6 tips voor kostenbesparing op extern vergaderen

Door de stijgende populariteit van externe vergaderruimtes stijgt ook het aantal vragen over het vergaderen buiten de deur en de kosten die daarbij komen kijken. Een van de meest voorkomende vragen is dan ook: kan extern vergaderen niet ook wat goedkoper?

Wat mij betreft is het antwoord op die vraag ‘ja’. In het volgende overzicht zijn zes concrete tips opgenomen die je kunnen helpen voor een efficiënte en effectieve kostenbesparing.

1. Betrek de boeker
Wordt het maken van een feitelijke boeking gedelegeerd? Betrek de boeker dan actief bij het proces van besparing. Maak van de boeking niet het zoveelste randklusje, laat boekers actief deelnemen aan de besluitvorming. Een boeker die op de hoogte is van huidige uitgaves en de beoogde besparing zal eerder het gewicht van de opdracht ervaren en actiever proberen het onderste uit de kan te halen.

2. Boek tijdens daluren
De bezetting van flexibele vergaderruimtes verschilt van dag tot dag, van uur tot uur. Vandaar dat het gebruik van vergaderplekken in daluren voor lagere prijzen in veel gevallen, met name bij middelgrote tot kleine aanbieders, bespreekbaar is. Aanbieders willen immers optimale bezetting. Deskbookers kan je hier mee helpen.

3. Kies voor lokale vergaderruimtes
Wie investeert in kleinschalige enterprises krijgt waar voor zijn geld. Lokale vergaderzalen zijn vaak stukken goedkoper dan hotels of congrescentra en bovendien veel sfeervoller. In elke regio vindt men tal van kwalitatieve locaties die naast hun authentieke uitstraling ook vele malen flexibeler zijn in hun service dan traditionele high-end aanbieders.

4. Start een bespaarcompetitie
Maak van een nood een deugd. Door een spelelement rond besparing te introduceren worden medewerkers gestimuleerd actiever opzoek te gaan naar voordelen rond extern vergaderen. Koppel een voordeel aan een geestig bedoelde beloning. Met name competities met een knipoog helpen collega’s spelenderwijs met kostenbesparing om te leren gaan. Neem voor tips contact met ons op.

5. Efficiënt gebruik van eigen locatie
Is het boeken van externe vergaderruimtes wel echt nodig? Veel organisaties verbruiken feitelijk minder werkoppervlakte dan dat ze zich realiseren. Wie interne afwezigheid van medewerkers aanpakt schept binnenshuis nieuwe mogelijkheden. Door bestaande werk- en vergaderplekken efficiënter in te delen blijft ruimte over die afwijkend benut kan worden.

6. Eén tool voor het reserveren van vergaderruimtes
Door alle vergaderruimtes te boeken middels één vaste tool, bijvoorbeeld een web- en/of mobiele boekingsportal, kan flink worden bespaard op externe vergaderruimtes. Dergelijke digitale tools maken beschikbaarheid van interne vergaderruimtes overzichtelijker, zodat een externe vergadering pas plaatsvindt als intern vergaderen geen optie meer is.