Zinnig intranetten? Vraag het de medewerkers…

niels
Door Niels de Groot van Macaw - 24 maart 2011
1 Reactie

24 uur informatieIn de privé-omgeving is het internet en de daarbij behorende wereld aan informatie al grotendeels gemeengoed. Het is natuurlijk aan een ieder om daar wel of geen gebruik van te maken, maar de mogelijkheden zijn er. Het is te verwachten dat in de zakelijke omgeving ook volop gebruik gemaakt wordt van internet. En dat medewerkers onbeperkte toegang hebben tot de informatie die zij nodig hebben voor hun dagelijkse werkzaamheden. Op het werk, thuis of onderweg.

Dit klinkt als een mooi streven en sinds enkele jaren verschijnt dit onderwerp steeds vaker in jaarplannen en strategische voorstellen van organisaties. Vaak als aandachtspunt voor de interne (re-)organisatie. Ook ICT-leveranciers koppelen hier een deel van hun marktbenadering aan, bijvoorbeeld met Het Nieuwe Werken. Toch lijkt dit streven wat ongrijpbaar. Termen als Employee Empowerment en Business Productivity blijken lastig te concretiseren nadat de high-level plannen zijn geschreven. En dit is ook meteen het grote struikelblok.

Overbruggen kloof tussen idee en realiteit

Het opstellen van het strategisch plan voor de komende 3 jaar of het conceptualiseren van de organisatie over een jaar of 5 blijkt goed te realiseren. Eventueel door gebruik te maken van externe partijen. Het probleem ontstaat echter bij het overbruggen van de kloof tussen het idee, het concept en de huidige realiteit van de dagelijkse werkzaamheden.

Een afdeling Inkoop kan immers geen bestelling plaatsen voor 3 stuks Business Productivity Optimization. Het probleem met de bovengenoemde ideeën, filosofieën en ambities is dat ze erg moeilijk te concretiseren zijn. Want op welke wijze worden ze vertaald naar initiatieven die nu uitgevoerd kunnen worden en waar de organisatie op korte termijn iets aan heeft?

Een voor de hand liggend middel is het intranet. Maar wat wordt precies verstaan onder intranet? Gaat het hierbij om de interne nieuwspagina? Of valt hier ook het Document Management Systeem onder? En de management-rapportages? Of Instant Messaging?

Medewerkers centraal

Het is duidelijk dat er rondom het begrip intranet net zoveel praktische vragen te bedenken zijn, als er vraagstukken zijn die het intranet zou kunnen beantwoorden. De grote uitdaging is echter niet het bedenken van mogelijke toepassingsgebieden. Maar het implementeren van de juiste functionaliteiten op het juiste moment.

Om het intranet de slagader te laten zijn van de interne informatievoorziening, het een strategisch communicatiemiddel te laten worden en eigenlijk het dashboard voor al het dagelijkse werk, speelt één onderdeel van de organisatie een cruciale rol: de medewerkers zelf. Zij zijn de primaire doelgroep en de sleutelfactor voor het bepalen van het succes.

Indien het intranet wordt gerealiseerd met als doel de eigen medewerkers instrumenten in handen te geven die zij nodig hebben om “beter” en “makkelijker” hun werk te doen, ligt het voor de hand de medewerkers te vragen wat zij precies nodig hebben.

Onderzoek biedt houvast

Het vraagt wel enige durf als organisatie om zichzelf een spiegel voor te houden. Maar medewerker-tevredenheidsonderzoeken zijn een bron van informatie en ze kunnen met enige aanpassing ook goed gebruikt worden om de informatiebehoefte van de medewerker te inventariseren.

Het uitvoeren van een onderzoek naar medewerkertevredenheid vanuit het perspectief van informatievoorziening brengt in kaart welke problematiek op dit moment actueel is. En bij een juiste vraagstelling kan ook inzichtelijk gemaakt worden welke situatie de medewerkers wensen. Door een goede indeling van het onderzoek kan op gedetailleerd niveau onderzocht worden welke aandachtspunten het meest urgent zijn. Maar ook welke aspecten een bijzonder positieve score krijgen.

Op basis van de uitslag van een dergelijk onderzoek wordt duidelijk waar de grote verbeteringen doorgevoerd kunnen worden en welke positieve aspecten hierbij kunnen helpen. Het inrichten van projecten op prioriteit en samenhang wordt hiermee gestuurd vanuit de daadwerkelijke behoefte van de organisatie en niet vanuit aannames.

Uit een dergelijk onderzoek kan bijvoorbeeld naar voren komen dat medewerkers slecht op de hoogte zijn van ontwikkelingen binnen andere vestigingen. Het (her)inrichten van de nieuwsvoorziening kan hiervoor een oplossing zijn. Of er kan blijken dat taken niet voldoende duidelijk toegewezen worden en dat er weinig inzage is in de voortgang van deze taken. De inrichting van een collaboratie-omgeving met daarin een takenoverzicht met status kan het werkproces aanzienlijk versnellen.

Gezonde dialoog

Dit zijn praktische zaken waarmee draagvlak, betrokkenheid en verbeteringen gerealiseerd kunnen worden. Iedere organisatie heeft immers andere behoeften en door de medewerkers zelf te vragen, wordt een realistischer beeld gevormd dan door het aanstellen van een niet-representatieve vertegenwoordiging.

Uitgangspunt is een gezonde dialoog tussen de high-level plannen en de dagelijkse praktijk waarmee de medewerkers te maken hebben. Het samenspel en voornamelijk de inzage in de primaire behoefte van de medewerkers biedt mogelijkheden om op korte termijn, vanuit een praktische noodzaak, invulling te geven aan een verbeterde werkomgeving.

Deel dit artikel met anderen
Niels de Groot - Business Consultant
Als Business Consultant binnen Macaw hou ik me voornamelijk bezig met het voeren van consultancy op, met name, ICT processen en informatie-huishouding.
Wat zijn uw gedachten over dit onderwerp? Deel ze hieronder met andere lezers!

1 reactie


    Herman Coorengel zegt:

    Ook wij als software ontwikkelaar zaten met dezelfde onderstaande vraag:

    “Want op welke wijze worden ze vertaald naar initiatieven die nu uitgevoerd kunnen worden en waar de organisatie op korte termijn iets aan heeft?”

    Wij hebben getracht hier als eerste stap hier een praktische invulling aan te geven. Wij hebben een App gebouwd waarmee medewerkers hun communicatie met de HRM afdeling “beter” en “makkelijker” kunnen doen maar ook naar elkaar (sociale media). Als je het interessant vind kan een kijken op http://www.mobilehr.nl