Werkoverleg, het ondergeschoven kindje van HNW?

henk-van-der-steen
Door Henk van der Steen van Troje - 31 januari 2013
2 Reacties

Werkoverleg Het Nieuwe WerkenGoogle op ‘werkoverleg + HNW’ en je vindt vrijwel niets. Het werkoverleg lijkt het ondergeschoven kindje dat niet is opgehaald uit de ballenbak, terwijl de rest van de familie het huis heeft voorzien van nieuwe meubeltjes.

We werken op flexplekken, helemaal in de cloud, outputgestuurd, noem maar op. Maar ons werkoverleg… Pfff… Niets veranderd, iedere keer hetzelfde. Nog steeds zitten we eens per twee weken ongeïnspireerd en futloos bij elkaar’.

Dit soort verhalen kom ik geregeld tegen in organisaties die aan de slag zijn met Het Nieuwe Werken. In de aandacht voor de Behavior-kant wordt zelden het werkoverleg meegenomen. Het is een hardnekkig ritueel dat iedereen maar gewoon voor lief neemt. En dat vind ik raar.

Broedplaats

Nieuw Werken, Oud Overleggen. Dat zegt wat veel mensen ervaren: het overleg is een vervelende verstoring geworden van het echte werk. Terwijl je juist nu het werkoverleg hard nodig hebt. Je komt elkaar minder vaak toevallig tegen en samen lunchen moet op afspraak.

Natuurlijk zorgt de ICT ervoor dat je constant met elkaar ‘in verbinding’ bent. Maar je moet elkaar ook gewoon af en toe spreken en zien. Je moet je verbinding op een nieuwe manier organiseren. Wat nou als je het werkoverleg beschouwt als instrument om Het Nieuwe Werken tot een succes te maken? Als mogelijkheid om te werken aan de onderlinge verbinding? Als broedplaats van de cultuur?

5WH

Neem even de tijd om hierover na te denken aan de hand van de 5 ‘journalistenvragen’. Wie weet verlos je jezelf van de slechte werkoverleggen, maar dan op een andere manier dan Ronald Reagan:

No matter what time it is, wake me,
even if it’s in the middle of a Cabinet meeting.

Waarom?
De startvraag: Waarom heb je werkoverleg? Juist wanneer je ‘anders’ gaat werken, moet deze vraag op tafel liggen.

Wat?
Wat bespreek je tijdens je overleg? Kijk eens kritisch naar de (standaard)agenda van je werkoverleg. Wat hoort daar wel en – zeker ook – niet thuis?

Wie?
Moet iedereen aanwezig zijn? Zou ons werkoverleg facultatief moeten zijn? Is ons team niet veel te groot voor een gezamenlijk werkoverleg?

Waar?
In welke ruimte hebben we overleg? Is de sfeer prettig? Zijn het licht en de lucht goed? Is er lekkere koffie? Kunnen we de opstelling veranderen? Aan de wanden plakken? Overleggen we wel op kantoor of juist ergens anders? En is iedereen fysiek aanwezig of overleggen we (soms) virtueel?

Wanneer?
Wat is een goed tijdstip voor je werkoverleg? Iedere ochtend om 8.30 uur een korte ‘scrum’? Of juist je overleg om 16.00 uur, wat eindeloze discussies kan voorkomen. En waarom niet het wekelijkse overleg van een uur vervangen door een overleg van een middag in de maand?

Hoe?
De Hoe-vraag gaat over de (werk)vorm en is de vraag die stelselmatig wordt vergeten. Terwijl je in de vorm juist het verschil kunt maken. Met elkaar om de tafel zitten en de agenda doorlopen is één vorm. Veelgebruikt en over zijn houdbaarheidsdatum heen. Een goed overleg varieert in vorm, passend bij het gewenste resultaat. Het Nieuwe Werken zou juist een kans moeten zijn om te experimenteren met vormen die werken.

Het nadenken over deze vragen stopt niet na de implementatie. Regelmatig samen blijven nadenken over de ‘journalistenvragen’ levert op z’n minst meer betrokkenheid en plezier bij je collega’s op. Een stap verder draagt het bij aan meer verbinding. En het zou zomaar eens veel tijd kunnen besparen en kunnen bijdragen aan betere resultaten.

De volgende keer kom ik terug op een paar concrete vormen. En als je niet kunt wachten, laat het weten. Ik help graag slechte werkoverleggen de wereld uit. Succes ermee!

Deel dit artikel met anderen
Henk van der Steen - Eigenaar
Henk van der Steen is fulltime improvisator. Hij is facilitator, programma-ontwerper, trainer, Rijnlander en improvisatie-acteur. Hij werkt met zijn bedrijf Troje aan steeds mooiere, wendbare organisaties die daarmee de uitdagingen van de 21ste eeuw te lijf kunnen gaan. Met Ruben van der Laan werkt Van der Steen samen in HetNieuweWerkoverleg, een initiatief om organisaties te ondersteunen in het creëren van werkoverleggen die verbinden, energie genereren en resultaat opleveren.
Wat zijn uw gedachten over dit onderwerp? Deel ze hieronder met andere lezers!

2 reacties


    Marga zegt:

    Dit is absolute kernvraag voor organisaties. Echt een topper!

    Ik noem het gewoon vergaderen: de universiteit heeft onderzoek gedaan (al weer enige tijd geleden) naar groepsdynamiek bij vergaderingen. Of te wel hoe vergader je constructief en effectief. Groepen zijn geneigd op dezelfde manier te blijven communiceren ook als het niet werkt.

    Co-creatie is LEREN op een andere manier te vergaderen. Eerst nadenken over een heldere doelstelling is belangrijk. Vervolgens kun je mensen van te voren vragen hun mening schriftelijk (e-mail), twitter (twittergroep of zelfs via skype te geven. De groepdynamiek van vergaderen kent vaste patronen met vaste rollen. Door hier anders mee aan de slag te gaan, doorbreek je dit mechanisme.

      Henk van der Steen zegt:

      Dag Marga,
      Dank voor je reactie! Ik lees vooral ook een bevestiging van het feit dat de HOE-vraag (na de vraag over het doel uiteraard) de ‘winnende’ vraag is. Inderdaad gaat het om het organiseren van een andere groepsdynamiek. Mooi dat je dat nog toevoegt. Hoeveel overleggen zijn er niet waar er 2 mensen aan het woord zijn en de rest zo passief mogelijk zijn tijd uit zit. De ‘vaste patronen’ raken in een HNW-context al wat minder vast. Volgens mij een ideale gelegenheid om ook aan de overleg-rituelen te gaan sleutelen. Waarom zou je niet een ‘stille discussie’ voeren bijvoorbeeld? Hoor je ook de introverten eens echt. 
      Samen LEREN ook inderdaad. En het werkt ook omgekeerd: een andere dynamiek in je (werk)overleg ondersteunt je HNW-werk.