5 handige stappen om tijd besparen door slimmer te werken met software

Het ‘Nieuwe Werken’ zou niet bestaan zonder online tools. Immers, daar is het tijd- en plaatsongebonden werken op gebaseerd. Door slimme keuzes te maken ten aanzien van de online tools waar je als organisatie mee werkt, geef je de productiviteit van je organisatie een instant boost.

Onderstaand 5 stappenplan bevat tips & tricks om online software slimmer in te zetten, en geeft tevens een update over de nieuwste technologische snufjes die er voor jouw organisatie beschikbaar zijn.

1. De juiste software tools

Helaas bepaalt de hoeveelheid geld die je als organisatie steekt in online tools, niet de winst die je verkrijgt uit de tools. Immers pas als de tools als een maatwerk jasje passen bij de processen binnen je organisatie, is er die productiviteitswinst te realiseren die er beoogd is.

Om slim te kunnen kiezen is kennis nodig van de processen waarvoor de tools worden ingezet. De volgende twee vragen helpen om een vliegende start te maken:

• Waar verlies je als organisatie de meeste tijd aan?

Vaak is hier snel achter te komen door simpelweg aan medewerkers te vragen welke taken niet lekker lopen, of ze zelfs irriteren.

• Welke processen zijn het belangrijkste voor de organisatie?

Er zijn zoveel tools beschikbaar, met zoveel functionaliteiten, dat het overweldigend kan zijn hieruit te moeten kiezen. Stel daarom een ‘need to have’ en ‘nice to have’ lijst op voor de beoogde functionaliteiten.

Verstuur je als organisatie veel facturen, maar is de boekhouding te doen in Excel? Dan is enkel een factuurmodule van een boekhoudtool wellicht al voldoende om voortaan veel tijd te besparen. Ben je als manager veel onderweg, maar wil je altijd inzicht in je bedrijf, is de mobiele beschikbaarheid van de tools heel belangrijk.

Zo kan je voor alle bedrijfsprocessen nagaan welke soort functionaliteiten en tooling ervoor nodig is, van CRM (relatiebeheer & webshop), tot HRM (urenregistratie) tot financiën (boekhoudsoftware & kassa software).

Neem eens een kijkje op advies en vergelijkingssites voor cloud software om een overzicht te krijgen van de beschikbare functionaliteiten en prijzen bij diverse aanbieders.

2. De laatste updates gebruiken

Er wordt binnen organisaties vaak te weinig aandacht besteed aan de laatste updates van software. En de ontwikkelingen in cloudsoftware en IT gaan razendsnel. Vaak met als gevolg dat de software niet meer voldoet en/of beveiligingsrisico’s ontstaan.

Online tools worden gelukkig automatisch geüpdate door de leverancier, maar dan dien je deze snufjes als organisatie natuurlijk nog wel te gebruiken. Mensen veranderen niet graag hun routines, want dit kost tijd. Maar op de lange termijn zijn de nieuwste functionaliteiten vaak veel efficiënter.

3. Uitgeschreven procedures

Het klinkt misschien heel bureaucratisch, en niet passend bij de ‘vrije’ mentaliteit van het nieuwe werken. Maar juist wanneer er minder contact is tussen medewerkers, zijn procedures over het gebruik van de tools heel belangrijk. Elke stap die immers telkens weer gecorrigeerd of gecontroleerd moet worden door het management, of informatie die achteraf nog achterhaald moet worden, kost tijd.

Ook dragen procedures bij aan een uniforme invoer van de tools. Wanneer er dan bijvoorbeeld een export gemaakt moet worden uit de software, of de informatie in de tool wordt gebruikt voor bijvoorbeeld marketingcampagnes, is alle informatie al gestandaardiseerd en netjes.

4. Goed contact met de helpdesk

Door te kiezen voor een tool met een behulpzame en vakkundige helpdesk, heb jij voortaan altijd instant een expert beschikbaar bij vakinhoudelijke vragen of problemen met de software. Zo kan je als leek een heel eind komen in een vakgebied.

Bijvoorbeeld: een boekhoudprogramma is opgezet door financials en zo ingesteld dat jij je als gebruiker automatisch aan de boekhoudkundige regels houdt. Weet je even niet meer hoe het ook alweer zit met dat bepaalde grootboek, of heb je een fout gemaakt in je btw-aangifte? Een vakkundige en goed bereikbare helpdesk voorziet je direct van advies, zodat jij je het niet zelf hoeft uit te zoeken.

5. Slim gebruik maken van koppelingen

Een grote tijdverspiller binnen organisaties is vaak dubbel invoerwerk, gezien de gebruikte software binnen het bedrijf niet goed met elkaar samenwerken. Door de tools aan elkaar te koppelen, is een grote tijdwinst mogelijk. Ook voorkomt het menselijke fouten.

Een app voor je urenregistratie kan bij koppeling met je factuur- of boekhoudprogramma bijvoorbeeld automatisch de gemaakte uren op een project op een factuur zetten, en aanvinken dat deze projecten gefactureerd zijn. De boekhoudtool is te koppelen aan de bank, waardoor bankafschriften voortaan automatisch ingeladen kunnen worden. En wat dacht je van een voorraadbeheer dat gekoppeld is aan de kassa software? Door bedrijfsprocessen zo te automatiseren bespaar je een hoop handmatige handelingen en dus tijd.

Door alle processen en de daarbij horende software binnen de organisatie te optimaliseren met bovenstaande 5 stappen kan de tijdwinst door het ‘Nieuwe Werken’ oplopen tot meerdere uren per dag.

Tel uit je winst!