Cloud Computing: De ‘driver’ voor Het Nieuwe Werken?

Deze blog betreft een samenwerking met mijn collega’s Aizo Wiebenga & Maarten Mullender en gaat in op de vraag of Cloud Computing dé driver is voor Het Nieuwe Werken?

En, als dit niet het geval is, kan Cloud Computing dan wel een substantiële bijdrage leveren aan Het Nieuwe Werken?

De blog verschijnt in twee delen op Het Nieuwe Werken Blog . Dit eerste deel gaat in op de vraag ‘wat zijn technologische uitdagingen bij HNW?’.

Het tweede deel – dat volgende week verschijnt – gaat dieper in op hoe Cloud Computing kan bijdragen aan de technologische uitdagingen bij Het Nieuwe Werken? Met andere woorden, heeft Cloud Computing invloed op het werk an sich en daarmee dus ook op Het Nieuwe Werken?

Introductie

Ons wordt wel eens de vraag gesteld of Cloud Computing dé driver is voor Het Nieuwe Werken? Hier kunnen we kort en bondig over zijn, het antwoord is nee. Drivers voor Het Nieuwe Werken komen namelijk voort uit geheel andere beweegredenen. Denk bijvoorbeeld aan kostenbesparing, aantrekkelijk werkgeverschap, een hogere klanttevredenheid of duurzaamheid.

Een belangrijk element van Het Nieuwe Werken is wel de behoefte om ‘flexibel’ te kunnen werken. Om flexibel te kunnen werken is het nodig om activiteiten plaats- en tijdsonafhankelijk uit te kunnen voeren en de technologie maakt dit mogelijk. Denk hierbij aan aspecten als virtueel vergaderen, papierloos werken, ideeën uitwisselen en mensen kunnen vinden. In het mogelijk maken van deze flexibiliteit zit een directe link naar Cloud Computing. Cloud Computing maakt dit (en nog veel meer) mogelijk daar waar een oplossing binnen het eigen datacenter van een organisatie doorgaans complexer is om te realiseren.

Maar als Cloud Computing niet de driver voor Het Nieuwe Werken is, kan Cloud Computing dan wel een substantiële bijdrage leveren aan Het Nieuwe Werken? Laten we eerst Het Nieuwe Werken en de daarbij horende technologische uitdagingen eens wat nader bekijken en vervolgens zien wat Cloud Computing hieraan kan bijdragen.

Technologische uitdagingen bij Het Nieuwe Werken

Om te beginnen, wat zijn een aantal van de technologische uitdagingen waar organisaties tegen aanlopen bij Het Nieuwe Werken?

Werk waar je bent

Ten eerste verandert de werkplek van de medewerkers. De medewerkers willen de mogelijkheid om altijd en overal te kunnen werken en het liefst met hard- en software van hun eigen keuze. Daarnaast wil een medewerker op verschillende plaatsen aan hetzelfde werken. Bijvoorbeeld door ’s ochtends thuis op de PC te beginnen, dan onderweg naar kantoor of de klant via de smartphone de e-mail te checken, op kantoor of bij de klant verder te werken en uiteindelijk ’s avonds nog wat af te maken. Dit vereist dat gebruikers op elke locatie (werk, thuis, onderweg) moeten kunnen werken. Dit heeft implicaties voor de middelen die zij daarvoor (willen) gebruiken. Zo wil de ene medewerker een tablet PC, omdat die zo handig is om mee te nemen, terwijl de andere juist een laptop met een groot scherm wil, zodat hij meerdere vensters naast elkaar kan openen. Dit veranderde wensenpatroon is door een IT-afdeling haast niet meer te managen. Vandaar dat er steeds vaker wordt gesproken van het concept ‘bring your own’, waarin de gebruiker een budget of vergoeding krijgt om zelf een computer met bijbehorend supportcontract aan te schaffen. Dit apparaat moet wel toegang hebben tot de beschikbare bedrijfstoepassingen. Hoe kan deze werkomgeving worden geboden zonder een vermogen kwijt te zijn aan het implementeren van de infrastructuur, beveiliging, installeren en updaten van de software en nieuwe IT governance structuren?

