voelt, dan bij een grote organisatie als Microsoft. Omdat je iedereen kent, met de meeste nauw samenwerkt en je allemaal eigenlijk 1 doel nastreeft, wordt de verbondenheid groter. Wanneer je samen bedenkt welke richting het bedrijf op moet en alle successen samen viert, dan voelt dat ook echt als ‘samen’. Bij Microsoft is het natuurlijk niet mogelijk iedereen te kennen, zelfs na 10 jaar niet. Maar daar staat tegenover dat elk specialisme wel ergens binnen de Microsoft organisatie te vinden is.

Bij Microsoft probeert men het verbinden van collega’s met elkaar en met de organisatie te adresseren door slimmer te verbinden via interne sociale media als SharePoint en SocialTalk, maar ook externe sociale media tools als Twitter en Facebook worden gebruikt om elkaar te vinden, op de hoogte te houden en kennis te delen. Zoals eerder gezegd is bij een bedrijf als Rapid Circle, waar specialisme en kennis ook van buiten gehaald moet worden, vooral de connectie met de externe omgeving belangrijk. Daarom is het voor die bedrijven cruciaal om de interne organisatie aan te sluiten op externe sociale media als Skype, Twitter en Linkedin. Verder wordt er bij Rapid Circle actief geblogd op verschillende platformen (o.a. DutchCowboys, FrankWatching, Zevenseas Blogs en Het Nieuwe Werken Blog) om zo de benodigde kennis en expertise op te doen en te delen. Je kunt eigenlijk zeggen dat de interne social media is aangesloten op de externe social media netwerken. Leuk detail: Bij Rapid Circle heeft sociale media bij 90% van de nieuwe opdrachten een belangrijke rol gespeeld.

Samengevat

Er zijn veel overeenkomsten tussen het nieuwe werken binnen een grote en binnen een kleine organisatie. Het gaat erom dat mensen op prestaties worden afgerekend en zichzelf ook zo organiseren en motiveren. Waar of wanneer het werk uitgevoerd wordt is niet belangrijk. Fysieke ontmoetingen blijven belangrijk en dat kan ook goed bij de klant op kantoor bijvoorbeeld. Door de hoeveelheid mensen kan het nieuwe werken in een grote organisatie leiden tot een verminderde verbondenheid tussen collega’s en verbondenheid met de organisatie. Men kan dit adresseren door sociale media in te zetten. Voor een kleinere organisatie is de verbondenheid er meer, maar is het echter cruciaal om de interne organisatie aan te sluiten op externe social media om zo de benodigde kennis en expertise op te doen en contacten te onderhouden. Uiteraard is het nog steeds belangrijk om vaak op locatie te zijn waar de klanten, prospects en contacten zich ook bewegen.

In vogelvlucht

TNT bestaat uit een Post en een Express divisie. Simpel gezegd verplaatsen zij goederen van A naar B. Bij beide divisies merkt men dat de wereld om hun heen aan het veranderen is. De regels van het spel zijn veranderd. Zo heeft de huidige crisis een stevige impact op de bedrijfsvoering. Dit vraagt om een andere kijk op de bedrijfsvoering.

Laten we er niet omheen draaien…TNT heeft een negatief effect op onze planeet. Dit komt vooral door het effect wat zij hebben op het milieu middels hun wagen en vliegtuigenpark. TNT beseft dit zelf ook en heeft duurzaamheid dan ook als key strategy gekozen voor de organisatie. Dit uit zich in een term die ze zelf benoemen als ‘zero footprint ambition’. Samengevat betekent dit dat TNT als eerste transportbedrijf volledig emissievrij wil gaan opereren. Niet alleen in woord, maar ook in daad. Hoe gaat TNT die footprint managen?

