Wat mag je verwachten van e-mail?

annemiek-tigchelaar
Door Annemiek Tigchelaar van Werkdrukverlager - 8 april 2014
Reacties gesloten

bigstock-Life-Before-Week-End-Business-2990294Hoe snel verwacht jij een reactie op een door jou verzonden e-mail bericht? Hoe snel verstuur je zelf je antwoorden op de door jou ontvangen e-mails? En hoe voorkom je onnodig veel e-mail?

Uit onderzoek blijkt dat men binnen drie à vier uur een reactie verwacht op een verzonden e-mail. Ik hoef je niet te vertellen dat die verwachting onrealistisch en niet haalbaar is. Ik werd laatst zelfs door een relatie gebeld dat ik al enkele uren niet op de mail had gereageerd! Blijkbaar zien we e-mail als een heel snel medium, maar echt realistisch is dat niet.

Snel beantwoorden?
Uit de volle inboxen blijkt maar weer dat het snel beantwoorden van e-mail niet haalbaar is voor veel mensen. Het is realistischer om een reactie op de e-mail na 24 tot 48 uur te verwachten. Zullen we met elkaar afspreken dat e-mail geen haastmiddel is en dat als je snel een reactie wenst je gewoon even iemand opbelt (of langs loopt)? Als we allemaal deze reactietijd voor ogen hebben, kun je zonder stress je e-mails eenmaal per dag afwerken. En je hoeft je je niet meer te verontschuldigen dat de mail even een dag is blijven liggen; dat mag gewoon! Er zijn zelfs mensen die twee maal per week al hun e-mail afhandelen. Dat geeft wel rust in je dagelijkse werkzaamheden.

Cultuuromslag
Uiteraard vergt dit een cultuuromslag bij jezelf en de mensen om je heen. Je zou met collega’s kunnen bespreken wat men van elkaar mag verwachten als het gaat om het beantwoorden van e-mails. Maak liever geen auto-reply met de mededeling wanneer men een antwoord van je kan verwachten; met auto-reply’s genereer je overbodige e-mails bij de verzenders en daar zit niemand op te wachten. Wel kun je in je e-mailhandtekening een berichtje opnemen over de dagen waarop je werkt en bereikbaar bent en op welke momenten je je e-mail afhandelt. Zo zullen binnen no-time je werktijden bij iedereen duidelijk zijn.

Onbewust Het Nieuwe WerkenVragen
Ook zien we e-mail als een middel om heel snel vragen en informatie te kunnen verspreiden. Het verzenden van een paar e-mails is zo gedaan. Best lekker om snel veel vragen te kunnen uitzetten bij anderen. Helaas vinden we het ontvangen van e-mail een stuk minder leuk! Je werkdruk stijgt met het binnenkomen van elke nieuwe e-mail. Bedenk dat voor elke verzonden e-mail  je er ook weer één of meerdere terug krijgt!

Je kunt je eigen werkdruk verlagen door simpel weg minder e-mails te versturen.

Deel dit artikel met anderen
Annemiek Tigchelaar - Sr.Professional Organizer en werkplektrainer
Annemiek Tigchelaar brengt orde in tijd en zaken. Zij traint en adviseert diverse organisaties in timemanagement, efficiënt e-mailen en HNW. Zij is onder andere trainer bij de Nederlandse Beroepsvereniging van Professional Organizers en aangesloten bij Assemblee sprekersbureau. Daarnaast is zij auteur van 'Stop de stapels – al je papier op orde thuis en op kantoor' en van 'Grip op je e-mail = grip op je werk'. www.toporde.nl
Wat zijn uw gedachten over dit onderwerp? Deel ze hieronder met andere lezers!
De reacties zijn gesloten