Weg met een vol postvak in! HNW biedt kansen op lean emailverkeer!

denise-hulst
Door Denise Hulst van Het Betere Werken - 10 maart 2015
Reacties gesloten

MailicoonOndanks de grotere keus aan communicatiemiddelen die de gemiddelde medewerker na invoering van HNW tot z’n beschikking heeft, kiest de meerderheid nog steeds op de automatische piloot voor het gebruik van e-mail. En dat terwijl volle inboxen grote stress en energievreters zijn. Wil je van die stress af en wil  je meer tijd voor taken die er voor jou echt toe doen? Dat kan.

In 5 stappen van  heavy & stressed user naar lean emailmanagement..

1. Leer outlook beter kennen: de grootste tijd en energievreter is een gebrek aan knoppenkennis. Mooie toepassingen zoals mailberichten meteen in de prullenbak laten verdwijnen of cc berichten in een aparte map laten plaatsen door outlook zelf helpen je een stuk de goede richting op. Net zoals het gebruik van categorieën in de takenlijst, berichten met bijlages die een substantieel van je tijd vragen in je agenda plakken als taak met jezelf of een taak toewijzen vanuit de takenlijst, om maar eens wat te noemen.

2. Verander je gedrag ten aanzien van email
De meeste mensen die ik in training krijg maken gemiddeld 7 x een mailtje open voordat ze er wat mee doen. Zonde van de tijd. Leer beslissingen nemen die helder zijn en leer met de juiste toepassingen om dẚt in de agenda te krijgen dat toegevoegde waarde heeft en waar je op afgerekend wordt.

3. Kom uit je comfortzone en ga andere communicatiemiddelen gebruiken
Email is een onderhoudsintensief communicatiemiddel: je moet altijd beslissingen nemen over weggooien, archiveren, doorsturen of in de agenda of takenlijst parkeren. Andere communicatiemiddelen hebben veel minder ‘nazorg’ nodig: je stuurt een sms, je neemt de inhoud voor kennisgeving aan en that’s it. Geen haan die er naar kraait als dat berichtje een half jaar in je smartphone blijft hangen.
Grote vraag is dan wel: wanneer gebruik je welk communicatiemiddel?

4. Ga halen in plaats van brengen
Een grote telecomleverancier die sinds een jaar op HNW is overgestapt sinds zij overgestapt zijn op HNW, overgestapt van het brengen van informatie naar het halen van informatie. Daardoor wordt er een stuk minder gemailed. Van Push naar Pull…Goede afspraken maken over wanneer staat wat waar is ook bij jouw organisatie mogelijk.

5. Doe met je teamleden mee met de Inbox Challenge en vertrouw erop dat het een stuk beter is daarna..
Van 16 tot en met 20 maart organiseert Denise Hulst met Het Betere Werken de gratis Inbox Challenge. Speciaal voor die medewerkers die gebukt gaan onder een hoeveelheid emailberichten in de inbox en die het anders willen.

Het Nieuwe Werken: reken af met je mailVan 16 tot en met 20 maart organiseren we  onder het label Timemanagement 3.0 een gratis Inbox Challenge.
5 dagen lang krijg je gratis videotips en toepassingen voor slimmer omgaan met je 
e-mail om zodoende weer baas in eigen box te worden en minder tijd met mail bezig te zijn. Meedoen? Hier kun je meer informatie vinden.

Deel dit artikel met anderen
Denise Hulst - Eigenaar
Denise Hulst is trainer, coach en auteur en onlangs verscheen bij Intermediair haar 10e boek: Timemanagement 3.0, meer werkgeluk voor breinwerkers. Aan de orde komen typische HNW thema’s zoals ‘Persoonlijk leiderschap en zelfsturing als basis voor vitaal HNWerken, de omgang met social media en het inrichten van je werkdag.
Wat zijn uw gedachten over dit onderwerp? Deel ze hieronder met andere lezers!
De reacties zijn gesloten