1. Count Carbon: door het constant meten en monitoren van de footprint
2. Code Orange: Door het verbeteren van de CO2 efficiency van haar eigen operatie
3. Choose Orange: door het aanhaken & bewustmaken van 160.000 medewerkers

Doel van TNT is om in 2020 45% Co2 reductie te bewerkstelligen. Momenteel hebben zij een CO2 uitstoot van 2.7 miljoen ton. Vijftig procent hiervan wordt veroorzaakt door hun wagenpark, 40 procent door vliegverkeer en 10 procent door hun gebouwen. Interventies op het gebied van de uitstoot van hun wagenpark & vliegverkeer zijn bijvoorbeeld het gebruik van biobrandstoffen & elektrische voertuigen. Interventies op het gebied van gebouwen hebben te maken met emissievrij bouwen, energiebesparing en Het Nieuwe Werken. Doel is om 70.000m2 aan ‘Green Offices’ te realiseren in de komende 5 jaar.

Middels een nieuwbouw pilot in Hoofddorp wil TNT aantonen inderdaad de groenste logistieke provider in Europa te zijn. Andere belangrijke doelen voor het gebouw zijn dat het mensen moet inspireren en met elkaar in contact moet brengen. Tevens moet het optimaal gebruik maken van de m2 en flexibel zijn ingericht. De wens om Green Offices neer te zetten vraagt om een aanpassing van hoe de markt nu werkt. Zo heeft TNT voor het pilot gebouw de koek onder een consortium van partijen (o.a. Tridios & OVG) verdeeld, maar wel met een contractpartij voor zowel ontwikkeling als beheer.

Wat zijn de feiten?

• De main driver van TNT is het gebouw en het groene aspect daarvan. Denk hierbij bijvoorbeeld aan Co2-neutraal, duurzame energievoorziening (zon, water, bio), een inspirerende werkomgeving, het duurzaamste kantoorgebouw & het bereiken van de hoogste green call score binnen Nederland.
• Men gaat uit van een werkplekfactor van 0.8. dit betekent dat voor iedere 100 medewerkers er 80 werkplekken beschikbaar zijn.
• Omdat ontmoeten steeds belangrijker zal worden in het nieuwe concept zijn er 2 keer zoveel overlegruimtes.
• Ook kiest TNT voor een ‘one step at a time approach’. Bijvoorbeeld digitalisering is iets wat niet noodzakelijkerwijs volledig ingericht hoeft te zijn om de intrek in het nieuwe gebouw te nemen.

Conclusie

Al met al een zeer boeiende en inspirerende sessie, waarin zeer open werd gecommuniceerd over successen, valkuilen en uitdagingen. TNT is met haar aanpak vanuit een duurzaamheidsperspectief een unieke case binnen Het Nieuwe Werken. Als TNT de kanteling kan maken van een sterk ‘Plaats’ georiënteerde aanpak naar een meer integrale aanpak waar ook de componenten ‘Mens’ & ‘Technologie’ evenredig in vertegenwoordigd zijn, dan kan dit project wel eens hoge ogen gaan gooien binnen de beweging die nu gaande is rondom HNW.

Waar ik nieuwsgierig naar ben is wat zijn voor u de voorbeelden van Het Nieuwe Werken, waar duurzaamheid eveneens een belangrijke rol speelt?

Casus ‘zwangerschapsverlof’

Een goed lopend online handelshuis met internationale ambitie is 7×24 uur in bedrijf. Het kernteam bestaat uit twee, het totale team uit drie personen. Veel taken zijn uitbesteed, het kernteam voert daarover de regie. Men heeft geen invloed op de door zakenrelaties gebruikte hard- en software. Er wordt gewerkt op drie locaties: thuis, op kantoor en in het magazijn. Er is behalve internetverbinding thuis en op kantoor geen ict-infrastructuur. De communicatie met klanten en zakenrelaties verloopt volledig via email en telefoon. De directrice doet alles vanaf haar laptop met een externe harddisk als back-up. Feitelijk wordt het hele bedrijfssproces ondesteund door drie Office applicaties: Outlook, Word en Excel. Deze werkwijze bevalt op zich goed, behalve dat informatie, taken en acties moeilijk overdraagbaar zijn. En dat is wel nodig want over twee maanden wordt een kind verwacht. De vraagstelling: “Anticiperen op internationale groei en zwangerschapsverlof door ingebruikname van aanvullende, slimme software om efficient en effectief informatie te delen bij een gelijkblijvend proces.” Randvoorwaarden: snel te realiseren, eenvoudig, niet duur en ook bruikbaar zonder internetverbinding.

