Tools die Het Nieuwe Werken makkelijk maken

fieke
Door Fieke Meijer van IT Languages - 9 november 2011
5 Reacties

CloudTools: lees alles over online tools en softwareOvertuigd van de voordelen van Het Nieuwe Werken? Dan kun je nu tot praktische stappen overgaan. Creëer de mogelijkheid om vanaf elke locatie je werkzaamheden uit te voeren. Dit kan heel goed met behulp van online software. Via internet maak je gebruik van het softwareprogramma, je installeert dus bijna nooit meer iets en de gegevens blijven online. Online overleggen met collega’s over een project of werken aan een tekst waar en wanneer het jou uitkomt, worden daardoor mogelijk.

Wil je ook online software tools gebruiken, maar weet je niet welke tools goed zijn? De onafhankelijke redactie van CloudTools.nl test elke week meerdere online tools. Deze Week van Het Nieuwe Werken ook voor Het Nieuwe Werken Blog. Hieronder volgt een kort overzicht van goed geteste en veelgebruikte online software. Een groot aantal is gratis te gebruiken, andere vragen een maand- of jaarbedrag (zoals gewone software). Nog koudwatervrees? Elke tool biedt een gratis proefperiode en vaak goede gebruikersondersteuning.

Online overleggen in plaats van in de auto stappen

  • SkypeSkype
    Met Skype kunnen via internet gratis telefoongesprekken met andere Skype-gebruikers worden gehouden. Maar naast het gratis skypen, kan er nog veel meer met deze online software: bellen naar vaste en mobiele telefoonnummers (vanaf 2,2 eurocent per minuut), chatten, bestanden uitwisselen en schermen delen. Gebruik een goede headset en met de verschillende abonnementen valt er flink te besparen op telefoonkosten. Maar dat niet alleen. Gebruik de groepsgesprekken-optie van Skype (normaal 5,99 euro per maand, nu tijdelijk 50 procent korting) om online te overleggen met je collega’s. Compleet met beeld en het tegelijkertijd delen van bestanden is het een goed alternatief voor een ritje naar kantoor.
  • Spreed
    Wil je een echte vergadering houden, inclusief vergaderleider en notulist? Dan is Spreed een goede optie. Met de online software met Nederlandstalige interface is een webmeeting eenvoudig en snel te organiseren. Met een speciale Spreed plug-in voor Outlook is het mogelijk, net als bij een normaal vergaderverzoek, meetings met collega’s te organiseren. Voor 118 euro per jaar zijn er online vergaderingen te houden met maximaal 20 deelnemers.
  • Wil je meer keuze of extra informatie over online vergadertools? Op CloudTools.nl is hierover een speciaal dossier samengesteld.

Even een kort bericht aan je collega in plaats van een lange e-mail

  • Yammer
    Met Yammer kun je binnen een bedrijf een sociaal netwerk opzetten, net zoals Facebook en Twitter. De online software is zo gemaakt dat alle communicatie alleen zichtbaar is voor werknemers die zich hebben geregistreerd met hun bedrijfse-mail. In tegenstelling tot de 140 karakters van Twitter kunnen binnen Yammer lange berichten worden gepost met verschillende bijlagen; documenten (Word, Powerpoint, PDF), afbeeldingen die direct als miniatuurafbeelding zichtbaar zijn, links naar websites, een poll waar collega’s op kunnen stemmen, uitnodigingen voor events, et cetera.Yammer
    Het opzetten van een sociaal netwerk kan door iedere werknemer met een bedrijfse-mail gedaan worden, maar ook door het management worden geregeld. Gebruik van Yammer is gratis voor een ongelimiteerd aantal gebruikers in een netwerk. Voor 3,62 euro per maand per gebruiker zijn er betere beveiligingsopties en is het mogelijk het social network een eigen look and feel te geven. Voor meer dan honderd gebruikers kan er een speciaal bedrijfsabonnement afgenomen worden waarmee het ook mogelijk is Yammer te koppelen aan Microsoft Sharepoint.
  • WorkVoices
    Met het Nederlandse WorkVoices kunnen collega’s makkelijk informatie en bestanden uitwisselen en elkaar op de hoogte houden van wat ze aan het doen zijn. Door gebruik te maken van groepen is WorkVoices ook geschikt als eenvoudige groupware tool. De software is te integreren met bestaande softwareproducten als Microsoft Sharepoint. Deze Software as a Service heeft duidelijk veel minder mogelijkheden dan Yammer, maar dat is geen slecht punt. Soms is eenvoud wel zo prettig. Dat de online software momenteel gratis is, maakt het de moeite waard om hem met een kleine groep werknemers uit te proberen.

