3 manieren om efficiënter te werk te gaan als bedrijf

100 procent efficiëntie is iets wat ieder bedrijf wel wil: met de minimale middelen het maximale bereiken in zo min mogelijk tijd. De realiteit is dat efficiëntie in het bedrijfsleven vaak nog wel wat te wensen overlaat. Daarom bespreken we drie manieren om efficiënter te werk te gaan als bedrijf.

Personeelsplanning app en software

Het maken van sluitende planningen voor de inzet van personeel kan soms een hele kluif zijn. Het is moeilijk om het overzicht te behouden en je krijgt maar al te vaak te maken met wijzigingen op het laatste moment, waardoor je ook weer rond moet gaan bellen of vragen om gaten in het rooster gevuld te krijgen. Het zou veel handiger zijn als dit meer geautomatiseerd kon worden. En dat kan, want er bestaan opties voor een personeelsplanning app en software die dit voor het bedrijf én de medewerkers makkelijker kan maken. De software maakt het maken van een sluitende planning een stuk eenvoudiger en beschikbare medewerkers voorstellen om gaten in het rooster op te vullen. Ook kan het inzicht geven in kosten. De app geeft medewerkers te allen tijde toegang tot hun werkrooster en stelt hen automatisch op de hoogte bij wijzigingen. Ook kunnen sommige apps gebruikt worden om digitaal werkbonnen en declaraties in te dienen. Dit scheelt ook weer administratieve handelingen.

Duidelijk dag- of weekplanning

Los van de noodzaak van het maken van een planning om te zorgen dat alle belangrijke posten bemand zijn, kan een planning ook houvast bieden om meer output uit je medewerkers te krijgen. Wanneer er geen concrete dag- of weekplanning is waaruit duidelijk wordt voor medewerker wat er die dag of week van ze verwacht wordt, kan de output relatief laag zijn. Uit onderzoek blijkt dat kantoorpersoneel slechts drie uur per werkdag écht aan het werk is. De overige tijd gaat op aan koffie- of rookpauzes, sociale media en nieuws lezen, kletsen over niet-werkgerelateerde onderwerpen en zelfs aan sollicitaties. Nu creëer je een negatieve werksfeer door zaken te gaan verbieden. Maar je kunt wel structuur bieden door iedere dag of week een helder takenpakket te hebben dat af moet komen. Werk dit niet voldoende, dan kun je ook nog overwegen of je iets aan resultaatbeloning wilt doen als motivatie om harder te werken.

Denken in de ochtend, werken in de middag

Meewerken met het dagritme kan voor betere resultaten zorgen. Het is namelijk over het algemeen zo dat mensen het scherpst van gedachten zijn in de ochtend. Zaken waar veel concentratie of creativiteit voor nodig is, kunnen daarom het beste in de ochtend gepland worden. Dit geldt bijvoorbeeld voor het opstellen van rapporten, maar ook voor creatieve brainstormsessies. Andere vergaderingen en conference calls kunnen dan voor de middag bewaard worden.

Het vergt wellicht een investering in een andere manier van werken, maar het zijn investeringen die zich kunnen uitbetalen. Dat kan in de vorm van minder benodigde werkuren zijn, meer output of betere resultaten.