5 tips om flexibel te werken tijdens de vakantie

Waar ga jij heen deze zomer? De kust, de bergen, het bos, of heb je misschien een vakantiehuis in een idyllisch en landelijk gebied? Voor de meeste Europeanen betekent de zomer ontspannen aan het strand of op het platteland. Lekker met de familie op pad en even weg van de dagelijkse routine. Tenminste, zo stellen we het ons voor. In de praktijk kan het vaak moeilijk zijn om volledig van het werk los te komen. De meesten van ons schipperen tussen hun vakantieplannen en werkverplichtingen, en houden toch contact met het kantoor.

Op dezelfde manier dat ons dagelijks werk en privéleven steeds meer verstrengeld raken, geldt dat ook voor onze vakantie en werk. Denk bijvoorbeeld aan het wegbrengen van je kind naar pianoles of een snel bezoek aan de sportschool om vervolgens ’s avonds nog even snel het werk af te ronden. Het is voor leidinggevenden niet ongewoon om tijdens de vakantie aan een paar conference calls deel te nemen en regelmatig de mailbox te raadplegen, zeker als ze langer weggaan. Hierdoor is er steeds meer vraag naar flexibele manieren om werken, zodat we ook tijd kunnen doorbrengen met familie en vrienden. Werken tijdens de vakantie is zeker niet de beste manier om je tijd te spenderen, maar als het niet anders kan, dan helpen deze vijf tips misschien daar iets flexibeler mee om te gaan.

1. Kijk voor vertrek hoe je slimmer kunt werken
Slimmer werken draait om het optimaal benutten van mensen, gebouwen en technologie. Dit vereist dat mensen van elke plek een comfortabele werkplek moeten kunnen maken. Dit is alleen mogelijk door innovatie te omarmen, waarmee de efficiëntie voor zowel het bedrijf als de individu wordt verbeterd.  Hiervoor moeten technologie en apparaten gebruikt worden die zijn afgestemd op onze individuele werkstijlen.
Niemand wil meer werken dan nodig is, vooral op vakantie. Slimmer werken kan helpen om zo productief mogelijk te zijn in de tijd dat je werkt. Denk daarom na over de principes van slimmer werken voordat je op vakantie gaat en plan hoe je ze kunt toepassen om deze zomer efficiënter te werken.

2. Overweeg vaste werktijden op een vaste plek
Tegenwoordig zorgen headsets, cloudgebaseerde software en 4G ervoor dat je in principe altijd en overal kunt werken. Maar als je besluit tijdens de vakantie te werken, is het belangrijk dit af te kaderen. Het heeft immers ook invloed op de mensen waarmee je op vakantie bent. Het kan daarom heel handig zijn om een specifieke plek te hebben waar je tijdens de vakantie e-mails kunt lezen en beantwoorden. Het geeft je een plek om het werk psychologisch af te bakenen en tegelijk zorgt het reserveren van een bepaalde periode ervoor dat het geen werkvakantie wordt.

3. Investeer in een goede headset
De meeste leidinggevenden voeren dagelijks diverse gesprekken zowel face-to-face, als via video en audio. Als je met je familie weg bent, is het aan te raden dat je daarvoor een aparte ruimte gebruikt, bijvoorbeeld de lounge van een appartement. Zo hebben je medevakantiegangers geen last van jou en omgekeerd. Achtergrondgeluid kan erg afleidend zijn en de concentratie verstoren. Zo blijkt uit een recent onderzoek van Oxford Economics dat 64 procent van de werknemers er van  overtuigd is dat het beperken van afleidingen de productiviteit verhoogd. Verder kwam de Universiteit van Californië in Irvine met een opmerkelijk onderzoeksresultaat. Gemiddeld blijkt het 23 minuten te duren om na een onderbreking weer geconcentreerd te kunnen werken. Een lichtgewicht, draadloze headset met active noise cancellation (ANC) kan helpen om bijna overal gemakkelijk, comfortabel en vrij van afleidingen te werken.

4. Gebruik de goede samenwerkingstools
Een van de kernbeginselen van slimmer werken is manieren vinden om efficiënter te zijn. Samenwerken is een van de meest voor de hand liggende. Een videogesprek of het versturen van een chatbericht is net zo makkelijk als het versturen van e-mail en maakt werken socialer en bevordert het uitwisselen van ideeën. Er zijn tegenwoordig heel veel samenwerkingstools op de markt en daarom is  belangrijk om er een te vinden die bij jouw werkstijl past. Dat kan een zakelijke unified communications-app zijn of gewoon een Facebook-groep. Als je een aantal weken weg bent, kun je bijvoorbeeld ook overwegen om een wekelijkse groepsmeeting met het team op te zetten via Hangout op Google+.

5. Gebruik unified communications
Met een volwaardig unified communications (UC) systeem hoef je niet na denken via welk middel je het beste kunt communiceren. Een zakelijke UC-oplossing biedt die flexibiliteit. Als gebruiker kun je precies zien wanneer een contactpersoon beschikbaar is en via welk medium je het beste kunt benaderen. Unified communications biedt allerlei voordelen om zo efficiënt mogelijk te werken, en het goede nieuws is dat de meeste bedrijven hun medewerkers tegenwoordig standaard voorzien van unified communications.

Hopelijk helpen deze tips om je productiviteit te verbeteren, zowel op vakantie als door het jaar heen. Het geeft je meer controle over je communicatie en is het makkelijker voor collega’s om op een flexibele manier contact te met je te houden, ook als je even niet op kantoor bent.