Clean desk policy zonder frustraties

In een Het Nieuwe Werken (HNW) omgeving staan geen kasten en/of ladeblokken meer vol met documenten. Medewerkers hebben alleen nog een locker en laten hun bureau ’s avonds leeg achter want wellicht zit hier de volgende dag wel een andere collega. Selectief zijn in de documenten die bewaard worden is dus noodzakelijk.

Daarnaast is door de afwisseling tussen thuis en op kantoor werken volgens het HNW-principe het meeslepen van paperassen geen optie is. Toch vinden de meeste mensen het fijn om niet altijd stukken te lezen vanaf de computer en printen ze deze dus regelmatig uit. Een paperless office lijkt hiermee een utopie. Totdat de manager ons weer wijst op de clean desk policy conform HNW-principe.

Clean desk policy
Wat doe je dan met de opgebouwde stapels papier? En wat doe je als er tussen die stapels vertrouwelijke documenten zitten? Een papierversnipperaar kan bij een clean desk policy en het vernietigen van vertrouwelijke stukken uitkomst bieden. Papierversnipperaars jagen gebruikers echter regelmatig de gordijnen in en vormen een bron van frustraties.

Frustratie nummer 1 is buiten kijf het vastlopen van het apparaat. Het verwijderen van vastgelopen papier vergt veel tijd. En hoe frustrerend is het als degene die eerder het apparaat heeft gebruikt niet de moeite heeft genomen om de papieropstopping op te lossen?! Het vastlopen van papier kan dan ook tot vergaande acties leiden blijkt wel uit dit filmpje.

Papierversnipperaar
Daarnaast geldt het bekende gezegde dat een ongeluk in een klein hoekje zit ook voor de papierversnipperaar. Op het eerste oog lijkt het dat de mond van een papierversnipperaar nooit groot genoeg is om een vinger laat staan een hand te kunnen verminken. Toch gebeurt dit regelmatig gezien het aantal YouTube video’s die je vindt als je ‘paper shredder accident’ googelt. Je ziet gruwelijke taferelen met vingers, handen en ga zo maar door.

Dat kan niet de bedoeling zijn van een clean desk policy. Op een makkelijke wijze en in een handomdraai papier vernietigen kan gemakkelijk met een professioneel apparaat met geavanceerde mogelijkheden. Een apparaat waarbij je niet hoeft te letten op hoeveel papier je ingeeft, hoe je het ingeeft en of je daarbij je vingers in de buurt van de opening houdt.

Op zo’n manier komt het niet zo ver als in dit filmpje.