Asynchrone communicatie is uit! Synchrone communicatie is in!

Met de komst van HNW zijn de communicatiemogelijkheden fors toegenomen. En toch lijkt het erop dat we nog nooit zo onbereikbaar zijn geweest als nu. En ondanks al deze fantastische tools wordt er flink geklaagd over stroperige werkprocessen, trage besluitvorming, slechte communicatie en grote verwarring. Hoe kan dat toch?

Bij de komst van HNW worden vaak extra communicatietools aangeboden. Wat blijkt: medewerkers grijpen als vanzelfsprekend terug op dat wat ze kennen en dat is in veel gevallen e-mail. En dat is zonde. Veel werkdruk en stressgevoelens ontstaan door volle inboxen, terwijl dat niet nodig is. Werkprocessen lopen onnodig vertraging op waardoor flinke irritaties kunnen ontstaan en werkrelaties kunnen onder druk komen. En dat is jammer omdat andere tools eigenlijk meer geschikt zijn voor efficiënte communicatie dan e-mail dat is.

A-synchrone communicatie
E-mail is a- synchroon. Dat wil zeggen: je kunt van alles over de ether sturen zonder dat er een gelijktijdigheid gegarandeerd is. “Heb jij mijn mail al gelezen” is dan ook de meest gemaakte begroetingsopmerking in de lift en in de rij voor de kassa in de kantine. Synchrone communicatiemiddelenzijn: Telefoon| Skype | Communicator | Link | en alles waar je eigenlijk rechtstreeks met elkaar tegelijkertijd kunt communiceren. Hoor en wederhoor, dat is de truc.

Rechtstreeks communiceren
Rechtstreeks communiceren werkt dus nog steeds het beste: je lost ingewikkelde problemen nu eenmaal sneller op in een echt gesprek om maar eens wat te noemen. Of je komt tot de beste ideeën als je kunt sparren in een direct contact. Daarnaast is het beter voor de onderlinge relaties. Uiteindelijk is het belangrijker hoe iemand ruikt en wat de toon van zijn stem is dan een foutloos geschreven emailbericht. Ascynchronische communicatie (e-mail, Yammer, sms, voicemail, de chatfunctie van Skype) is eigenlijk alleen maar handig voor het uitwisselen van kleine feiten, het stellen van simpele vragen waarop een ja of nee antwoord goed genoeg is, om een afspraak te plannen en om de ander te vragen wat een goed belmoment is waarop je door kunt praten.

Een ander voordeel van synchrone communicatiemiddelen is dat ze weinig onderhoud vergen. Je hoeft je niet af te vragen of je iets moet bewaren en zo ja waar dan.. Je loopt geen risico dat je achterna gezeten wordt door de ICT afdeling omdat je inbox op exploderen staat. De meeste communicatie blijft wel ergens hangen, maar je hoeft er verder niets mee. E-mail is dus een behoorlijk arbeidsintensieve tool.

En tegelijkertijd is het een illusie dat bedrijven en organisaties helemaal stoppen met emailverkeer. Daarvoor zit email te veel verankerd in bedrijfsculturen. Als je slimmer, beter, efficiënter en kritischer met met mail omgaat staat niets een fijne relatie met je inbox  in de weg. Dus…..

Inbox Challenge
Onlangs organiseerde ik een Inbox Challenge: een challenge waar medewerkers gratis aan mee kunnen doen om zodoende hun kennis van Outlook te vergroten, om hun eigen emailgedrag eens kritisch tegen het licht te houden, hen de vraag te stellen welke communicatiemiddelen er binnen hun organisatie beschikbaar zijn en of het niet handig is om meer van deze tools te gaan gebruiken met elkaar. Meer dan 400 mensen hebben meegedaan, waaronder medewerkers van de gemeente Apeldoorn, gemeente Veenendaal, gemeente Ede, gemeente Stichtse Vecht, Ministerie van Buitenlandse Zaken, Brabantwater, Brabantzorg, UMC Leiden en Amsterdam om maar wat te noemen.  De inschrijvingen bleven binnenkomen lang nadat de challenge gestart was. Dus is er behoefte aan.

Daarom start ik een nieuwe challenge en wel op 30 maart. Je kunt je hier inschrijven. Word weer de baas in eigen box, leer toepassingen, leg je eigen mailgedrag eens onder de loep en kijk eens kritisch naar de andere communicatiemiddelen die bij jouw organisatie ook beschikbaar zijn. Misschien zijn die wel veel geschikter voor wat jij wilt communiceren dan de email is.