4 Tips voor succesvol verhuizen naar een activiteitsgerichte werkomgeving

Rijnstraat 8 in Den Haag. Foto: Rijksvastgoedbedrijf.

Op mijn blog over Rijnstraat 8 (ambtenaren ontevreden over werkplek) heb ik enorm veel reacties gehad met als centrale vraag: wat had er anders gekund, zodat Rijnstraat 8 door de ambtenaren wel als een fijne werkplek zou worden ervaren?

Daarom in deze blog een aantal tips om succesvol te verhuizen naar een kantooromgeving die is ingericht op basis van de principes van activiteit gericht werken.

Tip 1: Wie alleen wil besparen, rekent zich rijk

Besparen op vierkante meters door flexplekken in te voeren (minder werkplekken dan het aantal mensen), lijkt aantrekkelijk. Maar de echte succesfactor voor een organisatie zijn betrokken medewerkers die snappen wat de toegevoegde waarde is van hun werk en die op de juiste manier worden ondersteund. Hoe een werkomgeving eruitziet, welke ICT-middelen beschikbaar zijn of hoe het HR-beleid is vormgegeven, heeft grote invloed op de betrokkenheid van mensen. Een kantoor is dus altijd een gevolg van de visie op werken (en die is weer gebaseerd op wat de organisatie wil bereiken). En niet andersom.

We moeten af van het idee dat vastgoed een kostenpost is

Het Rijk voert standaardkantoren in, maar het werk van de ministeries en hun cultuur is verschillend: de wereld van Buitenlandse zaken en haar diplomaten is een andere is dan die van Infrastructuur, de wegenbouwers. Dat vraagt dus ook verschillende werkomgevingen.
We moeten af van het idee dat vastgoed een kostenpost is. Het is juist een fantastisch middel om de geschikte manier van werken te ondersteunen, op voorwaarde dat je werkelijk rekening houdt met wat de gebruikers nodig hebben.

De eenzijdige opvatting dat vastgoed een kostenpost is, zorgt er voor dat niemand oog heeft voor de voordelen van een flexibele manier van werken.
Uit onderzoek blijkt dat flexibele medewerkers productiever zijn, hogere kwaliteit leveren en minder vaak van werkgever wisselen. Met name de stijging van de productiviteit is groot, zo bleek onlangs nog uit een onderzoek bij een groot bedrijf uit China. En ze zijn ook meer betrokken. Maar dan moet de ondersteuning van die medewerkers, inclusief het kantoor, wel op orde zijn.

Tip 2: Denk vanuit de gebruiker en dus integraal

We werden onlangs om ons advies gevraagd door een van de andere ministeries. Er was een kantooromgeving gecreëerd gebaseerd op activiteit gericht werken. Vervolgens was er een verzoek gekomen van het ministerie van Binnenlandse Zaken, die verantwoordelijk is voor alle kantooromgevingen, om ruimte in te leveren omdat een ander departement dringend werkplekken nodig had. Er kwamen 7 werkplekken voor 10 ambtenaren.

Op zich geen enkel probleem, zo was onze gedachte, omdat uit onderzoek blijkt dat in een organisatie meestal maar zo’n 50 tot 60 procent van de werkplekken bezet is. Voorwaarde is dan wel dat mensen makkelijk van werkplek kunnen veranderen.
Maar helaas, zo niet bij dit ministerie. Terwijl de ene afdeling vroeg om werkplekken in te leveren, weigerde een andere afdeling (die over ICT ging) laptops te leveren omdat het departement pas over een aantal maanden aan de beurt was.

Deze fout maken veel organisaties. Laptops, mobiele telefoons, tablets worden gezien als luxe, die je niet al te ruimhartig moet uitdelen.

