Met dank aan e-office en work21 publiceert Het Nieuwe Werken Blog iedere week een of meerdere hoofdstukken uit het boek ‘Klein receptenboek voor Het Nieuwe Werken’. In het boek geeft Roland Hameeteman samen met Gonny Vink en Ben Kuiken 49 praktische recepten voor Het Nieuwe Werken. De recepten bieden houvast en inspiratie om vanuit verschillende invalshoeken te starten met Het Nieuwe Werken.

Wanneer je geen vaste werkplek meer hebt, is het handig als de communicatiemiddelen jou volgen in plaats van andersom. Dat kan met unified communications. Maar er zit wel een knop op.

Unified communications; Communicatiepuree

Wat is unified communications? Het klinkt heel gewichtig, maar het komt erop neer dat je verschillende communicatiemiddelen integreert en toegankelijk maakt voor de gebruiker, waar hij ook is. Met unified communications kun je bijvoorbeeld bellen met je laptop, een voicemail ontvangen in je mail of chatten met je mobiel.

Het systeem ‘weet’ waar je bent en over welke communicatiemiddelen je op dat moment beschikt en past daaraan het medium aan. En dat is handig, want dan hoef je niet meer allerhande apparatuur mee te slepen en ben je toch altijd bereikbaar.

Groen, oranje of rood

Het is allemaal wat ingewikkelder dan dat, vandaar dat je voor unified communications het best een slimme system integrator kunt inschakelen die de verschillende systemen aan elkaar knoopt. Daar zullen we je in dit boek niet al te veel mee vermoeien. Wat voor jou wel van belang is, is dat unified communications enige discipline vergt. Het systeem moet weten waar jij bent en of jij beschikbaar bent voor chat, mobiele telefoon of andere communicatiemiddelen. Dat doe je net als bij chat (zie recept 34) door je poppetje groen (beschikbaar), oranje (bezig) of rood (afwezig) te maken. Als je dat vergeet, dan krijg je nog steeds vervelende telefoontjes terwijl je in een vergadering zit of zal iemand vergeefs proberen een chatsessie met je op te zetten terwijl je op vakantie bent.

Dodelijk vermoeiend

Dat brengt ons op een waarschuwing: bescherm jezelf een beetje. Altijd bereikbaar zijn klinkt wel leuk, maar kan ook dodelijk vermoeiend zijn. En hoewel je baas het heel stoer vindt om zelfs tijdens zijn vakantie binnen twee minuten een mail te beantwoorden, wil dat nog niet zeggen dat jij dat ook moet doen. Gebruik dus dat rode poppetje en maak binnen je organisatie bespreekbaar dat het kan. Het is niet in het belang van de organisatie dat jij of anderen er onderdoor gaan omdat iedereen zo nodig altijd bereikbaar moet zijn. Er zit een knop op, een rode knop. Gebruik hem!

Volgende week recept 25: Deel je agenda; Informatie à la minute. Lees het vorige recept: Geef toegang tot informatie; Informatiebrij, of begin bij het eerste recept van Klein receptenboek voor Het Nieuwe Werken.

Mijn dochter is onmiskenbaar een kind van de nieuwe generatie. Voor haar zijn tijd en plaats geen barrière om contacten te leggen. Zij vindt het niet meer dan normaal om over de PC te bellen, niet gehinderd door kostenposten of verbindingsproblemen. Dat er meer dan 7000 kilometer tussen haar en haar idool gelegen zijn, belemmert haar niet om te giechelen om zijn grapjes en schaamteloos te lonken met haar lange wimpers. En tja, dat het een zakelijke relatie betreft van haar oude vader is ook niet relevant. Social networking, weet je wel, met een natuurlijke overloop tussen zakelijk en privé. Onze woonkamer is net zo gemakkelijk mijn werkkamer, ook al werkt het wel wat effectiever als het kroost in diepe slaap verzonken is.

