Na sessies hoor je veelal enthousiaste reacties en concrete acties die men gaat ondernemen om slimmer te werken. Zo nu dan hoor ik ook de “ja, maar” voorbij komen. In dit artikel lees je de zeven meest gehoorde reden die men aangrijpt om vooral niet slimmer te gaan werken. Ben jij juist degene die voor beweging op dit vlak in je organisatie zorgt? Lees dit artikel en anticipeer op de mogelijke weerstand die je ondervindt wanneer je slimmer met je collega’s wilt gaan werken.

1. Geen tijd

“Jij hebt al die links in Delicious. Hoeveel tijd kost dat wel niet?”
“Die mailregels … Hoe lang ben je daar wel niet mee bezig?
“Moet ik dan die lijstjes met Actie en Ooit ook nog bijhouden? Daar heb ik geen tijd voor!

“Geen tijd” als reactie op tools die je effectiever en efficiënter maken, is eigenlijk paradoxaal.

Wat kan helpen

• Je presentatie of demonstratie laat mogelijk (te) ver uitgewerkte toepassingen zien (mapjes in mail, acties geordend, periodiek onderhoud gepland). Dat kan teveel tegelijk zijn. Wat helpt is zicht op een eerste stap . Vind samen met je collega’s uit wat dat eerste stap is (the next action in David Allen-termen)
• Je presenteert misschien oplossingen voor problemen die niet leven. “Fijn dat het kan”. Voor een kantoorwerker is een geheel lege inbox heerlijk. Dat geldt minder voor iemand die stress ervaart door voortdurende telefonische storingen of te weinig structuur in zijn/haar taken. Voor iemand die veel documenten rondmailt als bijlage kan Google Docs een uitkomst zijn maar voor anderen is het wellicht omslachtig. Bespreek waar stressfactoren ontstaan en waar kansen liggen per functie, taak en actie
• Veel lifehackers, slimmerwerkencoaches of HNW-evangelisten hebben plezier in het zoeken naar hacks. Het is een investering die ze graag doen en die uiteindelijk wat oplevert. Voor veel druk bezette kenniswerkers moet de nadruk niet op het puzzelen liggen maar op de oplossing. En liever één werkende oplossing, dan vijf mogelijke oplossingen.

2. Ja, leuk …

“Dat was een leuke presentatie. Mooie slides ook”
“Ik dacht dat ik wel bij was met internet, maar er is veel meer, zeg”
“Goh, wat bedenken ze toch allemaal”

De presentatie was “leuk” en men heeft het gevoel nu weer “gewoon aan de slag te gaan”… De prestatie was flitsend, de slides kleurden het scherm, de embedded video’s waren hip en scherp. Maar er komt geen follow up.

Wat kan helpen

• Er is een tijd voor eye-candy én een tijd voor indringende gesprekken. Wanneer je iets demonstreert moet het er perfect uitzien en het liefst middels innovatieve technologie. Maar als dat de hele presentatie zo is, dan wordt de deelnemer toeschouwer.
• Wie weet was er voor de deelnemers geen urgentie of noodzaak om mee te doen? De deelnemers zijn nieuwsgierig, schuiven aan, doen mee en klaar. Door in de uitnodiging voorwerk te verlangen, door een goede intake, door een korte lees-opdracht vooraf, door bij de start te zoeken naar aanknopingspunten wordt de kans op verbinding groter.
• Doorbreek de gehoor-modus door een unconference: maak het gehoor door bepaalde werkvormen dominant. Hang flip overs op met thema’s en laat mensen met elkaar ideeën en vragen verzamelen. Moedig een back channel aan: Twitter wat je wilt over de sessie. Beleg regelmatig breakout sessions: even in kleine groepen doorpraten, etc.

3. Teveel IT

“Ik lees liever een boek, dan dat surfen op internet”
“Ik praat liever met echte mensen”
“Ik heb geen verstand van techniek”

Er kan ook veel slimmer gewerkt worden zónder techniek (bijvoorbeeld door de getting things done-stappen, door aandacht voor aandacht). Vaak springen de tools in het oog. Zeker als er social media of web 2.0-toepassingen gebruikt worden, overheerst nogal eens de techniek. Voor Het Nieuwe Werken zijn tools niet het meest kritisch, maar versterkende factoren. Toch kan het gesprek over techniek de aandacht afleiden van andere belangrijke facetten zoals procesoriëntatie, cultuur, leiderschap en het leren slimmer te werken.