Dropbox

Mijn antwoord: Dropbox! Hélemaal geknipt voor deze situatie: multiplatform, werkt on- en offline, mobiele toegang tot documenten en foto’s, deze kunnen delen, synchroniseren en back-uppen, tot 100GB. Oneindige hoeveelheid gebruikers bovendien, voor enkele tientjes per maand. Ik heb het ter plekke op haar laptop geïnstalleerd, uitgelegd, snel de bestanden ge-upload en relevante folders gedeeld met collega’s. Hen ook kort geïnstrueerd. Meer was niet nodig, want na het klikken op de email-link ‘er zijn bestanden met u gedeeld’, wijst het zich vanzelf. Als het bij elkaar een uur heeft geduurd is het lang, inclusief de koffie.

Inmiddels gaat de opdrachtgeefster fluitend aan de slag. Naar volle tevredenheid werkt ze ‘altijd, overal en met iedereen samen’, zo bleek bij navraag. Haar plannen om na afloop van haar verlof over te stappen op geïntegreerde pakketsoftware had ze laten varen, ze zei: “Nergens voor nodig, dit werkt uitstekend, ik kan er met gerust hart een paar maanden tussenuit. Daarna houd ik het hierbij, bespaart me een hoop geld en gedoe.”

Succesfactoren

Dit bedrijf is letterlijk ‘in één dag met Het Nieuwe Werken aan de slag’. Waarom is dat gelukt? Ik denk dat de volgende factoren bepalend zijn geweest voor het succes: een informatie-intensief digitaal primair proces, een beslissingsbevoegde en actiegerichte opdrachtgever, focus op businessdoelen, pragmatische visie op gebruik van ICT, noodzakelijke samenwerking over bedrijfsgrenzen heen, wens tot minder email- en telefoonverkeer, geen beperkende ICT-afdeling of -regelgeving, internet zien als oplossing.

Nieuw denken

Dit is een simpel voorbeeld van hoe het nieuwe werken in één dag te doen is. Ik kan wel meer voorbeelden geven. Rode draad is daarbij dat het om ondernemers gaat die allang ‘nieuw denken’, maar door hun ICT-leverancier niets te horen krijgen over ‘nieuw doen’. Met online software bijvoorbeeld. Tegen variabele kosten, zonder investeringen en met ‘unlimited users’. Daarvan wordt ‘de aarde tenminste echt plat!’ Innovatief werken hoeft niet perse gepaard te gaan met moeilijke cultuurtrajecten. Zullen grotere bedrijven hun data op Dropbox zetten? Waarschijnlijk niet. Zullen ze de online oplossingen van Microsoft, IBM, Google en Salesforce gaan gebruiken? Waarschijnlijk wel. Althans, volgens Gartner. Zij voorspellen dat bedrijven uiterlijk in 2020 samenwerking ondersteunen met online software van een van deze partijen.

Praktijkmiddag

In dit artikel komt slechts één casus aan bod. Er zijn er veel meer. Van ondernemers die ‘in één dag met Het Nieuwe Werken aan de slag’ zijn gegaan. Zij komen daarover 25 mei uitgebreid vertellen tijdens het event ‘Nederland Werkt Online’. Het is een middag vol cases, demo’s en workshops ‘slimmer werken’. Naar mijn bescheiden mening zijn dat voor ondernemers de belangrijkste ingrediënten om daadwerkelijk aan de slag te gaan met Het Nieuwe Werken.

Ben je er nog niet van overtuigd dat de wereld er op dit vlak een stuk eenvoudiger uit zou kunnen zien? Schrijf je dan in voor dit event en kom 25 mei naar Utrecht! Voor lezers van HNWblog is er een speciale kortingsactie.

Technologie is en blijft sleutel tot Het Nieuwe Werken

Wat is uw mening?

Wat zijn uw gedachten over deze stelling? Deel deze hieronder met andere lezers!

Klik hier om de embedded video te bekijken.