Alle nieuwe technologie stuit op behoudende reacties. De revolutie in de communicatietechnologie vormt daarop geen uitzondering. Hoe vaak wordt er niet beweerd dat het allemaal zo onpersoonlijk wordt? Dat we niet meer met elkaar praten, omdat we ons liever verstoppen achter chats en e-mails? Dat we elkaar niet meer tegenkomen, omdat een telefoontje zoveel sneller en gemakkelijker is? Deze week heeft mijn dochter weer eens het tegendeel bevestigd. Zij kende Piet al voordat ze hem ooit had ontmoet. De persoonlijke kennismaking was niet meer dan een natuurlijke voortzetting van de band die zij online met elkaar hadden opgebouwd. Natuurlijk, als vader ben ik van de troon gestoten. Maar als aanbieder van UC-oplossingen ben ik vervuld van trots en bevestigd in ons product. De mogelijkheden van Unified Communications zijn grenzeloos. Even grenzeloos als de eerste liefde van mijn dochter.

Afbeelding ter beschikking gesteld door Vladstudio.com

Klik hier om de embedded video te bekijken.

StartReady.com adviseert middelgrote bedrijven en organisaties en ontwikkelt oplossingen om OCS integraal aan te bieden.

Dit video-interview is tot stand gekomen in samenwerking met NuGuRu.tv.

Met de gemeenteraadsverkiezingen van 3 maart in het vooruitzicht, worden discussies nu al met een ongebruikelijke felheid gevoerd. Politici gaan rollebollend over straat, zetten hun hakken in het zand en gooien net zo lief met modder als met argumenten.

Neem minister van Financiën Wouter Bos en minister van Verkeer en Waterstaat, Camiel Eurlings. Begin november raakten deze twee rivalen verwikkeld in een verhitte tweekamp over de kilometerheffing. Met het voltallige medialandschap als strijdtoneel, duelleerden zij om de Nederlandse kiezer. Niet om zijn hand, maar om zijn felbegeerde stem.

Wouter vindt de voorgestelde kilometerheffing te laag. Hij voorziet dat de verkeersdrukte drastisch zal afnemen en dat de inkomsten uit de heffing daardoor zullen tegenvallen. Nóg een financiële aderlating kan zijn toch al getergde begroting niet lijden, dus hij trapt op de rem.

Camiel houdt liever de vaart erin. Hij springt in de bres voor die grote groep Nederlanders die dagelijks op de weg te vinden is. Dat deze veelrijders betalen voor hun gebruik van het wegennet, à la, maar dat moet wel binnen de grenzen van redelijkheid blijven. Wouter ontvlamt in woede:

“Als je dat doet, Camiel, dan pak ik gewoon een deel van je mobiliteitsbudget af!”
“Dat is chantage! Die afspraken staan vast.”
“Ik doe het, hoor. Ik doe het echt.”
“Ohoooh! Ik ga het zeggen. Kijken wat de stemmer daarvan vindt…”

Afijn, terwijl de kemphanen waarschijnlijk nog even doorgaan met hun rituele paringsdans, krabt werkend Nederland zich achter de oren. Wie er ook zegeviert, die heffing gaat door. Bumper aan bumper in de spits wordt dan letterlijk een kostbare tijdsverspilling en wie moet die kosten gaan dragen? Juist.

Het Nieuwe Werken en Unified Communications

De ondernemers en werknemers die op zoek gaan naar een oplossing, laten we graag kennismaken met Het Nieuwe Werken. Door slimmer gebruik van nieuwe technologieën, verliezen traditionele werkvormen hun kracht.

Waarom zou je aansluiten in de file, als je voorzien bent van alle middelen om effectief thuis te werken? Waarom naar dat overleg aan de andere kant van het land, als je ook prima met een videoconference uit de voeten kunt? Waarom van negen tot vijf op een vaste werkplek, als collega’s liever in de stille avonduren online met elkaar aan een document werken?

Unified Communications biedt al dit soort mogelijkheden om effectiever met elkaar te communiceren en samen te werken. Het is een flexibel alternatief voor traditionele organisatievormen die op steeds meer beperkingen stuiten. Klanten hoeven de politieke besluitvorming overigens niet af te wachten. Nog voordat de discussie is uitgewoed, kunnen zij de UC-Appliance al geïnstalleerd hebben. Plug, play and work.