Niet slim. Een kantoorwerkplek kost in Nederland gemiddeld 9.000 euro. Per jaar. Een ICT-werkplek meestal niet meer dan 3.000 euro, afhankelijk van hoe het is georganiseerd. Wie extra investeert in mobiele apparatuur waardoor mensen en alle informatie overal beschikbaar maakt, vergroot de mogelijkheid van mensen om op elke plek (en tijd) te werken.
We hebben organisaties op deze manier begeleid waardoor er uiteindelijk slechts 5 werkplekken per 10 medewerkers waren. En daarmee werd veel meer bespaard op huisvesting.
De les is: ontwikkel integrale ondersteuning vanuit het perspectief van de gebruiker.

Tip 3: Een verhuizing (of beter: nieuwe manier van werken) vergt voorbereiding

Veel topmanagement vergeet dat het inleveren van een werkplek een majeure verandering is voor medewerkers. We hebben meegemaakt dat mensen huilden omdat ze hun werkplek moesten opgeven. De top heeft dat vaak niet in de gaten, omdat iedereen moet flexen, maar zij zelf vaak een eigen werkplek houdt. Ook in Rijnstraat 8 is er een aparte gang met kamers voor de bestuursraden van beide ministeries. Wat leidinggevenden vaak niet beseffen is dat een nieuw kantoor met hetzelfde gedrag slechter werk oplevert.

We hebben meegemaakt dat mensen huilden omdat ze hun werkplek moesten opgeven

Het verlies van de vaste werkplek stelt iedere medewerker voor praktische vragen. Waar laat ik mijn spullen, hoe vind ik een plek, enzovoorts. Dat soort praktische vragen zijn relatief simpel op te lossen.
Ingewikkelder wordt het als het gaat over samenwerking in een team. Hoe regelen we de onderlinge samenwerking? Hoe zorgen we ervoor dat we kennis blijven delen want vroeger toen we bij elkaar zaten ging dat vanzelf? Hoe zorgen we dat er samenhang blijft? En echt ingewikkeld wordt het voor leidinggevenden. Hoe stuur je eigenlijk als mensen overal en nergens zijn? Hoe formuleer je werkelijk goede resultaatafspraken?

Succesvolle transities naar nieuwe manieren van werken is een klus voor de top van een organisatie

Tip 4: Een nieuwe werkstijl is Chefssache

Succesvolle transities naar nieuwe manieren van werken is een klus voor de top van een organisatie. En niet van de IT-afdeling of van Facilitair. Die zijn ondersteunend.

Bij Interpolis (Glashelder – Helder Werken, inmiddels omgedoopt naar het Achmea Werkconcept) was het Piet van Schijndel. Bij de gemeente Den Bosch was het wijlen Peter Lansbergen als gemeentesecretaris, zijn collega Willem van den Berg deed hetzelfde in Heemstede, bij Microsoft was het Theo Rinsema met zijn managementteam. Deze leiders beseften dat een werkstijl cruciaal is voor het succes van een organisatie en namen zelf de verantwoordelijkheid voor de ontwikkeling en realisatie.

De verandering begint met het veranderverhaal: waarom hebben we een nieuwe manier van werken nodig? Is het de concurrentie die ons dwingt, hebben klanten of burgers andere wensen? Zijn de vraagstukken waar we voorstaan zo complex geworden dat we andere vormen van samenwerking nodig hebben, misschien zelfs over de grenzen van de organisatie heen?
De uitdagingen waar organisaties voor staan, zijn per definitie verschillend. Een goed veranderverhaal maakt de nieuwe manier van werken logisch en zorgt voor een gezamenlijke ambitie.

Komt het nog goed in Rijnstraat 8?

Komt het nog goed in Rijnstraat 8? De schrijvers van het rapport denken dat het wel went.
Minister Ollongren van Binnenlandse Zaken gaat onderzoeken of er wel voldoende bureaus zijn.
Volgens mij kunnen ze beter terug naar af.

Door: Henny van Egmond is partner bij Yolk, bureau voor praktische strategieën voor verandering en communicatie. Yolk helpt organisaties en mensen hun kansen te ontdekken in een veranderende wereld. Deze blog is eerder gepubliceerd op Facto.