5 Redenen om nu papierloos samen te werken

De hype rond Het Nieuwe Werken mag misschien voorbij zijn, de uitwerking van die nieuwe manier van werken is dat zeker niet. Ook doet zich in het verlengde hiervan alweer een nieuwe hype voor: papierloos werken. En ook hier geldt: elke organisatie kan met de welbekende argumenten het papierloze kantoor invoeren: kostenbesparing, ‘groen’ werken, et cetera. Maar wat zijn nu plausibele redenen om papierloos te gaan werken?

Ik noem er vijf. Daarbij wil ik het graag breder trekken: naar papierloos samenwerken. Werken doen we immers zelden alleen.

1.      Way of life

Papierloos werken moet een manier van werken worden, die aansluit bij een nieuwe ‘way of life’. Zo zal ze immers veel beter aanslaan in een organisatie die wil groeien of innovatief wil zijn. Argumenten kunnen dan zijn:

* maakt mensen en werk zichtbaar en geeft dus vertrouwen (bij goed presteren)
* voor de organisatie: tegemoetkomen aan individuele werkbehoeften; denk aan de voordelen van BYOD of COYD;
* voor de organisatie én de medewerker: profiteren van ‘intelligentere’ samenwerkverbanden binnen en buiten de organisatie.

2.      Techniek

In het persoonlijke gebruik zijn de mobiel en tablet al geheel geïntegreerd, zowel voor internetgebruik als het deelnemen aan social networks. Dat die manier van communiceren steeds meer naar de werkvloer verschuift, kan de it-afdeling echter hoofdbrekens bezorgen. Voor haar is het van belang controle te houden: welke apps worden gedownload, op welk netwerk zit iedereen? Een lastige opgave, gezien de grote hoeveelheid platforms en apps.

Door iedereen ‘connected’ te laten zijn, ondersteun je als organisatie het papierloos samenwerken. De focus van it kan dan liggen op het faciliteren van de juiste apps, zodat iedereen tijdens een papierloze vergadering beschikt over dezelfde mogelijkheden. Bijvoorbeeld. Andere vragen die de it-afdeling moet kunnen ondervangen zijn:

* combineert een app alle functies om samen te werken op mobiel én desktop?
* werken de tools zo geruisloos en intuïtief dat (interne) supportvragen achterwege blijven?
* kunnen meerdere typen devices worden ingezet?

3.      Veiligheid

Meer dan mobiele apparatuur heeft papier de neiging rond te slingeren. Toch vertrouwen nog veel organisaties de digitalisering niet; papier kan immers wél tastbaar en zichtbaar veilig worden opgeborgen. Natuurlijk, door cybercrime en grootschalige hackacties is men huiverig voor digitaal werken en het uitwisselen van belangrijke documenten en gegevens. Daarom is het ook van belang dat de gebruikte tools, apps en devices voldoen aan strenge veiligheidseisen. Is dat voor elkaar? Dan hoef je niet meer te vrezen voor ongewenste openbaarheid van informatie.

4.      Cultuur

Grenzen vervagen binnen organisaties. Medewerkers worden steeds individualistischer, kiezen hun eigen tools, werken onderweg, thuis en op momenten dat het hen uitkomt. En met wie het ze uitkomt. Organisaties moeten daar tegen ‘bestand’ zijn. Alleen dan benutten ze de kwaliteiten van kenniswerkers ten volle voor eigen winst. En andersom. Flexibele medewerkers plukken de vruchten van een werkgever die om hen geeft. Nu is dé uitdaging voor organisatie en medewerkers om het maximale uit deze situatie te halen.

Papierloos samenwerken:
* is misschien gericht op het individu, maar inspireert om samen te werken;
* zorgt voor betrokkenheid, motivatie en resultaten;
* maakt mensen en werk zichtbaar en geeft dus vertrouwen (bij goed presteren).

5.      Uiteenlopende branches

Veel medewerkers zullen zich afvragen of papierloos werken wel nut heeft voor zijn of haar werk. Een timmerman of elektricien werkt tenslotte op een heel andere manier met papier dan een manager of verzekeraar. Toch zal elk van hen voordelen ondervinden bij papierloos samenwerken op het moment dat ze een contract willen openen en bewerken.