Ik schuif bij Mark aan aan zijn bureau. Mark is een daadkrachtige beslisser die zijn zaken goed voor elkaar heeft. Aan mij is gevraagd om hem en zijn collega’s te ondersteunen in het proces naar papierloos werken. Over een paar weken worden alle werkplekken flexplekken en dan moeten de stapels op alle bureaus en vensterbanken verdwenen zijn.
Voor de één is dat lastiger dan voor de ander. Mark zegt gelukkig dat hij er geen enkele moeite mee heeft om zonder papier te werken en dat hij uit kijkt naar het nieuwe flexwerken op de afdeling. Fijn, dat is een goed begin. Toch zie ik diverse stapels op en rond zijn bureau. “Ja, maar dat valt best mee, daar ben ik nu mee bezig” is Mark zijn verweer. En hij heeft al heel veel papier weg gedaan voor mijn komst hoor, het gaat al heel goed naar zijn idee! We besluiten samen te bekijken wat er in de overgebleven stapels zit.
Prints voor het overleg
De eerste stapel zijn papieren die hij steeds mee neemt naar overleggen. En tja, daar kun je toch niet buiten? Ik leg Mark uit dat het prima is om wat prints mee te nemen naar een overleg, als je dan na de vergaderingen jouw acties maar overneemt in je agenda en je aantekeningen digitaal verwerkt. Dan kunnen de papieren na de vergadering weg. Nou, dat bleek hij al te doen, dus deze stapel kon de papierbak in.
De volgende stapel betrof een project waar hij aan werkte en het was gewoon prettig om daar doorheen te kunnen bladeren. Doorvragen leerde mij al gauw dat veel digitale informatie in het oerwoud op de server moeilijk terug te vinden was. Enige orde in Mark zijn documentmappen en enkele handige snelkoppelingen maakten de digitale wereld een stuk vriendelijker en werkbaarder. Weg stapel.
De ‘actie’ stapel
De laatste stapel was de stapel ‘actie’; alles waar nog wat mee moest gebeuren. Van geprinte mailtjes (ja echt dit is 2014!) tot notities. Ik liet Mark zien hoe makkelijk je een mailtje in je agenda kunt plaatsen, zodat je het kunt afhandelen op het juiste moment. Hoe je vergaderstukken in je agenda bijvoegt en hoe je je tijd en taken organiseert. De digitale wereld lag al aan zijn voeten. Hij moest hem alleen nog even oprapen en zien te gebruiken. Nu dat goed lukt, zijn de papieren niet meer nodig.
Ook de laatste stapel verdween in de papiercontainer!