Graag wil ik met jullie de voor mij opvallendste zaken die ik heb geleerd rondom het boek delen. De mooiste quotes, de grote tegenstrijdigheden, de zaken die mij het meest zijn opgevallen en bijgebleven.

Ik heb dit geheel ook al in een presentatie gezet, die ik bij de launch van het boek heb laten zien. Daar heb ik ook een ‘web versie’ van gemaakt, want een goede presentatie is normaal niet te volgen zonder het verhaal.

Maar wat waren voor mij de meest opvallende zaken bij de research voor Werken Nieuwe Stijl?

Het belangrijkste was dat iedereen het anders definieerde, daar waar je de ‘enge’ definitie hebt zoals Microsoft deze heeft neergelegd spreken andere partijen bijvoorbeeld over de opkomst en integratie van zelfstandigen of het ‘zelfroosteren’ als vormen van het nieuwe werken.

De mooiste quote die ik ben tegen gekomen vond ik persoonlijk van Maarten van Noort. Hij staat ook in de presentatie, maar hij geeft erg goed weer waar Het Nieuwe Werken om gaat:

“De eerste keer dat je medewerkers op een mooie dag om 14:00 zeggen: wij gaan naar het strand slik je even. Als op het eind van de maand de deadlines gehaald zijn en ook de kwartaalcijfers zijn goed, waar zeuren we dan over?”

Technologie

Op technologisch gebied was opvallend dat veel mensen over Sharepoint spraken, maar ik de eerste gebruiker zonder belang nog moet tegen komen die er positief over is. Het is opvallend hoeveel mensen dergelijke technologie zien als een voorbeeld van Het Nieuwe Werken, maar hoe weinig er vaak echt mee gewerkt wordt.

Ook bijzonder opvallend was het feit dat iedereen eigenlijk stelde dat we uiteindelijk naar een technologie democratie toe gaan. ‘Als je iemand verantwoordelijk maakt voor zijn resultaat, moet je hem de mogelijkheid geven zijn eigen gereedschap te kiezen’ kwam in verschillende varianten vaak langs. Toch sprak niemand over Dataportability en open standaarden, daar was men niet mee bezig. Opvallend als je bedenkt dat elke partij ook aangaf dat de technologie van nu niet die van over vijf jaar was, maar men dus toch het risico neemt van een vendor lock in. Een veel gehoord argument was: het staat in ‘the cloud’ dus is toch wel toegankelijk, maar dat is natuurlijk niet zo. Als de data niet in een open standaard is opgeslagen loop je het risico dat de overstapkosten extreem zijn. Dat was op technologie gebied misschien wel het meest opvallende. Op het gebied van veiligheid vond ik een uitspraak van Bob van der Gaft van het ministerie van Justitie erg mooi.

‘Er is geen plek in Nederland waar zoveel vertrouwelijke gegevens zijn als bij ons. Het laatste wat je kan hebben is dat bekend wordt dat wij een onderzoek doen naar bepaalde criminelen omdat iets gelekt is vanuit een slecht beveiligd systeem. Dus als wij geloven dat het goed te beveiligen is en je toch op afstand kan werken, dan moeten andere partijen niet zeuren’.

Faciliteiten

Op faciliteit gebied viel het op dat slechts één partij (Wortell) aangaf dat het nieuwe pand echt nodig was voor de mindset te veranderen. ‘Als je iets van iemand afneemt, en zelfs die bureaulade onder het bureau is iets afnemen, moet je dat compenseren met een kado’tje’ werd daar gezegd. De andere partijen geloven dat ze het ook hadden gekund zonder een nieuw hoofdkantoor, maar in de praktijk blijkt bij de partijen die dus niet verhuizen dat dat heel lastig is. Tenzij je zoals bijvoorbeeld HP in één klap 50% van je kantoorruimte weg doet, dat is ook wel een symbool. De kaasschaaf methode werkt meestal veel minder.

