De beste tools voor online samenwerken

Voor Nieuwe Werkers is het belangrijk om tijd- en plaatsonafhankelijk te kunnen samenwerken met opdrachtgevers, collega’s en medekenniswerkers.

Daarvoor wordt vaak e-mail gebruikt, maar dit heeft zo zijn beperkingen (onder andere het terugvinden van informatie). Ontwikkelaars van speciale tools voor online overleggen, projectinformatie uitwisselen, brainstormen en samenwerken aan bestanden zijn hierop ingesprongen. Maar wat zijn nou de beste tools?

In mijn vorige artikel, De beste productiviteitstools voor Nieuwe Werkers, heb ik een overzicht gegeven van de beste tools voor online to-do-lijsten en gewerkte uren bijhouden, afspraken plannen, overzicht in social media houden en websites volgen.

Deze keer een overzicht van de door CloudTools best geteste online software voor online samenwerken. En nu geen twee beste tools per categorie, maar vijf. Tools voor bijvoorbeeld projectmanagement en brainstormen zijn namelijk al langer in ontwikkeling en een groot aantal spelers heeft ondertussen een cloud-versie van zijn software uitgebracht. Hier zitten zeer professionele en prijzige pakketten tussen, maar er zijn ook veel nieuwe en gratis Software as a Service (SaaS) tools, die soms verrassend goed scoren op gebruikersgemak en beveiliging.

Online overleggen

1. Skype. 4,5 van de 5 sterren
Skype is een eenvoudig te gebruiken VoiP-dienst en biedt naast het skypen, handige functionaliteiten zoals het delen van een scherm en het houden van video- en audioconferenties. Skype is gratis voor het bellen naar andere skype-telefoonnummers. Groepsgesprekken met video kosten $ 9 per maand.

2. Anymeeting. 4 van de 5 sterren
Deze tool is door zijn eenvoudige uitstraling en goede functionaliteiten uitermate geschikt voor webmeetings voor het MKB. De duidelijke uitleg en ondersteunende support door middel van video-tutorials, een heldere manual en een FAQ zorgen ervoor dat de Engelstalige online software voor iedereen makkelijk te begrijpen is. Omdat de tool gratis is, maakt Anymeeting wel gebruik van advertenties, wat sommigen kan afschrikken.

3. Adobe Connect. 4 van de 5 sterren
Deze online software is vooral gericht op het houden van online seminars, maar kan ook prima gebruikt worden voor online vergaderen (al is het daarvoor wel wat aan de prijzige kant). Adobe Connect is heel eenvoudig in te stellen. De Nederlandse taal en de uitgebreide gebruikersondersteuning helpen daar zeker bij. Zolang er meetings gehouden worden voor minder dan 100 deelnemers, is de online tool nog te betalen ($ 55 per maand). Voor grotere groepen deelnemers is de SaaS echter zeer prijzig. De geboden functionaliteiten voor, tijdens en na de online meeting zijn zeer interessant. De mogelijkheden om een meeting ook via een smartphone en tablet te volgen, maken het tot een eigentijds en bruikbaar product.

4. WebEx. 4 van de 5 sterren
Dit is uitgebreide maar geen zware online software. De meeting software werkt snel en er hoeft niet lang gewacht te worden op onderdelen die gedeeld worden (mits de internetverbinnding snel genoeg is). Het is ook stabiele online software. Het testen op dezelfde computer met een host-gebruiker en een deelnemergebruiker leverde geen grote problemen op. Het is gemakkelijk in het gebruik. Jammer is dat de online software alleen in het Engels beschikbaar is. WebEx kost $ 49 per maand voor meetings tot 25 deelnemers.

5. Yugma. 3 van de 5 sterren
Met deze SaaS is het redelijk eenvoudig een online meeting op te zetten en te hosten. Qua prijsstelling zit Yugma aan de onderkant van het segment ($ 15 per maand voor 20 gebruikers). Qua capaciteiten en stabiliteit heeft het echter nog een slag te maken. Standaard mogelijkheden zijn aanwezig, behalve het bijhouden van een adresboek. Daarnaast is het tijdens de test niet gelukt een opname met geluid voor elkaar te krijgen. In geen geval kan het tippen aan een product als WebEx. Yugma is wel een prima SaaS voor kleinschalig zakelijk gebruik.

