Wat bepaalt het succes van een social intranet?

laurens-van-boekhout
Door Laurens van Boekhout van Viadesk - 3 september 2013
Reacties gesloten

Interview visie op Het Nieuwe WerkenOok op het intranet speelt Het Nieuwe Werken een belangrijke rol. Vooral online samenwerken en communicatie zijn belangrijke functies van het intranet die als gevolg van HNW worden uitvergroot. Er is echter een groot gat ontstaan tussen het gebruik van social media-tools op internet en intranet. En dat is een probleem.

Organisaties vrezen dat het sociale intranet te veel op een Facebook of Twitter gaat lijken. Dit is dan ook nog steeds reden voor organisaties niet over te gaan op een sociaal intranet.

Het intranet loopt achter bij de ‘sociale’ communicatiemiddelen die op internet wel in overvloed worden aangeboden. En het is voornamelijk de generatie-Y, opgegroeid met computers en actief in het sociale tijdperk vertegenwoordigd, die zich stoort aan de verouderde ICT-structuur binnen organisaties. De grootste uitdaging voor organisaties is om dit gat te dichten. Maar hoe pak je dit aan?

Vergeet allereerst niet dat de huisregels perfect op de doelen van het intranet moeten aansluiten en moeten zorgen voor een optimale online samenwerking. Bedenk daarom van tevoren: Wat is het doel van ons intranet? Wat willen we als organisatie hiermee bereiken? Dient het intranet puur als communicatiemiddel of willen we hiermee de betrokkenheid bij de organisatie vergroten?

Social intranet is niet gelijk aan social media

Vervolgens stuit je als organisatie op het feit dat de term ‘social’ synoniem is geworden aan plezier en aan tijdverspillende applicaties als Facebook en Twitter in plaats van dat het business value oplevert. Het is dan ook niet gek dat er bij de term social business een link wordt gelegd met social media en de vele sociale platformen.

Het Nieuwe Werken met SharePointEn op deze social-mediaplatformen zijn we niet gebonden aan regels hoe we hiermee dienen om te gaan. Op de werkplek daarentegen is dit een ander verhaal. Werknemers krijgen immers betaald voor hun werkzaamheden. Organisaties willen daarom zeker weten dat zij geen tijd besteden aan zinloze activiteiten. Dit betekent dat werknemers – anders dan in het social medialandschap – niet als zelfstandigen opereren in hun dagelijkse werkactiviteiten, en dat hun werkzaamheden bovendien anderen zullen beïnvloeden.

Om nu te voorkomen dat het social intranet een social-mediaplatform wordt, maar juist transformeert naar een online samenwerkingsplatform, is het van belang een community manager aan te stellen.

De community manager

De overgang van een statisch- naar een social intranet zal veel vragen oproepen vanuit werknemers. Bijvoorbeeld wanneer de organisatie sociale functionaliteiten toevoegt waardoor het ineens mogelijk is wiki’s te creëren, groepen aan te maken, informatie te delen, ideeën uit te wisselen, et cetera. Waar begin je als medewerker? Hoe kun je optimaal gebruikmaken van al deze tools? De community manager zal hiervoor een oplossing moeten bieden.

Vanuit de metafoor van de nieuwe auto, zal de community manager niet alleen de nieuwe onderdelen moeten verzorgen, maar vooral ook instrueren hoe de auto moet worden bestuurd. Daarnaast is hij vraagbaak voor alle uiteenlopende vragen.

Op een rij, zullen de hoofdtaken van een community manager voornamelijk bestaan uit:
•          Werknemers leren omgaan met het ‘nieuwe’ intranet
•          Stimuleren van werknemers om hiervan gebruik te maken
•          Het gedrag van werknemers observeren op het platform
•          Controleren van projectmanagement

Het blijven mensen

Naast het aanwijzen van een community manager is het van belang duidelijke huisregels op te stellen. Daarbij gaat het er niet zozeer om dat binnen de huisregels te vermelden wat werknemers allemaal níet mogen doen, maar focus juist op hetgeen zij nu juist wél mogen. Je zult zien dat de gebruikers van het social platform professioneel genoeg zijn om zich te gedragen – het is immers ook hun werkomgeving.

In het verlengde hiervan willen organisaties uiteraard dat werknemers zich op het intranet enkel bezighouden met discussies en ideeën die een positieve invloed hebben op de organisatie. Vergeet echter niet dat werknemers ook maar mensen zijn en dat het verbinden van werknemers door het delen van belangen en passies een belangrijk aspect is om hen gelukkig en tevreden te houden.

Aansluiting

Je zult als organisatie zien dat het introduceren van een intranet dat aansluit op Het Nieuwe Werken en je organisatiedoelen geen eenvoudige opgave is. Maar met de juiste hulp van experts kun je ervoor zorgen dat je intranet ten goede komt van je organisatie.

Dit artikel is gebaseerd op eigen ervaringen en op het boek ‘The collaborative organisation’ van Jacob Morgan.

Deel dit artikel met anderen
Laurens van Boekhout - Business Developer
Al op jonge leeftijd hield Laurens van Boekhout zich bezig met het opstarten en onderhouden van online communities. Wat begon als een hobby, is nu zijn professie. Zijn ervaring opgedaan op het gebied van community-engagement en leiderschap ontwikkelt Van Boekhout nu verder bij Viadesk, waar hij organisaties via een sociaal intranet laat kennismaken met een innovatieve, effectieve en efficiënte manier van samenwerken.
Wat zijn uw gedachten over dit onderwerp? Deel ze hieronder met andere lezers!
De reacties zijn gesloten