Adoptie, sleutelwoord van Het Nieuwe Werken

Zoals bekend kent Het Nieuwe Werken vele voordelen voor organisaties, zowel voor werkgevers als werknemers. Te denken is aan meer samenwerking, hogere productiviteit, minder kantoorruimte en een betere privé-werkbalans. Mits de zaken goed zijn geregeld natuurlijk. Vaak is daarbij een andere managementstijl noodzakelijk.

Hoe introduceert u HNW binnen uw organisatie? Wat zijn de kritische succesfactoren? Hoe enthousiasmeert u medewerkers ? Deze vragen stelde ik aan Kees Froeling, Solutionmanager Duurzaam Werken bij Conclusion. Hij beschikt over specialistische kennis omtrent Het Nieuwe Werken op de gebieden HR, ICT en Facility. In 1996 zag Froeling bij KPN al de eerste vormen van HNW opkomen.

Hoe zorg ik dat HNW beklijft in mijn organisatie?
‘Vaak hoor je dat een organisatie HNW implementeert, maar volgens mij kan dat niet. Het gaat om adoptie, waarbij je teams meeneemt in het maken van keuzes om het werk efficiënter en leuker te maken. Laat medewerkers zien wat de mogelijkheden zijn en hoe het voor hen het beste uitpakt, waarbij hun klant het uitgangspunt is. Het gaat immers om hun werk. Met de juiste faciliteiten en support van hun leidinggevende ga je met ze in gesprek hoe ze meer autonomie in hun werk kunnen krijgen. Dit verhoogt het werkgeluk en verbetert de dienstverlening. Je zult zien dat dat al veel gebeurt. Je kunt het woord ‘nieuw’ van Het Nieuwe Werken wat mij betreft dan ook tussen haakjes zetten.’

Stel, ik wil dat doen, hoe maak ik een start en hoe organiseer ik het?
‘Als je wilt dat medewerkers eigenaarschap en ondernemerschap tonen, zul je ze moeten laten meedenken over het nut en de noodzaak van de verandering. Formuleer duidelijk wat je wilt bereiken met HNW en betrek daar medewerkers vanuit de verschillende disciplines bij. Een klus die tijd kost, maar noodzakelijk is om tot adoptie te komen.’

Wat zijn de kritische succesfactoren van HNW?

1. De formule: Tevredenheid = Resultaat – Verwachting, ofwel: schep reële verwachtingen.
2. Leiderschap en support van de directie: voorbeeldgedrag en vertrouwen.
3. Een gedragen visie, duidelijke ambitie en doelstellingen.
4. Een integrale aanpak (Mens, Plaats, Technologie).
5. Een toegewijd HNW-team en programma.
6. Zichtbaar, fysiek concreet maken (creëer een verandermonument).
7. Omarm een passende werkcultuur (top down/ bottom-up).
8. Communiceer, enthousiasmeer en betrek alle medewerkers.
9. Goede kennis en ervaringsinfrastructuur: deel goede en slechte ervaringen en breng leerpunten in kaart.
10. Vraag, geef en ontvang feedback op prestaties, gedrag en samenwerking.

Hoe zorg ik ervoor dat medewerkers HNW accepteren?
‘Dwing medewerkers niet tot veranderingen, maar laat ze de eventuele verandering zelf mee ontwerpen. Laat ze bijvoorbeeld hun huidige werkweek kritisch bekijken en vraag wat anders kan om het leuker en efficiënter te maken. Wat hebben ze daarvoor nodig? En welke realistische ambitie hebben ze daarbij? Neem deze wensen serieus en stel samen een plan op. Je zult merken dat je stap voor stap naar HNW toe groeit.’

Welke fysieke werkomgeving past goed?
‘Op deze vraag is geen eenduidig antwoord te geven. Een werkomgeving is per organisatie, afdeling, functie en medewerker verschillend. Sommige medewerkers geven de voorkeur aan flexibele werkplekken, anderen juist aan vaste. Ik geloof absoluut niet in een one size fits all. Kijk naar wat je wilt bereiken en hoe de werkomgeving dat het best kunt faciliteren.’

Hoe meet ik de resultaten?
‘Vooraf heb je gezamenlijk vastgesteld waarom je met HNW aan de slag wilt en wat je ermee wilt bereiken. Bepaal op basis hiervan logische meetpunten. Bepaalde resultaten kun je weergeven in harde getallen, terwijl andere resultaten alleen in de praktijk merkbaar en/of zichtbaar zullen zijn. Een betere samenwerking is bijvoorbeeld lastig uit te drukken in cijfers. Meet dergelijke resultaten met behulp van een online vragenlijst. Op die manier kun je alsnog analyseren hoe medewerkers over bepaalde zaken denken.’

In deze moderne samenleving is het belangrijk om medewerkers vrijheid te geven en ze op een door hen gewenste plaats en tijd te laten werken. Hopelijk helpen bovenstaande antwoorden bij het verwelkomen en introduceren van HNW binnen uw organisatie. Wilt u nog meer weten over HNW? Download dan de gratis whitepaper vol praktische tips over Het Nieuwe Werken.