Aanpak

• Ga vooraf na wat voor presentaties de deelnemers doorgaans krijgen, welke instrumenten ze gebruiken. Ga daar niet te ver in vooruit als je niet met IT geassocieerd wilt worden. Het zal de eerste keer niet zijn dat de nabespreking langer over Prezi gaat, dan over dat wat er mee gepresenteerd werd.
• Begin bij dat wat het meeste winst op gaat leveren, zie ook punt 2. Als er analoog veel te bereiken is met slimmer werken laat dat dan dominant zijn in het begin. Met name getting things done kan daar geweldig bij helpen.

4. Afschuiven op IT

“Leuk, al die programma’s maar ik mag geen software installeren”
“Wij mogen geen bestanden uploaden …”
“Wij hebben een oude browser en die kan die 2.0-toepassingen niet aan”

We leven in een land waarin veel professionals voor een vermogen een auto mogen leasen, die ze zelf uitzoeken tot en met de laatste optie. Maar de vrijheid om IT-tools te kiezen, is vaak beperkt. Firewalls, verbod op memory sticks, afgeschermd internet, beperkte grootte van mailboxen, niet de mogelijkheid software te installeren en geen vrijheid in de keuze voor hardware zijn eerder regel dan uitzondering. Tegelijkertijd is IT bedrijfskritisch en is informatie en de veiligheid ervan een strategisch issue aan het worden. Bescherming is dus van belang.

Aanpak

• IT heeft een waardevolle taak, bijvoorbeeld systemen beschermen tegen aanvallen. En die aanvallen zijn er. Ook zijn er veel hard- en software-gebruikers met weinig kennis van zaken die met elk probleem service willen. Dat maakt standaardisatie en afscherming verleidelijk. Ga na wat IT nodig heeft om de verantwoordelijkheden die ze hebben te dragen en toch kenniswerkers te servicen.
• IT zit nogal eens met strakke budgetten en beperkte bemensing. Dat maakt terugtrekken op kerntaken verleidelijk. Ga met IT partneren en ga na hoe je samen management kunt overtuigen meer middelen vrij te maken.
• Ga met IT in gesprek en zoek naar win-winoplossingen. Bijvoorbeeld meer vrijheid in ruil voor beperkte service.
• Ga na welke tools er zonder ingewikkelde installatie te gebruiken zijn. Zo zijn bijvoorbeeld Firefox en Texter vanaf een USB-stick te gebruiken. Sommige kenniswerkers zullen dit wellicht wat vrijpostig vinden …

5. De voorhoede

“Hartstikke belangrijke presentatie. Jammer dat de gemiddelde medewerker hier dat niet snapt”
“In onze projectgroep werken we in the clouds maar dat krijg je hier niet uitgelegd”

Je bent gevraagd door een eenling of een kleine groep die Het Nieuwe Werken helemaal snappen en op hun eigen werk toepassen. Management vindt het interessant maar is niet helemaal aangesloten. De meeste medewerkers hebben nog vaag notie van de zoveelste werk-, stuur- of klankbordgroep maar hebben er ‘geen last van’. Als adviseur is het verleidelijk de early adopters op te zoeken, terwijl zij eigenlijk te weinig verbinding hebben met beslissers (betalers!) en gebruikers.

Aanpak

• Bevraag de kleine groep op verbinding, managementsteun, pilots en experimenten. Weet de mate waarin Het Nieuwe Werken of slimmer werken managementsteun heeft en voor medewerkers praktijk wordt.
• Ga na wat mogelijk is om indien nodig opnieuw verbindingen te leggen. Ga na of jezelf het cliëntsysteem kunt uitbreiden buiten de groep “gelovigen”
• Waardeer alle energie van de groep voorlopers en ga na of zij ook kunnen implementeren en verbinden of dat die kwaliteit in het team ingebracht moet worden.

6. Easy way

“Zitten die regels standaard onder Outlook?”
“Kun jij zo’n RSS-reader voor me maken?”

