Business intelligence en Enterprise content management

Het is bijna dagelijks in het nieuws: het belang van de data die bedrijven dagelijks verzamelen en het voordeel dat daarmee kan worden behaald op de concurrentie. Daarvoor hoeft jouw bedrijf beslist geen Google of Amazon te heten. Deze techno-giganten besteden jaarlijks miljarden aan het verzamelen en analyseren van data. Business intelligence draait erom dat die dagelijkse stroom van nuttige en minder nuttige informatie te vertalen naar kennis waarmee een onderneming kan worden gestuurd en in sommige gevallen bestuurd. Het is voor veel bedrijven lastig om de juiste informatie op het juiste moment boven water te krijgen. Steeds meer data zitten immers ‘verstopt’ in de geautomatiseerde systemen die ieder bedrijf tegenwoordig gebruikt. Het doel van BI is dan ook om de aanwezige data te vertalen naar bruikbare informatie waar de onderneming baat bij heeft. Het meest kenmerkend van een business intelligence systeem is dat het data visualiseert en analyseert uit je software met toepassing op basis van CRM of ERP. Business intelligence is volgens veel experts onlosmakelijk verbonden met enterprise content management.

Informatie binnen een onderneming vastleggen

Binnen een onderneming is er vandaag de dag een enorme hoeveelheid ongestructureerde informatie. Hierbij moet je dan niet denken aan gebreken in het management informatie systeem maar eerder aan de extra informatie die niet direct nodig is om strategische beslissingen te kunnen nemen, maar wel degelijk nuttig zou kunnen zijn. Denk er maar eens over na wat er dagelijks via de geautomatiseerde systemen aan berichten binnenkomt in de vorm van (e-mail)berichten, afbeeldingen, video’s en geluidsfragmenten. Deze ongestructureerde informatie wordt vaak op geen enkele manier gebruikt of zelfs maar gestructureerd vastgelegd. Dat betekent ook dikwijls dat binnen een onderneming informatie lijkt te ontbreken als er keuze moeten worden gemaakt terwijl die er wel is, maar niet vindbaar is vastgelegd.

Wat verstaat men onder enterprise content management?

De term enterprise content management / ECM komt vooral uit de koker van de marketing. Binnen dit vakgebied is er immers een niet aflatende behoefte aan informatie om te kunnen inspelen op wat de klant wil en wat voor deze belangrijk is. En toch wordt bijvoorbeeld een hoop zeer nuttige informatie verzameld maar nooit veredeld waardoor waardevolle data niet worden gebruikt op het moment dat ze nodig zijn. Maar ECM ziet niet alleen toe op webcontent en andere online verzamelde informatie. Ook op gebied van het beheren van documentenstromen zijn er grote voordelen te behalen. Daarnaast is er ook steeds meer aandacht voor de software die door meerdere leveranciers wordt vervaardigd en ook tot de ongestructureerde informatie kan dreigen te gaan behoren.

Verbeterde archivering

ECM is er dan ook principieel op gericht om de archivering van ongestructureerde informatie in iedere vorm te verbeteren. Het gaat daarbij om informatie die belangrijk is voor de onderneming te kunnen terugvinden en de integriteit daarvan te bewaken. Het verwijderen van nutteloze informatie is daarbij ook een taak van consultant op het gebied van enterprise content management. Dit realiseert men bijvoorbeeld door versiebeheer en afspraken over processen die in de workflow worden geïntegreerd. Zo creëer je ook toekomstbestendige business.