Geen 9-5 op kantoor, maar overal samenwerken aan projecten

  • BasecampBasecamp
    Basecamp is een van de meest gebruikte online projectmanagementpakketten. Er kan samen met collega’s en klanten worden samengewerkt aan projecten. Planningen worden aangemaakt met persoonlijke of algemene to-do’s. Bij het openen van het programma zijn vervolgens ook alle komende deadlines en taken zichtbaar. Het werkt eenvoudig, snel en is beschikbaar vanaf 17,38 euro per maand.
  • Manymoon
    Manymoon is een complete online projectmanagementtool voor het delen van projectinformatie en -bestanden, het toekennen van taken en het registreren van gewerkte uren. De software is gebruikersvriendelijk, biedt een groot aantal functionaliteiten en maakt het werken aan projecten efficiënter. Het prominent in het Manymoon-dashboard aanwezige bulletin biedt een goed overzicht van alle nieuwe ontwikkelingen in de projecten, taken en gedeelde informatie. Vanaf 13,76 euro per maand.

Vanuit een inspirerend smartwork-centrum teksten en presentaties maken en delen met je collega’s

  • Google Docs
    Google Docs is een handige oplossing om samen met je collega’s aan documenten te werken. Documenten hoeven namelijk niet meer heen en weer gemaild te worden tussen collega’s. Het is voldoende om een collega de link door te sturen waar het document staat. De online software bestaat niet alleen uit tekstdocumenten, maar ook uit spreadsheets, presentaties en formulieren. De basisfunctionaliteiten van de Software as a Service zijn ruim voldoende. Voor speciale functies moet lokaal geïnstalleerde software, zoals Microsoft Office, gebruikt worden. De eerst 1 GB opslagruimte is gratis, voor 3,62 euro per jaar kan 20 GB bijgekocht worden.
  • Microsoft Office 365
    Het Office 365-pakket bestaat uit Software as a Service en desktop-applicaties die met elkaar samenwerken en kunnen synchroniseren via Office 365 Sharepoint (een intranet-oplossing). Gebruikers van Office 365 Sharepoint krijgen automatisch toegang tot de Web Apps. Deze bestaan uit Word, Excel, Powerpoint en OneNote. Hiermee kunnen via de browser Word-, Powerpoint- en Excel-documenten geopend en bewerkt worden.

    Daarnaast bestaat Office 365 uit de online versie van Outlook. Hiermee kan niet alleen e-mail ontvangen en verstuurd worden vanuit de browser, maar ook een agenda, takenlijst en adresboek bijgehouden worden. De functionaliteiten van de online software zijn minder uitgebreid dan de desktop-versie van Microsoft Office, maar Office 365 biedt alle mogelijkheden die nodig zijn voor het dagelijks gebruik. De abonnementen van Office 365 worden in vijf vormen aangeboden. De goedkoopste versie van de SaaS kost 5,25 euro per gebruiker per maand. Dit pakket bevat naast Office 365 Web Apps ook e-mail en agenda.Voor grotere bedrijven zijn er abonnementen tussen de 9 en 25,50 euro per gebruiker per maand.

In de trein via je smartphone, tablet of laptop toegang tot je bestanden

  • DropboxDropbox
    Dropbox is een van de meest gebruiksvriendelijke online opslagdiensten die momenteel beschikbaar is. Door je bestanden op de server van Dropbox te zetten kun je ze vanaf elke plek met internetverbinding downloaden en gebruiken. De software voor op de computer werkt probleemloos in de achtergrond. Het delen van documenten kan vanuit de verkenner en vraagt geen extra handelingen. Het synchroniseren van documenten met andere computers gaat heel snel, maar zoals met alle online opslagdiensten moet er wel goed over nagedacht worden welke documenten online worden opgeslagen. De online software is gratis voor 2 GB opslagruimte en 7,23 euro per maand voor 50 GB.
  • Wuala
    Documenten, foto’s, muziek en video zijn eenvoudig via een veilige verbinding te versturen naar de servers van Wuala. Mappen zijn te delen met andere gebruikers, waardoor ook online samengewerkt kan worden. De eerste 1 GB van deze online software is gratis. Voor wie meer ruimte nodig heeft, zijn er abonnementen van onder andere 19 euro voor 10 GB en 59 euro per jaar voor 50 GB opslagruimte.