David Maister bespreekt in zijn boek Strategy and the Fat Smoker de wens van mensen om iets snel en pijnvrij te leren. De fat smoker weet echt wel dat hij moet ophouden met roken en meer moet bewegen maar hoopt op een smakelijk pilletje die dat allemaal oplost. Slimmer werken en Het Nieuwe Werken zijn prachtig maar geen al te complexe processen graag. Dat gaat niet lukken. Alleen al de ruimte voor medewerkers om meer buiten kantoor te werken, roept discussies op: leiderschap, controle, balans werk-privé, arbo, … Dat vraagt denken, overleggen, leren, …

Aanpak

• Om te zorgen dat fat smokers hun gedrag veranderen, moet je weten hoeveel bereidheid er is om dat te doen. Dat is tevens de vraag: waar hebben ze echt wat aan? Wat willen medewerkers die slimmer willen werken ervoor doen? Welke aspecten van Het Nieuwe Werken geeft ze echt voldoening?
• Volhouden is lastig. De mailbox wegwerken, taken indelen, verzamelen en verwerken van notities zijn niet eenmalige acties maar moeten een routine worden en vragen periodiek onderhoud. Niet naar huis voordat de mailbox op orde is. Eind van de week checken of de belangrijkste taken af zijn. Zo nee, wat leer je daarvan? Alleen door routines slijt gedrag in. Dat vraagt steun, inzet, reminders en beloningen.
• Niemand wil bewust onbekwaam en daarna bewust bekwaam zijn. Door Het Nieuwe Werken en demonstraties van slimmer werken kan het gevoel onbekwaam te zijn overheersen. Buig dat om naar een aantrekkelijk traject. Werk oplossingsgericht: positief, met concrete en kleine stappen en veel aandacht voor de medewerker.

7. Niet delen

“Had je dat linkje met dat e-boek nog even voor mij?”
“Ik heb ook wel ideeën maar die zijn nog te ruw”
“Ik moet even checken wat ik kan delen, want daar is onze organisatie nogal conservatief in”

Een belangrijk aspect van Het Nieuwe Werken en slimmer werken is dat informatie en kennis delen leidt tot snellere ontwikkeling van iedereen. Het hebben van informatie is minder een succesfactor, dan het verwerken ervan of weten waar voortdurend nieuwe bronnen aan te boren. Een patent kan geld opleveren en is daarmee interessant maar de vele voorbeelden in Wikinomics van het samenwerken met klanten, co-creatie met externen, participatie van burgers geven aan dat er interessante omkeringen gaande zijn. Delen vraagt om vertrouwen en dat vertrouwen kan onder druk staan als een enkeling wel haalt maar niet brengt. Sterker nog, degenen die met zijn collega’s ideeën deelt en daar niks op terugkrijgt, zal zich naïef en kwetsbaar kunnen voelen.

Aanpak

• Hoe politiek is de organisatie? Is het een up-or-out cultuur? In dat geval is de kans groot dat het erg tegen de cultuur ingaat om allerlei bronnen te delen, agenda’s open te stellen, projectsites te gaan gebruiken. wat kan een eerste stap zijn als daar een wens toe bestaat?
• Gebruik werkvormen die delen vooraf of off line verlangen. Daarmee is er voorafgaand aan sessies de vraag of een ieder wil bijdragen.
• Adresseer de aarzelingen te delen. Stop het proces en bespreek wat de afwegingen zijn en ga na of die boven water te krijgen zijn. Ga na of er bereidheid tot veranderen is. Dit kan zeer wel het karakter van een onderhandeling krijgen: ik wil mijn plannen delen als …

Epiloog

Het blijft een kunst om in gesprek te zorgen voor beweging en verandering in manieren van werken en denken. Maar er is nog zoveel belangrijks en nuttigs te delen en werk kan veel effectiever, efficiënter en plezieriger dat verder met Het Nieuwe Werken nuttig is.

Wat doe jij om de aarzeling (in je organisatie) te boven te komen en voor echte beweging te zorgen?

Het Nieuwe Werken is bij uitstek een veranderingstraject. Een veranderingstraject op het gebied van:

• management en leiderschap
• structuur en cultuur van organisaties
• inrichting van werkplekken en kantoor
• adoptie van technologie

Het impliceert slimmer omgaan met tijd en beschikbare middelen. De vraag is wanneer de aandacht voor Het Nieuwe Werken het kritieke omslagpunt bereikt en dat het van hype tot duurzame ontwikkeling evolueert.