Ook opvallend is dat faciliteiten als heel belangrijk worden genoemd, maar aan de andere kant er soms ook op beknibbeld wordt. Het viel mij bijvoorbeeld op dat ze bij Microsoft in Nederland een barista hadden, wat natuurlijk top is. Daarvoor moeten mensen dan echter wel betalen, wat ik weer heel vreemd vond. Betalen voor koffie, ook al is die van sublieme kwaliteit, lijkt me niet meer van deze tijd. Als je bedenkt dat slechts een heel beperkt aantal mensen nog dagelijks op kantoor is kan je toch juist ook duurdere koffie schenken? Immers, de rest drinkt het op eigen kosten thuis of elders.

Ook heel opvallend is de hoeveelheid mensen die flexibel werkt. Je ziet dat bij een koploper als Interpolis slechts 20% flexibel werkt, en daarbij is de grens getrokken op gemiddeld 1 dag per week niet op kantoor, terwijl bij HP slechts 20% niet flexibel werkt (minimaal 80% op kantoor). Daarvan is een groot deel bij HP verplicht op kantoor te zijn, zoals de administratie en juridische afdeling. Blijkbaar is Nederland er nu klaar voor, maar zit het bij bijvoorbeeld Interpolis niet echt in de genen om niet te komen nog.

Mentaliteit & cultuur

Dit hele stuk was voor mij opvallend. Heel veel bedrijven hebben het over de medewerker en de organisatie. Dit terwijl als je met mensen sprak ze allemaal stelde dat de mentaliteit van de medewerker en cultuur van de organisatie gelijk moest veranderen, anders had je een probleem. Toch werden in veel projecten de mens en de organisatie los gezien, vanuit het model dat een consultant zo bedacht had. Het viel mij op hoeveel mensen dit model dus klakkeloos volgde, terwijl ze zichzelf hierin vaak tegen spraken over de praktijk.

Hier kan heel veel over gezegd worden, de visies liepen vaak erg uit één. Sommige stelde dat iedereen zich prettig voelt in een cultuur waar hij of zij meer verantwoordelijkheid krijgt, maar anderen stelde dat er toch ook behoorlijk wat verloop was, met name van de ‘mindere goden’ van de organisatie. Die vonden output gestuurd werken wel erg eng.

Op dit gebied vond ik vooral het interview met Ronald van den Hoff en Marielle Sijgers bijzonder. Hun visie stond namelijk voor een behoorlijk deel haaks op die van vele andere, een typisch geval van ondernemers vs managers in mijn optiek. Ronald en Marielle gaan namelijk om bestaande organisaties heen. Het veranderen van een bedrijf is te lastig, dus starten we een nieuw bedrijf dat er naast staat en de concurrentie aan gaat met het bedrijf. Het innoveren in de keten is vaak te traag, dus gaan we om de hele keten heen. Ook hun visie op samenwerken met zelfstandige kwam hierin naar voren. Je zoekt immers altijd de beste man voor de baan en die beste is meestal een zelfstandige. Daarom moet je die een integraal onderdeel van je bedrijf maken en dat kan op elke functie. Zo was het hoofd administratie bij hen op dat moment ook een ZP’er. Zoals Ronald het stelde:

‘ons hoofd administratie is er niet om de administratie te doen, maar om er voor te zorgen dat die zo efficiënt mogelijk loopt en we zo min mogelijk administratie doen. Op het moment dat ik daar een vaste kracht neer zet is die vooral bezig zijn eigen werk in stand te houden.’

Conclusie

De research naar het schrijven van Werken Nieuwe Stijl was bijzonder boeiend. Verschillende mensen, verschillende achtergronden, verschillende invalshoeken. Soms tegenstrijdig, maar dat was eigenlijk altijd te verklaren vanuit de optiek: waar komt het bedrijf vandaan en wat is de achtergrond van de persoon. Ik zou hier nog vele blogs over kunnen schrijven, maar ik weet niet of mensen daar op zitten te wachten. Daarom heb ik alle video’s die ik van de interviews gemaakt heb ook openbaar gemaakt (met toestemming natuurlijk) op www.werkennieuwestijl.nl

Dit keer staat de vraag centraal: is Het Nieuwe Werken onlosmakelijk verbonden met een nieuwe locatie of gebouw?

