De kracht van het ‘droogzwemmen’

Hoe zorg je ervoor dat je medewerkers voldoende op de hoogte zijn van de veranderingen die hen te wachten staan en dat ze zich voorbereid voelen op hierop? Zeker als het lange(re) tijd duurt voordat een nieuwe activiteit gerelateerde werkomgeving is gerealiseerd, merk je dat medewerkers pas daadwerkelijk betrokken en geïnteresseerd raken op het moment dat het dichtbij komt.

Dan gaat het leven en worden er, via diverse kanalen, vragen geuit over: “Hoe ziet mijn werkomgeving er straks uit?” en “Wat betekent dat voor mijn werkdag?”. Deze vragen verschillen in mate van concretie, maar zijn stuk voor stuk relevant genoeg om serieus te nemen. Alleen dan voelen medewerkers zich gehoord en meegenomen in de veranderingen.

Zelf ervaren

De beste leerschool is uiteraard het zelf gaan ervaren, maar enige voorbereiding hierop is echter aan te bevelen. Een krachtig instrument hiervoor is de ‘werkdag-simulatie’. In de afgelopen maanden heb ik weer meermaals medewerkers succesvol mogen begeleiden in een dergelijke simulatie-oefening. Dit instrument stimuleert bewustwording en interactie over de nieuwe werkwijze, gebaseerd op de plattegrond(en) van de nieuwe werkomgeving en vragen en/of opdrachten rondom diverse gerelateerde thema’s. Hierbij valt te denken aan thema’s als: bereikbaarheid/vindbaarheid, digitaal en papierarm werken, keuzevrijheid, elkaar aanspreken, samenwerken, planmatig werken, sociale cohesie, etc.

Bij de inzet van dit instrument zijn er meerdere leerdoelen te bereiken, namelijk medewerkers:

• leren de uitgangspunten kennen van activiteitgerelateerd werken;
• maken kennis met de soorten werkplekken, faciliteiten en afspraken;
• leren denken in het ordenen van hun activiteiten en een effectieve werkplek daarbij te kiezen (locatie en faciliteit);
• worden ervan bewust dat het gaat over persoonlijke motivatie en eigen verantwoordelijkheid;
• verkrijgen inzicht in hoe collega’s erin zitten en wat de invloed van individuele keuzes is op collega’s en de organisatie als geheel.

De kracht zit ‘m in het feit dat medewerkers op een laagdrempelige manier met elkaar het gesprek aangaan over nut en noodzaak van de nieuwe manier van werken en bewust worden van de betekenis en consequenties ervan.

Organisatiedoelen

Deze simulatie-oefening kan in haar opzet reeds aansluiten bij de hoger liggende organisatiedoelen. Zo zien we vaak dat organisaties die de teamverbanden en -samenwerking willen versterken deze interventie in teamverband uitvoeren, terwijl organisaties die vooral gericht zijn op het ‘meer over de eigen grenzen heenkijken’ juist kiezen voor gemêleerde/ grensoverschrijdende groepen. Hierin is uiteraard van alles mogelijk.

Het doorbreken van oude routines en patronen en opbouwen van nieuwe is een van de grootste uitdagingen in relatie tot een nieuwe manier van werken. Dit kost energie en tijd. Ondanks dat gebruik maken van de ‘werkdag- simulatie’ hierin slechts een beperkte bijdrage levert, werkt het wel als een katalysator in de bewustwording hieromtrent. Bespreken, vastleggen en evalueren van (specifieke) afspraken op teamniveau, in lijn met de organisatiebrede afspraken, is een veel gedane en waardevolle aanvulling erop. Tezamen zorgt het ervoor dat bestaande routines en patronen tegen het licht gehouden worden om te bepalen in hoeverre deze nog relevant en passend zijn en in lijn liggen met richting die de organisatie als geheel op gaat/wilt gaan.

Bent u geïnteresseerd geraakt in hoeverre dit instrument ook bij u zou kunnen werken of heeft u andere vragen hierover, schroom dan niet om contact met mij op te nemen!