Ook bij minder voor de hand liggende functies is Het Nieuwe Werken uitstekend toepasbaar. Wat te denken van beleidsmedewerkers, staffunctionarissen, personeel in de (thuis)zorg, et cetera. In deze blog ga ik in op de vraag of Het Nieuwe Werken iets voor jou is.

Stel jezelf de juiste vragen

Ben jij een medewerker die een groot gedeelte van je werktijd achter de pc doorbrengt en informatie verwerkt? Grote kans dat je in de categorie ‘kenniswerker‘ valt. Daarmee is al een belangrijke voorwaarde vervult om (aspecten) van Het Nieuwe Werken toe te kunnen passen. Gelukkig hoef je niet per se hier aan te voldoen om een Nieuwe Werker te zijn. Er zijn diverse factoren die bepalen of Het Nieuwe Werken iets voor jou is:

• Kun jij over (bedrijfs)middelen beschikken waarmee je overal zou kunnen inloggen in de bedrijfssystemen en toegang hebt tot bedrijfsinformatie die voor jou van belang is?
• Moet jij jouw werkzaamheden per se op kantoor doen of kun je (een deel van) je activiteiten prima op een andere locatie of buiten de gebruikelijke kantoortijden doen? Misschien ben jij ’s avonds wel  veel productiever dan ’s ochtends om half negen?
• Is het voor jou per se van belang om een vaste werkplek te hebben met archiefkasten, een fotootje op je bureau, posters en ansichtkaarten aan de muur en je niet-machine en plakband in het laadje? Of ben je met een internetaansluiting of WiFi en een stopcontact geholpen? Oftewel , vrij naar het Engelse gezegde “where ever  I put my laptop, is my working space”.
• Ben je een zelfstarter en zelfredzaam, kun jij je eigen werk vormgeven en zie jij het kantoor als ontmoetingsplaats voor kennis- en informatieuitwisseling en contactmomenten met collega’s? Of hang jij aan de vaste structuren, geijkte pauzetijden, veel sociale contacten met je collega’s en heb je de dwingende ogen van de baas nodig om je werk te verrichten?
• Krijg jij binnen je bedrijf ruimte om jezelf als werkondernemer op te stellen, kunnen je resultaten afspreken met je chef en is er wederzijds vertrouwen? Of werk je in een functie of bedrijfsomgeving die zich daar niet voor leent?

De Nieuwe Werker is zelfstandig, professioneel, flexibel, maakt vooraf afspraken over doelen en restulaten, maakt gebruik van nieuwe technologieën zoals social media, samenwerkings tools (collaboration tools) en andere software en richt zijn of haar slim en efficiënt in.

Pas Het Nieuwe Werken toe op de manier die bij jou past

Natuurlijk hoef je (en misschien kun je) niet al je werkzaamheden direct via de principes van Het Nieuwe Werken in te richten. Soms laten de werkzaamheden of de inrichting van je werk dat niet altijd toe. Het mooie van Het Nieuwe Werken is dat je die elementen kunt gebruiken die voor jou en voor jouw werk het beste passen.

Het Telewerkforum onderscheidt vier niveaus waarop tijd- en plaatsonafhankelijk werken kan plaatsvinden.

Niveau 1:
Hiervoor heb je geen technologische middelen of toegang tot het (bedrijfs)netwerk nodig: thuis, onderweg of op een flexkantoor stukken lezen, vergaderingen voorbereiden, rapporten schrijven, telefoontjes plegen, telefonisch vergaderen. Voor vrijwel elke informatiewerker is deze manier van werken in meer of mindere mate toepasbaar. En waarom zou je deze taken per se op kantoor of bureau verrichten als het veel tijd en energie scheelt om dat ongestoord elders te doen?

Niveau 2
De gebruiker krijgt vanuit huis toegang via internet/webmail tot e-mail en agendabeheer. Op dit niveau heeft de gebruiker de beschikking over voldoende techniek en faciliteiten om dagelijks te kunnen “ewerken”. Kortere of langere tijd vanuit huis of elders te werken terwijl je wel in verbinding staat met je collega’s.

Niveau 3
De gebruiker heeft thuis toegang tot exact dezelfde informatie en bedrijfsspecifieke applicaties als op kantoor (via een snelle verbinding zoals ADSL/breedband ), beveiligingsapparatuur en -protocollen zoals VPN (Virtual Private Network).

Niveau 4
Werken is volledig tijd- en plaatsonafhankelijk.  Toegang tot bedrijfsgegevens en -servers kan dan bijvoorbeeld ook verlopen via een beveiligde UMTS-verbinding op elke willekeurige locatie.

Wat is jouw ervaring?

Voor vrijwel elke informatiewerker is een van deze niveau’s van werken in meer of mindere mate toepasbaar. Kenniswerkers die bij een grote organisatie, instantie of multinational werken zijn daarbij in het voordeel. Afgelopen week sprak ik iemand die in Amsterdam woont en bij ING in Rotterdam werkt. Met zijn toegangspas kan hij net zo goed een aantal dagen in het ING-kantoor op 10 minuten van huis werken. Waarom dagelijks 2 uur reizen, als je op 10 minuten afstand dezelfde faciliteiten beschikbaar hebt.

Een andere mooi voorbeeld hoorde ik van iemand die in de zorg werkt. Het zou haar ongelofelijk veel tijd schelen als ze de faciliteiten zou kunnen krijgen om verslagen van bezoeken aan patiënten thuis te kunnen schrijven, in plaats van verplicht naar het kantoor te komen. Helaas is het teveel gevraagd om een laptop ter beschikking te stellen en afspraken te maken over decentraal werken en te verwachten productie of resultaten. Kennelijk is hier nog veel missiewerk voor Het Nieuwe Werken te verrichten.

