Bespaar op kantoorkosten met een zakelijk vestigingsadres

Het huren van een kantoorruimte kan flink in de papieren lopen. Zeker als startende ondernemer heb je hier lang niet altijd voldoende financiële middelen voor. Daar komt bij dat het huren van kantoorruimte vaak een lange termijn kwestie is. Meestal kun je een kantoor niet voor een paar maanden of zelfs maar voor een jaar huren. Maar als je een contract voor 5 of 10 jaar aangaat en je bedrijf gaat failliet of je wilt er om een andere reden mee stoppen, dan kun je vaak niet onder dit contract uit.

Het alternatief voor je eigen kantoor

Natuurlijk staat het stoer, een eigen kantoor met jouw bedrijfsnaam op de gevel. Maar er is een prima alternatief dat een stuk goedkoper is. Je kunt een zakelijk postadres aanvragen bij een virtual office. Dit is een bedrijf dat zijn adres beschikbaar stelt aan ondernemers. Je mag dit adres gebruiken voor je KvK inschrijving, op je website en op correspondentie. Hiervoor betaal je een maandelijkse vergoeding die fors lager is dan die voor de huur van een kantoor of zelfs maar een paar tientallen vierkante meters kantoorruimte. Op die manier kun je dus een flinke kostenbesparing realiseren.

Wat gebeurt er met de zakelijke post?

Als je een zakelijk vestigingsadres hebt en dit doorgeeft bij de KvK dan zullen instanties als de Belastingdienst daar je post naartoe sturen. Deze post wordt door een medewerker van het virtueel kantoor geopend en gescand. Je krijgt je post per e-mail. Standaard eens per week of per twee weken, maar je kunt hierover ook andere afspraken maken. De originelen worden in je postvak gelegd en kun je meenemen als je op kantoor bent of je kunt de stukken laten opsturen tegen meerprijs. Je kunt ook afspreken dat je post niet wordt geopend en dat je die periodiek zelf ophaalt. Het maakt voor het scannen en doorsturen niet uit hoeveel post je ontvangt.

Overleg met een belangrijke zakenrelatie

Als je kiest voor een virtueel kantoor en vanuit huis werkt dan heb je vaak geen aparte werkkamer. Veel ondernemers werken vanachter de keukentafel. Meestal geen probleem, maar als je een afspraak hebt met een belangrijke klant, of een investeerder wilt laten zien wat je doet, dan is het natuurlijk niet erg professioneel om zo iemand bij je thuis te ontvangen terwijl je kinderen rondlopen of de kat steeds op de tafel tussen de papieren springt. In zo’n geval is het goed te weten dat je bij een zakelijk professioneel adres van DamOffice ook een werkplek of vergaderruimte kunt reserveren voor overlegt met een zakenrelatie of klant.

Voorkom bezoek aan huis

Een ander belangrijk voordeel van een zakelijk vestigingsadres is dat er niet ineens mensen bij je aan de deur staan die voor je bedrijf komen. Denk aan verkopers van zakelijk internet en dergelijke, maar ook klanten die willen weten of je een klus kunt doen of die een klacht hebben. Vaak zit je daar niet op te wachten op bepaalde momenten, zoals ’s avonds of in het weekend, en sommige bezoekers zijn al helemaal net welkom. Met een zakelijk vestigingsadres kun je je privé adres afschermen bij de KvK en op die manier zakelijk en privé goed gescheiden houden.