Zeker met alle technologische en online ontwikkelingen is het ontzettend belangrijk om documenten op een veilige manier bewaren. Bijna iedereen kan overal bij, en dat betekent dat ook degenen die geen toegang zouden mogen hebben tot specifieke documenten zomaar in de papieren zouden kunnen neuzen. We geven je dan ook graag een aantal handige, praktische tips om documenten veilig te bewaren: online én offline.
1. Fysieke beveiliging van documenten
Er zijn maar genoeg documenten zoals belangrijke contracten die geprint en getekend fysiek bewaard moeten worden. Om te voorkomen dat deze documenten gestolen kunnen worden, kun je deze het beste opbergen in een kluis, en deze kluis vervolgens in een brandwerende kast. Deze kasten zijn voorzien van brandwerende eigenschappen en zorgen er hierdoor voor dat je documenten ook in geval van brand veilig opgeslagen liggen. Houdt de code van de kluis geheim en deel deze alleen met de personen die ook daadwerkelijk toegang tot deze belangrijke documenten moeten hebben.
2. Digitale beveiliging van data
Hoewel fysieke beveiliging in veel gevallen nog steeds de meest betrouwbare vorm van beveiliging is, moet sommige bedrijfsdata digitaal opgeslagen worden. Om te voorkomen dat er middels een hack bedrijfsdata gestolen wordt, is het belangrijk om ook de digitale beveiliging goed op orde te hebben. Denk bijvoorbeeld aan het installeren van de juiste firewalls, het verplichten van veilige wachtwoorden, encryptie om verzonden data te beveiligen en regelmatige beveiligingsupdates.
3. Online beveiliging: houdt de wi-fi gescheiden
Het wi-fi netwerk wordt regelmatig gebruikt om toegang te verkrijgen tot beveiligde documenten. Om dit te voorkomen kun je het wi-fi netwerk op de onderneming privé houden en het wachtwoord alleen verstrekken aan degenen die hier daadwerkelijk toegang tot nodig hebben. Gebruiken ook bezoekers of gasten het wi-fi netwerk? Maak hier dan een apart netwerk voor aan waar zij vervolgens vrij op in kunnen loggen.
4. Encryptie van bestanden
Net als bij de fysieke kluis zorg je er bij de encryptie van bestanden voor dat deze in een digitale kluis komen te liggen. Met een encryptie versleutel je de bestanden, en kan er vervolgens alleen toegang verkregen worden met het geven van het juiste wachtwoord. Naast bestanden kunnen ook apparaten zoals mobiele telefoons van de zaak voorzien worden van de nodige encryptie. Hierdoor kan het verliezen van bestanden in geval van diefstal of een verloren of vergeten toestel tegengegaan worden.
5. De juiste wachtwoorden en pincodes
Zorg hoe dan ook voor de juiste wachtwoorden en fysieke pincodes. Maak wachtwoorden niet te ingewikkeld, maar ook niet te makkelijk te raden. Zorg dat wachtwoorden en codes niet fysiek opgeschreven worden en dat alleen de personen die deze daadwerkelijk nodig hebben toegang hebben.