Dus laat Wouter en Camiel nog maar een robbertje vechten; wij komen er wel samen uit.

Naast e-mailen, sms-en en bellen nemen nieuwe deze nieuwe manieren van communiceren een steeds grotere vlucht. Hyves, Facebook, Skype, Twitter, Linked-in en Messenger zijn immens populair en zijn voor velen al een vast onderdeel van de dagelijkse routines. Waar gaat dit naar toe?

Naast de consumentenmarkt, heeft de zakelijke markt voor dataverkeer, telefonie en software deze nieuwe communicatiemedia-trend al in een vroeg stadium gespot. Bedrijven als IBM, Microsoft, Alcatal-Lucent, Siemens en Cisco hebben hierop ingespeeld door produkten te ontwikkelen, waarin de verschillende manieren van communiceren samengebracht worden. Deze produkten noemt men “Unified Communications” (UC) oplossingen. De “UC” oplossingen zijn gericht op de zakelijke markt.

UC oplossingen koppelen video, audio, chat, sms, e-mail, wiki’s, team spaces, meeting places en social software aan elkaar. Dit stelt de gebruiker in staat eenvoudig te communiceren via het medium naar keuze, onafhankelijk van tijd, plaats en apparaat. Een belangrijke feature van UC is ‘presence’. Dit betekent dat informatie beschikbaar is over de gebruiker met betrekking tot zijn ‘status en locatie’. Status als in ‘beschikbaar’, ‘in meeting’, ‘busy’ en locatie als ‘travelling’, ‘in the office’, ‘at home’ en alle andere informatie die een gebruiker beschikbaar wil stellen.

UC oplossingen zijn zeer veelzijdig en vrij complex. Er zijn talloze mogelijkheden en keuzes die je kunt maken om communicatie naar je eigen situatie in te richten. Het is bijvoorbeeld mogelijk om je vaste telefoon naar je mobiel laten doorschakelen, afhankelijk van tijdstippen, bellers of presence status. Een andere mogelijkheid is om alle telefoons tegelijkertijd te laten rinkelen bij een binnenkomend telefoontje. Verder is het mogelijk je voicemail in je mailbox als e-mail te laten verschijnen, evenals faxen. E-mail kun je weer laten voorlezen door je telefoon. Via je e-mailbox kan je de afzender van een e-mail direct bellen via je PC en eventueel een derde persoon aanschakelen in een conference. Als je gesprekspartners een webcam hebben, kun je van de audio conference een videoconference maken. Bellersprofielen kunnen zichtbaar worden gemaakt,  evenals regels hoe om te gaan met bellers. Kortom, alles kan, maar dat is ook lastig. Veelvoorkomende vragen zijn: “Wat is handig voor mij?” en “Hoe moet ik dat nu instellen?”

De toegevoegde waarde van UC zit in het feit dat mensen effectief en efficiënt kunnen communiceren, doordat ze elkaar gemakkelijk kunnen vinden en bereiken en van elkaar weten of ze bereikbaar zijn en hoe. In zakelijke omgevingen is dit uitermate handig en efficiënt. Niet voor niets zijn Akzo, Accenture, Shell, Unilever en vele andere grote bedrijven al fervente UC  gebruikers.

Toch breekt UC nog niet echt door op de schaal die de producenten hadden gehoopt. Op dit moment wordt UC door het grote publiek nog een beetje gezien als een hype en een speeltje. Hoewel er talloze business cases en studies zijn die aantonen dat UC grootse besparingen oplevert, wachten bedrijven toch nog even af. Begrijpelijk, UC oplossingen vragen een fikse investering in hardware en software, plus nog een dik integratietraject, zeker als er veel verschillende platformen aanwezig zijn. In de huidige tijd van crisis bezuinigen bedrijven eerder op uitgaven dan dat ze investeren. Andere redenen voor trage adoptie is onbekendheid met de nieuwe technieken bij het gros van de medewerkers en de onduidelijke concrete toegevoegde waarde voor het bedrijf.