De IT-afdeling die jouw computerprobleem oplost, terwijl je boodschappen doet

  • TeamViewer
    Met deze online software kan vanaf een afstand een andere computer bediend worden. Dit kan handig zijn wanneer je thuis een computerprobleem hebt waar je zelf niet uitkomt. TeamViewer maakt daarvoor een beveiligde verbinding tussen jouw computer en die van de helpdeskmedewerker. Hij creëert voor elke verbindingssessie een partner-ID en een sessiewachtwoord, dat bij elke nieuwe verbinding tussen twee computers verandert. Pas nadat jij deze codes hebt doorgegeven, krijgt de helpdesk toegang. Het is dus niet mogelijk een computer op afstand te besturen zonder deze toestemming. Via de verbinding is het ook mogelijk online samen te werken, presentaties te houden en bestanden uit te wisselen. Niet-commercieel gebruik van de software is gratis, voor zakelijke doeleinden moet betaald worden (eenmalig vanaf 499 euro voor een ongelimiteerd aantal te besturen computers).
  • LogMeIn
    Ook met de combinatie LogMeIn Central (voor de helpdeskmedewerker) en LogMeIn Pro (voor jouw computer) kunnen computers op afstand overgenomen en beheerd worden. Over het algemeen zijn de functionaliteiten eenvoudig te bedienen en de verbinding tussen de computers is snel. LogMeIn is verkrijgbaar in het Nederlands en heeft een combinatieprijs van 277,95 euro (jaarabonnement Central + Pro voor één computer).
    LogMeIn

Heb je tijdens je werk al ervaring opgedaan met bepaalde online software? Of ben je laaiend enthousiast over een tool? Ik hoor het graag en nodig je uit om CloudTools snel eens te bezoeken.

Deel dit artikel met anderen
Fieke Meijer - Sitemanager & Eindredacteur
Fieke Meijer is sitemanager en eindredacteur van CloudTools en HNW Blog (onderdelen van het Smart Work Network). Fieke woont in en werkt vanuit Rome en heeft een ICT-achtergrond. Hiernaast is zij schrijver, vertaler en nieuwsredacteur.
Wat zijn uw gedachten over dit onderwerp? Deel ze hieronder met andere lezers!

5 reacties


    Pieter zegt:

    Hoi Fieke, 

    Vergeet je weer Viadesk 😉

    Eumedia Webdiensten zegt:

    En vergeet online je facturen beheren en versturen niet!
    Bij ons GRATIS: http://www.ezfactuur.nl

    Fieke_meijer zegt:

    Hoi Pieter,

    Hij staat op de (heel lange) lijst met te reviewen software 😉

    Met vriendelijke groet,

    Fieke

      Pieter zegt:

      Neem aan dat wij die lijst aanvoeren aangezien wij al 12 jaar ervaring hebben 😉

    Paul de Metter zegt:

    Zelf hebben we 15 tools gereviewed voor ons bedrijf. Uiteindelijk zijn er legio oplossingen met allemaal hun eigen goede punten, maar bijna geen één die alles voor bedrijfsregistratie bevat. Uiteindelijk is onze keuze gevallen op AtTask en we draaien er nu een maand vol tevreden op. Zelfs twee klanten van ons zijn op dit systeem over gegaan nadat ze dit hadden gezien.

    Geen verkooppraat, ik heb er verder geen belang bij, maar een enthousiaste gebruiker!

  • Trackbacks

  • Trackback van Digitaal werken « JEFF MEETINGS
    woensdag, 9 november, 2011

    […] Vaker wordt er digitaal vergadert, zoals ook in de Eerste Kamer. Daarnaast zijn er steeds meer tools om digitaal werken en vergaderen te combineren. Zo is Skype een perfect voorbeeld waarbij je elkaar […]

  • Trackback van Tools die Het Nieuwe Werken makkelijk maken | het Nieuwe Werken In Belgie
    maandag, 14 november, 2011

    […] snel eens te bezoeken.  (Dit artikel is eerder verschenen op Het Nieuwe Werken Blog. Klik hier voor het oorspronkelijke artikel) […]