De bereikbaarheid van bedrijven is in de huidige tijd van het Nieuwe Werken van cruciaal belang voor hun voortbestaan. Klanten willen op de hoogte worden gehouden van de vorderingen en een wekelijkse update is veelal gewenst. Als klanten met een vraag zitten, willen ze deze zo snel mogelijk beantwoord zien en dus is een goede telefonische bereikbaarheid een vereiste voor ieder bedrijf om succesvol te zijn én te blijven.
Die telefonische bereikbaarheid kan in veel gevallen beter, zo blijkt uit een onderzoek van marktonderzoekbureau Synovate. Hieronder een aantal tips om de telefonische bereikbaarheid van uw bedrijf bij het Nieuwe Werken te verbeteren.
1. Zorg voor een back-up
Klanten waarderen het steeds meer als de telefoon binnen uw bedrijf snel wordt beantwoord. Snel betekent binnen 10 seconden. Wanneer uzelf of uw medewerkers niet in staat zijn om de telefoon binnen deze 10 seconden op te nemen, is het slim om voor een back-up te zorgen in de vorm van bijvoorbeeld een antwoordservice. Deze beantwoordt op een professionele manier de telefoon en levert alle boodschappen op het vooraf afgesproken tijdstip af. Het grote voordeel hiervan is dat u zich geen zorgen meer hoeft te maken over de telefonische bereikbaarheid van uw bedrijf.
2. Communiceer
Het ene moment is het telefonisch drukker dan het andere. Op zich geen probleem, maar communiceer de wachttijden wel middels een ingesproken boodschap of een melding op de website. Deze communicatie wordt in de huidige maatschappij enorm gewaardeerd en zorgt ervoor dat potentiële klanten niet zomaar ophangen, en dus weglopen naar de concurrent.
3. (Terug)belverzoek
Het is een aanrader om mensen altijd de mogelijkheid te bieden om te worden teruggebeld. Tegenwoordig is het vaak al mogelijk om op de website een dergelijk terugbelverzoek achter te laten, maar het is slim om dit ook telefonisch aan te bieden. Wanneer potentiële klanten dan toch bellen en uw website bijvoorbeeld niet hebben gezien, kunnen ze alsnog voor deze optie kiezen. Dit biedt zowel voor u als de (potentiële) klant een voordeel. Deze hoeft niet in de wacht te staan en u kunt op een rustig moment en wanneer het u uitkomt zelf contact met hem of haar opnemen. Zo kunt u zich bijvoorbeeld alvast voorbereiden of inlezen. Wanneer er een tijdsbestek wordt aangegeven, is het wel belangrijk u hieraan te houden. Dit voorkomt irritatie.
Met deze tips hoeft het dus helemaal niet zo moeilijk te zijn om de telefonische bereikbaarheid van uw onderneming te vergroten. En mochten er zich toch nog een keer onverhoopt problemen voordoen, dan kunt u dit het best communiceren naar de klant. Openheid van zaken staat immers voorop bij Het Nieuwe Werken.