De Haagse Hunger Games: 4 partijen, 200+ dagen vergaderen

Nederland overlegland. We schrijven vandaag 29 september 2017, dag 199 van de formatie. De 200 dagen gaan we halen.

Waar zouden de politici om de formatietafel het eigenlijk nu nog over hebben? Hebben ze elkaar überhaupt nog iets te melden? Je zou zo denken dat de hoofdlijnen inmiddels wel helemaal binnenste buiten en vervolgens weer buitenste binnen gekeerd zijn… En dat nog een paar keer. Zijn onze politieke leiders dan nooit vergadermoe? Of (in)formeren ze elkaar compleet murw tot er nog maar één overblijft, die dan de triomf kan claimen?

Nu leiders voorbeeldgedrag moeten tonen, schatten wij zo in dat Nederland in de nabije toekomst eerder meer dan minder gaat overleggen. Gemiste kans.

En de gemiddelde kantoorklerk zal het merken. De lonen gaan dan misschien (een beetje) omhoog. Maar de tijd in vergaderingen, de stroom e-mails en het aantal berichten op social intranet stijgen mee. Vermoedelijk sterker dan de gemiddelde loonstijging… En zo draagt onze eigen Haagse Hungergames, de formatie, die inmiddels een doel op zich is geworden, een flink steen bij aan Nederland overlegland.

Vergaderen is een hulpmiddel

En daar zit, vinden wij, nou juist net het probleem. Vergaderen is en blijft een hulpmiddel! Net zoals e-mail en social intranet dat zijn. Ze zijn bedoeld om jou en je team te helpen bij het halen van het doel. En deze 3 kanalen moet je zorgvuldig gebruiken zodat de informatie tussen de teamleden lekker stroomt.

Wij vinden dat overleggen niet moeten worden gebruikt om eindeloos te informeren (en te formeren). Dat is zonde van de tijd. En bovendien, met email en social intranet erbij ga je informatie rondpompen. Mensen krijgen driemaal hetzelfde te horen of te lezen, met als gevolg dat geen enkel kanaal meer goed wordt gevolgd. Geen wonder dat de introductie van veel social intranet systemen zo moeizaam verloopt. Het komt namelijk bovenop de bestaande werkdruk. Met vergaderen, emailen en sociaal intranet is het én-én-én scenario duidelijk geen win-win-win.

Heldere afspraken

Hoe dan wel? Bekijk de drie kanalen nou eens in een keer. Samen. Dat vraagt even wat denkwerk, misschien zelfs een ontwerpsessie met het hele team. Dan kom je eindelijk tot heldere afspraken om bijvoorbeeld overleggen voor nieuwe ideeën (brainstormen), stevige gesprekken en besluitvorming te houden, e-mail alleen te gebruiken voor contact met externe partijen (niet onderling dus!) en social intranet in te zetten voor operationele voortgang en elkaar informeren.

Hoe gaan ze aan de formatietafel hier eigenlijk mee om? De vergaderingen zijn nou eenmaal ingepland, dus komen ze maar getrouw. Met lange, ongeïnspireerde teksten proberen ze elkaar een genadeklap toe te slaan. En dat gaat langzaam, moeizaam. Na 200 dagen is het vuurwerk allang verdwenen en is de kijker afgehaakt.

De Haagse Hungergames zijn nog lang niet klaar, maar de versterking van Nederland overlegland kan de winnaar in ieder geval claimen.