Online projectinformatie uitwisselen

1. Thymer. 4,5 van de 5 sterren
Deze tool gaat uit van het less is more-principe, maar bevat alle noodzakelijke onderdelen voor volwaardig projectmanagement. Werken met Thymer is prettig en gebruiksvriendelijk door een eenvoudig en fris design en het gebruik van een handige interface. Zowel de mogelijkheden als de beveiliging van data zijn goed, al moeten dat nog wel wat beter op de website worden vermeld. Een abonnement voor een enkele gebruiker en maximaal 10 projecten kost $ 12 per maand. Voor $ 115 per maand is het aantal projecten en gebruikers ongelimiteerd.

2. TeamWork Projectmanager. 4,5 van de 5 sterren
TeamWork is handige online software voor projectmanagement. Qua functionaliteiten en interface lijkt de software veel op Basecamp, maar deze SaaS is iets goedkoper (vanaf $ 12 tot $ 149 per maand). Voor MKB’ers die veel met projecten werken, zal de geïntegreerde tijdsregistratie die kan worden omgezet naar (concept)facturen handig zijn.

3. BaseCamp. 4,5 van de 5 sterren
De online software werkt eenvoudig, snel en wordt voor een goede prijs (vanaf $ 25 per maand) aangeboden. Samen met collega’s en klanten kan worden samengewerkt aan projecten. Planningen worden aangemaakt met persoonlijke of algemene to-do’s. Bij het openen van het programma zijn vervolgens ook alle komende deadlines en taken zichtbaar. Het heeft op sommige plaatsen tekortkomingen, zoals de tekst-editor en de documenten, maar daar valt goed mee te leven. Basecamp zal voor veel MKB’ers die regelmatig met projecten werken meer dan voldoende zijn.

4. MavenLink. 4 van de 5 sterren
MavenLink is een zeer gebruikersvriendelijke en verzorgde projectmanagementtool. De integratie van planning, taken toewijzen en communicatie in een overzichtelijke workspace werkt prettig. De functionaliteit om financiële zaken bij te houden, maakt het tot waardevolle online software voor bedrijven die niet willen investeren in aparte facturatiesoftware. Deze extra functie en de uitgebreide gebruikersondersteuning maken het prijsverschil (abonnement vanaf $ 39 per maand) met andere uitgebreide projectmanagementsoftware zoals Manymoon goed.

5. Manymoon. 4 van de 5 sterren
De SaaS is gebruikersvriendelijk, biedt een groot aantal functionaliteiten en maakt het werken aan projecten efficiënter. Veel taken (bestanden delen, communiceren, to-do-listen maken, tijd registreren) kunnen namelijk met één tool uitgevoerd worden. En zo bespaart Manymoon tijd. Vanaf $ 19 per maand.

Online brainstormen en ideeën uitwisselen

1. Mindjet Catalyst. 4 van de 5 sterren
Bij Mindjet Catalyst staan (gezamenlijk) visualiseren, samenwerken en het delen van informatie centraal. Het online samenwerkingsplatform is geschikt voor individuen, netwerkorganisaties en teams binnen organisaties. Om goed te kunnen werken met Catalyst is begrip van de mindmappingtechniek aan te raden. De grote kracht van Catalyst is dat de software online samenwerken, online documentbeheer en chat integreert met een creatieve probleemoplossingsmanier door gebruik te maken van visualiseren. Een andere echte pre is dat er gelijktijdig samengewerkt kan worden aan één mindmap. Vanaf $ 155 per jaar exclusief BTW.

2. DropMind. 4 van de 5 sterren
De beginnende gebruiker kan voor een laag bedrag (vanaf $ 8 per maand) starten met deze online dienst. De gevorderde gebruiker zal merken dat DropMind verrassend veel handige functies en online integraties biedt die online mindmappen gemakkelijk verweven in het (samenwerkproces. Voor gebruikers die het mindmappen op professioneel niveau in werkprocessen als projectmanagement, kennismanagement, managementinformatie en dergelijke willen toepassen, blijft Mindjet Catalyst aangevuld met MindManager (desktop) de betere keus omdat hier meer bruikbare add-ins voor bestaan.

3. CoMapping. 4 van de 5 sterren
CoMapping is makkelijke online software voor het creëren van mindmaps (voor het uitwerken van ideeën), het maken en delen van aantekeningen tijdens vergaderingen en brainstormsessies, het opstarten en beheren van projecten en het online samenwerken. Indien een project langer duurt dan 30 dagen (testperiode), moeten andere teamleden ook een betaald abonnement nemen (vanaf $ 10 per maand exclusief BTW).

