In de praktijk: Managementassistentes over Het Nieuwe Werken (1)

Het Nieuwe Werken is inmiddels bekend onder 96 procent van de Nederlanders. Naast de dus bekende voordelen voor organisaties, is het interessant om te bekijken wat het nu voor verschillende medewerkersgroepen betekent in de praktijk. In dit blog de impact van Het Nieuwe Werken op de rol van de managementassistente.

We vroegen Secretaresse van het Jaar 2013 Riet Schuppert-Westerik van ING en haar voorvangster uit 2012 Jacqueline van de Looy, werkzaam bij Coresta, naar hun ervaringen.

Wat voor impact heeft HNW op jullie gehad als managementassistente?
Riet Schuppert-Westerik: ‘HNW heeft veel impact gehad op mijn functie. Een aantal dingen heb ik echt veranderd, zoals het papierloos werken. Tegenwoordig sla ik alles digitaal op, via SharePoint of een digitale map in de agenda. Door HNW werk ik resultaat-gestuurd en voel ik mij meer betrokken en meer verantwoordelijk voor de organisatie. HNW heeft mij ook meer vrijheid gegeven. Zo kan ik bijvoorbeeld ’s middags gaan hardlopen en ’s avonds nog een klus afronden.’

Jacqueline van de Looy: ‘HNW vraagt een andere manier van communiceren dan tien tot vijftien jaar geleden. Collega’s zijn niet meer standaard elke dag en de hele dag aanwezig op kantoor. Daardoor verloopt een overleg nu vaker digitaal of per telefoon. Dit heeft tot gevolg dat er meer korte en snelle berichten met elkaar worden uitgewisseld, waarbij je alert moet zijn op de valkuilen. Zo ontstaat er bijvoorbeeld sneller ruis op de lijn. Als managementassistente ben je de spil waar alles samenkomt; je bent de verbinding tussen mensen op afstand.’

Kunnen jullie een voorbeeld geven van hoe de samenwerking nu anders verloopt met jullie manager? Ben je bijvoorbeeld meer sparringpartner in plaats van uitvoerende kracht?
RSW: ‘Ja, ik ben nu inderdaad meer een sparringpartner. Wij ontmoeten elkaar een à twee keer per week fysiek en bespreken daarnaast veel zaken telefonisch of per mail. Ik neem veel eigen initiatief, weet wanneer afstemmen vereist is en bespreek dit dan telefonisch met mijn directeur.’

JvdL: ‘Ik werk voor meerdere projectmanagers en adviseurs binnen Coresta. Juist daarom is een goede samenwerking vereist. Er zijn immers meerdere planningen die door elkaar lopen. De uitvoerende taken blijven echter een onderdeel van de samenwerking; of ik die nu uitvoer, de manager of iemand anders. Om een goede samenwerking te behouden, is het essentieel om goed te plannen en af te stemmen.’

Zijn jullie tevreden met jullie nieuwe rol?
RSW: ‘Ja, ik ben erg tevreden met mijn nieuwe rol. Door daadkrachtig op te treden, krijg ik meer voldoening en kan ik ook meer de diepte in. Dit geeft veel meer voldoening dan alleen uitvoerende werkzaamheden.’

JvdL: ‘Juist de combinatie van samenwerken, meedenken én uitvoeren vind ik zo leuk aan mijn vak. Voor uitvoerende taken kun je ook meedenken, doordenken en proactief zijn. Soms kun je tijdens de ‘simpele’ uitvoerende taken nadenken over andere, meer ingewikkelde. En die uitvoerende taken bieden mij de kans om even mijn zinnen te verzetten.’

Vinden jullie HNW een verbetering of verslechtering?
JvdL: ‘HNW is zeker een verbetering, mits het op alle fronten in de organisatie goed wordt doorgevoerd. Als er slechts één onderdeel van HNW wordt ingevoerd, kan het namelijk erg frustrerend werken en bereik je een averechts resultaat. Wat ik zie, is dat bij veel bedrijven het thuiswerken of flexwerken wordt verward met HNW. Thuiswerken is slechts een onderdeel van HNW. Om HNW succesvol te integreren, moeten alle facetten goed ingericht zijn: HR, communicatie, management, ICT, huisvesting en een goede agendering van overleggen en sociale bijeenkomsten.’

RSW: ‘In mijn situatie constateer ik alleen verbetering door HNW. Het voelt als winst voor de organisatie, mijn directeur en voor mijzelf.’

Bekleed jij ook een functie die vooralsnog wordt onderbelicht in Het Nieuwe Werken, we horen het graag! Donderdag deel 2 van het interview met de Managementassistentes van het Jaar 2012 en 2013 over Het Nieuwe Werken.