Maar de technologische vernieuwing gaat door. Het aantal nieuwe snufjes en online communicatiemogelijkheden zal in de toekomst alleen maar toenemen. Zoals gezegd, steeds meer mensen gaan de nieuwe toepassingen gebruiken. Nu al bestaat er een behoefte om het leven zo eenvoudig mogelijk te maken en te houden, om dingen samen te brengen en centraal beschikbaar te maken. We willen echt niet op 10 verschillende websites inloggen om mail of berichten te checken en willen we niet telefoonnummers uit e-mailtjes of Hyves berichten overtypen in onze mobieltjes. Uiteindelijk willen we dat alles naadloos met elkaar communiceert en overal toegang tot onze gegevens. Er zal dus echt iets nodig zijn, dat alle communicatiemogelijkheden aan elkaar verbindt en simpel beschikbaar maakt, ook zakelijk.

Ook als je kijkt naar concepten als “Het Nieuwe Werken” is UC een must. In mijn visie is het hebben van een goed werkend communicatieplatform een absolute voorwaarde voor succes van dergelijke concepten. Hoe kun je anders afspreken ‘Overal en Altijd’ te werken als je niet gemakkelijk te bereiken bent of mensen weten niet weten waar je bent?

Unified Communications komt er dus aan. Het is complex maar biedt enorme mogelijkheden. Zorgen dat je weet wat je wilt is de uitdaging. Volgens mij zijn 2010 en 2011 de jaren bedrijven actief met UC aan de slag gaan. Tegen 2015 is er geen bedrijf meer te vinden dat niet op één of andere manier van UC gebruik maakt.

Waar denkt u dat het heen gaat? Welke meerwaarde ziet u in UC? Of ziet u helemaal geen meerwaarde? Waarom dan niet? Ik ben zéér geïnteresseerd in uw mening.

Toch kwam Unified Communications in eerste instantie maar lastig van de grond. In de grootzakelijke markt zien we echter na wat opstartproblemen inmiddels een snelle groei van het aantal UC-implementaties. In het MKB blijft het aantal UC-implementaties nog achter. In mijn gesprekken met MKB’ers hoor ik dat ze met name opzien tegen het hoge kostenplaatje dat dergelijke oplossingen volgens hen met zich meebrengen. Er moeten wekenlang dure consultants aan de slag; de hele IT-omgeving moet op zijn kop en daarna moet je zo´n nieuwe omgeving ook nog eens zien te beheren en daar hebben we de mensen helemaal niet voor, hoor ik dan. En juist om de kosten haken ze dan direct af. Maar beste MKB’er, u worstelt wel met dezelfde problemen als grootzakelijke markt. 

Want ook bij u eindigt 60% van de zakelijke telefoongesprekken in de voicemail; ook uw kenniswerkers ontvangen 51 berichten per dag, verspreid over zeven verschillende middelen en ook bij u ervaart 55 procent een probleem met de bereikbaarheid. Kortom uw uitdagingen zijn niet anders dan die van uw grotere broertjes. Een prima oplossing voor deze problemen in de vorm van Unified Communications wordt echter vaak wel erg makkelijk afgedaan onder de noemer ‘te duur’. Waar is de ondernemersgeest van de MKB’er dan, vraag ik me dan af? Waarom gaat u als ondernemer niet op zoek naar hoe het goedkoper, beter en makkelijker kan? Er  zijn vandaag de dag ook oplossingen voor uw ‘kleinere’ organisatie.

Uw bedrijf hoeft niet meer weken ‘uit de lucht’ te zijn om UC te implementeren en het beheer van UC-oplossingen kan op afstand plaatsvinden, zodat u er ook geen mensen in dienst hoeft te hebben. Kleine bedrijven als Priva, leveranciers van geautomatiseerde klimaatcontrole en procesbeheer in de agrarische sector, maar wel met Meini Prins, ‘ Zakenvrouw van het Jaar 2009′ aan boord maken hier al volop gebruik van. Dus beste MKB’er, doe Unified Communications niet simpelweg af als ‘te duur’ en stap op deze rijdende trein, want anders verliest u op den duur de strijd met de concurrentie die wel sneller, efficiënter en goedkoper werkt.