Wat zijn jouw ervaringen met Het Nieuwe Werken? Krijg je er de ruimte voor van het management? Tegen welke zaken loop je aan? Hoe gaat het contact met je collega’s? Deel je ervaringen en gedachten gerust hieronder. Ik kijk uit naar de reacties!

Wat als jouw bedrijf nog niet over HNW heeft nagedacht, hoe kan je dan toch praktisch met Het Nieuwe Werken beginnen?

Vraag je af of jij een Kenniswerker bent

Nog niet iedereen profiteert van de grote voordelen die tijd- en plaatsonafhankelijk werken biedt. Bij veel bedrijven en organisaties heeft men zelfs nog niet eens stilgestaan bij de mogelijkheden. Of wat er allemaal  moet gebeuren voordat er slimmer en efficiënter gewerkt kan worden.

Bovendien, wat is een kenniswerker? Op basis van schattingen komen zo’n vier van de acht miljoen werkende Nederlanders in aanmerking voor de kwalificatie kenniswerker. Een groot aantal  van deze professionals is zich daar nog niet eens van bewust. Heb jij al nagedacht of jij een kenniswerker bent?

Ontdek de voordelen

Voor veel kenniswerkers is het juist enorm interessant om de voordelen van slimmer, effectiever en efficiënter werken te ontdekken. Waarbij het ook aan de kenniswerker in kwestie zelf is of hij of zij over de juiste karaktereigenschappen beschikt om volgens het concept van Het Nieuwe Werken zijn of haar werk vorm te geven. Er is immers een bepaalde zelfstandigheid en discipline vereist. Bovendien zijn er nu eenmaal mensen die het liefst van half negen tot vijf op een kantoor zitten, om daarna ‘de knop om te schakelen’.

Voor wie werken juist een toegevoegde waarde is voor zijn of haar ontwikkeling en zelfontplooiing, mensen die graag effectiever en efficiënter met beschikbare tijd om willen gaan, kan een nieuwe inrichting van de werkactiviteiten juist een nieuwe start betekenen. Wat is er leuker dan je werk met plezier in te vullen - waar en wanneer jij dat wilt - en af te kunnen stemmen op jouw persoonlijke wensen?

Door beter gebruik te maken van de mogelijkheden om tijd- en plaatsonafhankelijk te werken, is dat ook voor jou mogelijk.

Praktische handleidingen

Jochem Kin schreef onlangs op Het Nieuwe Werken Blog “Hoe je baas in vijf stappen te overtuigen van Het Nieuwe Werken“. Het is natuurlijk  mooi als mensen vanuit een intrinsieke motivatie Het Nieuwe Werken willen gaan toepassen.

Gelukkig zijn er in de praktijk ook al een hoop initiatieven met handige stappenplannen en actielijsten, zoals:

• Checklist Telewerken van de FNV ,
• Tien telewerktips van VCC Oost
• Tips voor werkgevers en werknemers op Het Telewerkforum
• Fiscale voordelen voor flexibel werken van de Taskforce Mobiliteits Management

Zo wordt het gemakkelijker om Het Nieuwe Werken ook bij andere bedrijven en organisaties bespreekbaar te maken en in te (laten) voeren.

Manage verwachtingen

Het is bij het aangaan van Het Nieuwe Werken van groot belang om wederzijdse verwachtingen te managen. Verder is het verstandig om goede afspraken te maken over bereikbaarheid, beschikbaarheid, werkruimten van de werknemer. Het Telewerkforum stelt zelfs voor om dit in een ‘e-werkcontract’ vast te laten leggen, als aanvulling op de normale arbeidsovereenkomst. Hierin worden zaken opgenomen als:

• Welke onderdelen van het werk geschikt zijn voor e-werken
• Welke ondersteuning er vanuit het bedrijf komt (facilitair, flexibele werkplek, ergonomische en technologische middelen, apparatuur)
• Welke vergoeding er voor gemaakte onkosten voor het e-werken wordt gegeven
• Wat de minimale verwachte aanwezigheid op kantoor is (i.v.m. de betrokkenheid en sociale aspecten)
• Eventuele geheimhouding en beveiliging bedrijfsgegevens
• Eventuele aansprakelijkheid bij schade (computervirussen, beschadiging bedrijfsmiddelen, etc.)

Andere bedrijven, zoals bijvoorbeeld het consultancybedrijf Boer & Croon NexTrategie, geven de indivuele medewerker volkomen vrijheid en maakt alleen resultaatafspraken, zonder bovenstaande aspecten in een overeenkomst vast te leggen. Wellicht dat dit met de aard van het werk te maken heeft, maar het geeft aan dat er per werk, bedrijf of branche aanzienlijke variatie mogelijk is.

Draag bij aan Win-Win

Het Nieuwe Werken leidt in de praktijk tot meer arbeidsvreugde en plezier en minder ziekteverzuim, zo blijkt uit diverse onderzoeken. Het geeft de mogelijkheid om je werk beter op je persoonlijkheid en levensstijl af te stemmen. Op macroniveau leidt een gevarieerder woon-werkpatroon  tot minder files en uitstoot van CO2. En, flexibele manieren van werken en slimmer werken leiden bewezen tot een hogere productiviteit.

Natuurlijk zal  niet iedereen op korte termijn alle aspecten van Het Nieuwe Werken kunnen realiseren. Dat is niet realistisch en niet altijd mogelijk. Maar er zijn in ieder geval genoeg handvatten en ideeën beschikbaar om alvast stappen te zetten om - delen van - Het Nieuwe Werken toe te passen.