4. Scriblink. 4 van de 5 sterren
Scriblink is een prettig whiteboard. Ondanks enkele kleine onhandigheden is het een bruikbaar product om snel, alleen of in een groep, mee te brainstormen. Alle elementen, zoals bestanden delen, chat en spraak, zijn hiervoor aan boord. Gezien het beveiligingsniveau kunnen vertrouwelijke gegevens beter niet gedeeld worden. Gratis met reclame-uitingen, zonder reclame vanaf $ 9 per maand.

5. MindMeister. 3,5 van de 5 sterren
Mindmeister Mindmapping is een handige brainstorm-tool en een eenvoudige oplossing voor beperkt online projectmanagement. De online software is simpel te bedienen. De beveiliging van de SaaS is bij de betaalde versies goed geregeld, al is het niet duidelijk hoe vaak er back-ups plaatsvinden. De kosten kunnen bij grote teams oplopen. Vanaf $ 6 per gebruiker per maand.

Online bestanden uitwisselen

1. DropBox. 4,5 van de 5 sterren
Dropbox is een van de meest gebruiksvriendelijke online opslagdiensten die momenteel beschikbaar is. De applicatie voor op de computer werkt probleemloos in de achtergrond. Het delen van documenten kan vanuit de verkenner, wat erg snel werkt en geen extra handelingen vraagt. Het synchroniseren van documenten met andere computers gaat uiterst snel, maar zoals met alle online opslagdiensten moet er wel goed over nagedacht worden welke documenten er online worden opgeslagen. Gratis voor 2 GB opslagruimte en $ 99 per jaar voor 50 GB.

2. Docs.com. 4,5 van de 5 sterren
Docs.com is gratis online software die intuïtief en overzichtelijk werkt. Uitleg is nauwelijks nodig, met een paar keer klikken kan de gebruiker aan de slag. Met Docs.com deelt de gebruiker gemakkelijk documenten via internet, waardoor samenwerking met andere gebruikers mogelijk is. De online software is een versimpelde versie van Office 365 en is door die simpelheid en eenvoud juist aantrekkelijk voor iedereen die snel en doelgericht (samen) aan bestanden wil werken. De integratie met Facebook biedt veel toegevoegde waarde.

3. Google Docs. 4,5 van de 5 sterren
Google Docs is een handige oplossing om samen aan documenten te werken en deze te delen met anderen. Documenten hoeven niet meer heen en weer gemaild te worden tussen belanghebbenden. De basisfunctionaliteiten van de Software as a Service zijn ruim voldoende. Voor speciale functies moet men lokaal geïnstalleerde software, zoals Microsoft Office, gebruiken. 1 GB opslagruimte gratis, $ 5 per jaar voor 20 GB.

4. Wuala. 4 van de 5 sterren
Het mooie aan Wuala is dat deze online opslagoplossing te gebruiken is zonder lokaal software te installeren. Daardoor zijn de bestanden echt overal toegankelijk. De online software lijkt vooral gericht op particulieren die foto’s willen delen. Maar de professionele interface, de mogelijkheid tot het samenwerken aan bestanden en het synchroniseren van bestanden tussen laptop en desktop zorgen ervoor dat Wuala ook voor ondernemers een zeer handige online softwaretool kan zijn. Het gebruikersgemak van Wuala kan nog iets verbeterd worden, maar door de verschillende abonnementsvormen (1 GB gratis, daarna vanaf $ 28 per jaar voor 10 GB opslagruimte) is online opslag met Wuala wel voor elk budget beschikbaar.

5. We Transfer. 4 van de 5 sterren
De gratis online software WeTransfer is een heel eenvoudige manier om veel en grote bestanden te versturen. Omdat er geen registratieprocedure voor het versturen en downloaden is, werkt de SaaS snel. Er moet bij het gebruik wel worden gerealiseerd dat de bestanden in principe voor iedereen toegankelijk zijn, hoewel de URL moeilijk te raden is. Wie extra veiligheid wil, zal zelf bestanden moeten versleutelen en van een wachtwoord voorzien.

Het eerste deel van deze serie gaf een overzicht van De beste productiviteitstools voor Nieuwe Werkers. In het volgende (derde) deel komen de beste tools voor thuiswerkers aan bod.

Uiteraard ben ik ook benieuwd naar de tools die jij gebruikt voor online samenwerken.