In de praktijk: Managementassistentes over Het Nieuwe Werken (2)

Secretaresse van het Jaar 2013 Riet Schuppert-Westerik van ING en haar voorgangster uit 2012 Jacqueline van de Looy, werkzaam bij Coresta, over hun invulling van de verschillende aspecten van HNW: behoud van cohesie, balans werk-privé en het gebruik van technische hulpmiddelen.

De vorige keer hadden we het onder meer over de impact van HNW op jullie rol, maar voor de gehele afdeling heeft de invoering van Het Nieuwe Werken zijn weerslag. Hoe zorgen jullie voor sociale cohesie op de afdeling?
Jacqueline van de Looy: ‘Ik doe dat door alert te zijn op persoonlijke gebeurtenissen en met kleine attenties richting de medewerkers, zoals een verjaardagswens. Binnen het bedrijf wordt de ‘Sonnige weekmail’ verstuurd. Zo blijft iedereen op de hoogte van de ontwikkelingen. Input voor de weekmail komt zowel van de directie als van de medewerkers. Daarnaast gaan we één keer per maand in een vergadering dieper in op organisatorische veranderingen, nieuwe werkprocedures of producten. Deze bijeenkomsten zijn erg belangrijk, omdat we ook vestigingen hebben in Meppel en Amsterdam. Verder is de gezamenlijke lunch in huiskamersfeer een traditie. We dekken twee lange tafels waaraan iedereen aanschuift en het beleg, net als thuis, op tafel staat. Niemand slaat de lunch over of eet achter zijn bureau. Eventueel bezoek betrekken we hier ook in.’

Riet Schuppert-Westerik: ‘Goed contact is belangrijk voor sociale cohesie, daarom heb ik veel contact met mijn collega’s via de telefoon en e-mail. Als we elkaar zien op kantoor nemen we even de tijd om bij te praten, bijvoorbeeld tijdens de lunch.’

HNW zorgt voor een betere werk-privé balans. Wat merken jullie daarvan?
RSW: ‘In het begin vond ik het lastig om een goede werk-privé balans te vinden. Ik had de neiging om constant bezig te zijn met mijn werk. Inmiddels heb ik een goede balans gevonden. Wel is het zo dat wanneer het druk is, ik ook ’s avonds werk. De betere balans zie ik met name in het feit dat ik zelf kan kiezen wanneer ik mijn taken uitvoer.’

JvdL: ‘Vanwege het feit dat Coresta een wat kleinere organisatie is en het secretariaat ook een faciliterende rol heeft qua bezoekers en telefoon, kan ik niet thuiswerken tijdens de reguliere kantoortijden. Het prettige aan HNW voor mij is daarom dat ik na het werken op kantoor de mogelijkheid heb om thuis mijn taken af te ronden als ik daar niet aan toe ben gekomen overdag. Dit geeft mij veel rust, wat de kwaliteit en creativiteit van het werk ten goede komt.’

HNW betekent ook dat er technische hulpmiddelen als audio- en videoconferencing nodig zijn om HNW tot een succes te maken. Doen jullie dat ook?
RSW: ‘Onze organisatie maakt de laatste jaren veel gebruik van conference calls in plaats van fysieke vergaderingen. Hiermee besparen we veel reistijd en -kosten en het werkt zeer efficiënt. Daarnaast wordt Communicator steeds meer ingezet en worden er veel webseminars georganiseerd. Vrijwel alle medewerkers kunnen thuis inloggen.’

JvdL: ‘De ICT is goed georganiseerd binnen ons bedrijf. Alle medewerkers kunnen via het internet overal inloggen in het netwerk. Conferencing via audio of video wordt nog niet standaard gebruikt, omdat de gesprekken met opdrachtgevers of besprekingen binnen teams vaak nog face-to-face plaatsvinden. We beogen door het organiseren van presentaties en besprekingen dat de mensen het persoonlijke contact met elkaar behouden. Daar hechten we waarde aan. In een enkel geval wordt er wel een conference call ingezet als dat nodig is. Intern wordt er veel een-op-een met elkaar gebeld.’

Wat zouden jullie managementassistentes willen meegeven die te maken krijgen met HNW?
RSW: ‘Het vertrouwen tussen de directeur en de assistente moet aanwezig zijn. Voor de directeur is het van belang dat bepaalde zaken door de assistente zelf worden opgepakt, zodat er niet steeds over de schouder hoeft te worden meegekeken.’

JvdL: ‘Verdiep jezelf in de organisatorische afspraken voor HNW binnen jouw organisatie en zorg dat je goed thuis bent in de verschillende technische hulpmiddelen die HNW ondersteunen.’

Lees ook deel 1 van het interview. Bekleed jij ook een functie die vooralsnog wordt onderbelicht in Het Nieuwe Werken, we horen het graag! Meer weten over Het Nieuwe Werken? Download dan het gratis whitepaper over HNW vol praktische tips.