Nog veel missiewerk nodig

Het voorgaande impliceert immers ook dat een grote groep mensen nog niet bekend is met de principes van Het Nieuwe Werken. Om daar verandering in te brengen, komen er gelukkig steeds meer initiatieven voor een groter publiek. Een voorbeeld is het Open Innovatiefestival in Amsterdam dat van 30 november tot 4 december wordt georganiseerd.

Ook bij de mensen die wel bekend zijn bij de mogelijkheden van Het Nieuwe Werken is niet iedereen onverdeeld enthousiast. In een vorige posting schreef ik al dat veel kenniswerkers niet altijd de ontwikkelingen op de voet kunnen volgen.

Daarnaast is er ook een grote groep mensen die zich principieel afsluiten van vernieuwingen. Ze zien het voordeel niet van het gebruik van social media of flexibel werken, onafhankelijk van tijd en plaats. Ze werken al vele jaren op hun manier en dat bevalt prima. Bovendien bevindt hun eigen netwerk zich daar ook niet.  Ze zien de noodzaak niet om hun werkwijze te moderniseren of gebruik te maken van nieuwe mogelijkheden. Enerzijds omdat ze zich er niet in willen verdiepen, anderzijds omdat het geen directe winst oplevert. Dus waarom zouden ze zich inspannen voor al dat moderne gedoe?

Veranderingstrajecten

Lucas Wensing stelde eerder op deze blog dat “technologie de sleutel tot Het Nieuwe Werken is“. Er kwamen ongekend veel reacties op deze stelling, met even zoveel meningen en inzichten. Het is duidelijk dat hier een belangrijke open zenuw ligt. Technologie is in mijn optiek de aanjager die nieuwe methoden van werken mogelijk maakt. Maar een succesvolle acceptatie van HNW in een organisatie is, zo blijkt uit diverse praktijkcases, een samenspel tussen ICT, HRM en Facility Management.

Meer dan 80% van de veranderingstrajecten in bedrijven en organisaties mislukt. Vergelijk het met een ICT-project: als het project wordt ingevoerd, is van het grootste belang dat het nieuwe systeem wordt geaccepteerd door de werkvloer. Als er geen vervolg, ondersteuning en begeleiding komt, is de investering vergeefse moeite en weggegooid geld.

Het aardige van Het Nieuwe Werken is dat er geen panklaar gerecht is te geven. Iedere organisatie steekt anders in elkaar, heeft andere type mensen werken en heeft een andere cultuur en structuur. Het implementeren van nieuwe, slimmere en efficiëntere manieren van werken is dus vooral maatwerk. Dat heeft tot gevolg dat het veranderingstraject vooral met en door de medewerkers moet worden gerealiseerd.

Het juiste tempo en de juiste stappen

Door de vraag naar slimmere en efficiëntere werkwijzen zal Het Nieuwe Werken langzamerhand terrein winnen. Geleidelijke acceptatie door een kritieke massa zal ook voor Het Nieuwe Werken de sleutel van het succes zijn. Als gevolg daarvan zullen de – principiële – achterblijvers aan het eind van de rit voor een keuze komen te staan:  meedoen of definitief afhaken.

Het is zeer belangrijk om niet te ver voor de troepen uit te lopen en nieuwe werkwijzen en methodes vooral af te stemmen op de mensen in de organisatie. Scholing en ondersteuning spelen daarbij een kritieke rol. Met het juiste tempo is er voor iedereen veel verbetering mogelijk om slimmer en effectiever te werken en om van Het Nieuwe Werken een succes te maken. En dat kan een organisatie uiteindelijk veel opleveren.

Wat is jouw idee over Het Nieuwe Werken?

Ik ben erg benieuwd naar jouw mening. Hoe schat jij de succeskans voor Het Nieuwe Werken in als algemeen geaccepteerde en toegepaste manier van werken?  Je kunt hieronder reageren.

Dit video-interview is tot stand gekomen in samenwerking met NuGuRu.tv en is opgenomen tijdens Het Nieuwe Werken Congres, georganiseerd door Kluwer.