Werk samen met anderen

Ten tweede verandert de manier waarop de medewerkers hun werk uitvoeren. Ook wel ‘activiteit gebaseerd werken’ genoemd. Medewerkers kiezen bewuster hoe zij een bepaalde activiteit uitvoeren, op welk locatie zij dit doen en welke technologie ze hiervoor gebruiken. Hierdoor wordt het samenwerken binnen organisaties explicieter gemaakt. Dit resulteert in het feit dat medewerkers een ruime set aan technologieën tot hun beschikking willen hebben om te kunnen samenwerken met andere medewerkers. Denk hierbij aan e-mail, kalender, chat, presence, video-, audio- en web-conferencing, maar ook aan samenwerkingsruimtes (portals) om documenten en informatie te delen. Hoe kan deze brede set aan samenwerkingstechnologieën geboden worden, zonder grote investeringen in hardware, software en beveiliging?

Werk samen met andere organisaties

Ten derde verandert de manier waarop medewerkers communiceren met de wereld buiten de organisatie. Medewerkers werken steeds directer samen met personen uit andere organisaties. Veel organisaties leggen technische beperkingen op ten behoeve van de veiligheid, zoals beperkingen op corporate e-mail en beveiligde USB-poorten. Hierdoor gaan medewerkers eerder gebruikmaken van publieke diensten. Denk bijvoorbeeld aan het versturen van grote bestanden via Hotmail of Gmail of het aanmaken van een samenwerkingsomgeving op Office Live Workspace of Google Docs. Door dit te doen ‘omzeilen’ zij de corporate policies, met alle gevaren van dien.

Hoe kun je hen als organisatie nu zo goed en veilig mogelijk ondersteunen met de juiste middelen, zodat zij geen gebruik hoeven te maken van publieke internetdiensten die geboden worden zonder governance, controle en support?

Het werk verandert

Als laatste verandert de manier van zakendoen binnen organisaties en de toenemende rol die technologie daarin speelt. Hierbij een aantal voorbeelden:

• Manieren van sociale interactie veranderen, bijvoorbeeld doordat medewerkers sociale media gebruiken om informatie over mensen te zoeken op sites als LinkedIn. Of doordat zij bloggen of twitteren om informatie te delen en anderen ’volgen‘ om die informatie te ontdekken. Hierdoor verandert ook de manier van rekrutering doordat de HR-afdeling gebruik maakt van netwerksites als LinkedIn voor het werven van nieuwe medewerkers.
• Manieren van marketing veranderen, bijvoorbeeld een marketingafdeling die gebruik maakt van een tijdelijke website of social media tools als Facebook en Twitter om een bepaalde doelgroep aan te spreken.
• Manieren van sourcing veranderen, bijvoorbeeld steeds meer organisaties huren tijdelijke krachten in of besteden delen van het werk uit waardoor behoefte ontstaat om onderdelen van de bedrijfsinformatie te delen, maar zeker niet alles.

Hoe kun je als organisatie op deze veranderende manier van zakendoen inspelen en dit, voor zover mogelijk, ondersteunen of regisseren?

Kortom, er zijn in Het Nieuwe Werken voldoende technologie gerelateerde uitdagingen voor organisaties om de behoeftes van de gebruikersorganisatie in te vullen. Het is lastig om daarin de juiste balans te vinden. Enerzijds kun je accepteren dat mensen hun eigen PC of telefoon aan het netwerk koppelen en informatie delen via publieke internetdiensten, met grote voordelen in efficiënter werken en ruime mogelijkheden tot netwerken. Anderzijds wil je als organisatie toch graag controle houden over bedrijfskritische informatiestromen, centrale bedrijfstoepassingen en processen. Kortom, nieuwe technologie en nieuwe bedrijfsprocessen gaan samen met nieuwe keuzes en nieuwe mogelijkheden.