De praktijk

Wat opvallend is, is dat de benadering van verschillende organisaties in diverse branches van Het Nieuwe Werken (HNW) gebaseerd is op de aanname dat verandering zich voordoet op drie terreinen:

• mensen
• locatie 
• technologie

Dit wordt ook wel benoemd als ‘people, place, technologie’ of als ‘mentaal, fysiek en virtueel’. Evenals de olympische ringen zijn deze thema’s met elkaar verweven en succes staat of valt met inzicht in en optimalisatie van die verwevenheid (zie afbeelding 1, ‘People, Place & Technology’). De praktijk laat zien dat de aanleiding tot een reis naar het Nieuwe Werken doorgaans gegeven wordt door een combinatie van deze drie kernthema’s. Maar kan dit ook als één van deze thema’s geheel buiten beschouwing wordt gelaten?

Mensen

Voor alle HNW praktijkvoorbeelden die ik ken geldt: mensen zijn het kloppende hart van hun onderneming. De werkcultuur die hun onderneming creëert, dient zich voor de medewerkers te vertalen in vrijheid en verantwoordelijkheid. Deze cultuur moet worden geschraagd door de inspiratie, de instelling en de voorbeelden van iedereen, uiteenlopend van senior management en frontline-managers tot individuele medewerkers. Maar mensen werken niet in afzondering, ze werken juist in teamverband. Tegen die achtergrond zijn organisaties die HNW adopteren vaak op zoek naar nieuwe manieren om de beste mensen te werven en vast te houden, de arbeidsproductiviteit te verhogen en kwesties te regelen op het vlak van sociaal kapitaal, bijvoorbeeld de balans tussen werk en privé en de interne afstemming binnen de organisatie.

Locatie

De fysieke werkomgeving is niet alleen het centrale kantoor, want werk is niet langer gekoppeld aan uitsluitend het kantoor. Mensen werken tegenwoordig vanuit huis, op locatie of terwijl ze onderweg zijn. Organisaties die HNW adopteren proberen doorgaans te doorgronden hoe een bestaande kantoorlocatie het beste kan worden benut of zijn op zoek naar een manier om maximale effectiviteit te behalen met een verhuizing naar een nieuwe locatie. De kosten per vierkante meter, de mate waarin de ruimte voldoet aan de behoeften van de gebruikers en de integratie van technologie in die ruimte zijn belangrijke elementen.

Technologie

Technologie staat aan de basis van tastbare en praktische verbeteringen in de manier waarop mensen werken: van communicatie en deelname aan vergaderingen tot het vastleggen van kennis en informatie. Organisaties die HNW adopteren vragen zich vaak af hoe zij het beste het volledige potentieel van nieuwe technologie kunnen realiseren of hoe zij hun medewerkers de beste methode kunnen leren om nieuwe technologieën, tools en services in hun dagelijkse werkroutine te integreren. Technologie helpt deze ondernemingen ook om reisbudgetten in de hand te houden en invulling te geven aan milieu- en duurzaamheidsaspecten.

Ziet elke onderneming die HNW wil adopteren zich geconfronteerd met kwesties die samenhangen met de thema’s mensen, locatie en technologie? Biedt het aanpakken van slechts één thema geen soelaas? Wordt een transitie naar het Nieuwe Werken en de voordelen daarvan gerealiseerd door het evenwicht te bewaren tussen voornoemde thema’s. Een verhuizing houdt bijvoorbeeld altijd meer in dan louter het verplaatsen van mensen en roerende goederen. Evenzeer houdt een reorganisatie meer in dan het schuiven met namen in een organigram. En wanneer we het over technologie hebben, begint het proces van aanvaarding pas wanneer de nieuwe applicatie of service in gebruik wordt genomen.

De vraag die ik u hier wil voorleggen is of voor ondernemingen die niet willen verhuizen of hun kantoor opnieuw willen inrichten en/of die geen duur veranderingstraject willen doorlopen, een transitie naar Het Nieuwe Werken relevant is? Kan alleen een combinatie van alle drie de kernthema’s een werkomgeving opleveren die transparanter, efficiënter, aantrekkelijker en productiever is. Of ziet u dit anders?