De sleutel tot duurzaam vervoer

Nog nooit konden bedrijven en organisaties zo gemakkelijk hun vervoersbehoefte in eigen hand nemen. Sinds januari reserveren ambtenaren van de gemeente Apeldoorn een fiets, scooter of auto voor hun dienstreis. Dat doen ze online, vanaf hun smartphone, tablet of computer. Het systeem zorgt op vier verschillende locaties voor onbemande sleuteluitgifte en -inname, en registreert en signaleert het gebruik van de voertuigen volautomatisch.

Dat kan met het nieuwe online sleutel-reserveringssysteem dat IT Building uit Apeldoorn en Reflex Online uit Culemborg samen hebben ontwikkeld. De gemeente Apeldoorn heeft per 1 maart 2016 de primeur van het systeem dat de ‘Sleutel tot besparen’ is gedoopt.

Apeldoorn wilde af van de regel dat ambtenaren hun dienstreizen met hun eigen auto’s maakten en de kosten daarvan declareerden. Want daar zat ook wel eens een oude walmende diesel bij. Gemeentelijk projectleider Hans Kemper: “We vinden dat we als gemeente in duurzaam vervoer een voorbeeldfunctie hebben. Daarom hebben we besloten fietsen, e-bikes, elektrische scooters en auto’s uit de zuinigste categorieën aan te schaffen voor onze zakelijke vervoersbehoefte. Om daarvan profijt te hebben, hebben IT Building en Reflex Online in overleg met medewerkers van de gemeente Apeldoorn een laagdrempelig reserveringsysteem ontwikkeld, dat volautomatisch de sleutels kan uitgeven en innemen.”

Online sleutel-beheerssysteem

Het geautomatiseerde online sleutel-beheerssysteem is in het laatste kwartaal van 2015 in korte tijd ontworpen en gebouwd door de partners IT Building en Reflex-Online en Deister. IT Building nam bovendien de implementatie – inclusief het communicatietraject – voor zijn rekening. Het systeem maakt gebruik van bestaande software- en hardware die ieder voor zich hun betrouwbaarheid al hadden bewezen.

De kern bestaat uit het reserveringsysteem van Reflex-Online, dat al bekendheid geniet als afsprakensysteem of als reserveringsysteem voor vergaderruimten. De sleuteluitgifte en -inname vindt plaats vanuit elektronische onbemande sleutelkasten van Deister. De medewerker bedient die elektronische kast met zijn standaard personeelspas. De gebruiker krijgt toegang tot het systeem door een combinatie van een web-applicatie en zijn individuele personeelspas, die hem ook toegang geeft tot de werkruimten in het stadhuis. IT Building heeft ervoor gezorgd dat al die verschillende componenten via een aparte server met elkaar communiceren.

Intuïtief

De werking van het systeem is intuïtief, de gebruiker heeft geen handleiding nodig. De web-applicatie die op de smartphone, tablet of pc is geïnstalleerd geeft toegang tot het reserveringssysteem. Daar ziet de gebruiker de fietsen, e-bikes, elektrische scooters en auto’s die op de locatie én het moment van zijn keuze beschikbaar zijn.

De reservering vindt plaats door een voertuig aan te klikken. De gebruiker krijgt een bevestiging van zijn reservering via de e-mail. Vanaf een kwartier voor het tijdstip van reservering kan hij met zijn personeelspas de sleutelkast op de locatie van zijn keuze openen. De kast geeft de gereserveerde sleutel aan de gebruiker vrij. Verwisseling van voertuig is niet mogelijk omdat alle andere sleutels in de kast vast zitten. Vervolgens kan de gebruiker op pad. Bij terugkomst is de procedure vergelijkbaar: de sleutelkast geeft met een lichtsignaal aan waar de sleutel moet worden teruggehangen en sluit zichzelf.

Flexibel en op maat

Het sleutel-reserveringssysteem wordt op maat gebouwd en is daarom flexibel, ongeacht het aantal gebruikers, aantallen en typen voertuigen en aantal uitgiftelocaties. In Apeldoorn ging het systeem begin januari van start met 160 aangewezen gebruikers. Apeldoorn heeft 40 fietsen, 10 e-bikes, 10 elektrische scooters en 34 auto’s deels elektrisch, deels rijdend op benzine. In de eerste maanden was de bezettingsgraad van de voertuigen rond 60 procent.

In maart ging de tweede fase van start: het aantal medewerkers dat toegang krijgt tot het bedrijfswagenpark is uitgebreid naar enkele honderden medewerkers. Het systeem maakt het mogelijk om nauwkeurig te bepalen welke medewerkers autorisatie krijgen om van het voertuigenpark gebruik te maken. De gemeente Apeldoorn overweegt ook ov-chipcards aan het systeem toe te voegen. Bij het reserveren van een dienstreis geldt de volgende prioritering: fiets; e-bike; scooter; openbaar vervoer; auto.

Bedrijfsvoering

Het systeem vergroot de beheersbaarheid van de mobiliteit van bedrijven en organisaties. Behalve dat het eenvoudig is in gebruik, geeft het systeem de mogelijkheid aan zowel individuele medewerkers als het bedrijf om de vervoersopties in eigen hand te nemen en te houden. De auto’s zijn om belastingtechnische redenen voorzien van een gps-volgsysteem. Het bijkomend effect is dat bekeuringen en onverhoopt privégebruik traceerbaar worden. Unitleider Technische Ondersteuning Wilbrand Oonk: “Belangrijker is nog dat het totale systeem inzichtelijk maakt hoe onze organisatie omgaat met mobiliteit. Nu al is merkbaar dat medewerkers individueel scherpere keuzes maken als het gaat om het combineren van ritten. Het leidt tot betere planning en effectiever werken. Dat is goed voor het milieu, maar ook goed voor de bedrijfsvoering van de gemeente.”

“Mede door de goede samenwerking tussen de bedrijven en de gemeente Apeldoorn is het gelukt om in korte tijd een goed werkend systeem te bouwen en te implementeren”, zegt Daniel Keij, de technisch projectleider van de gemeente Apeldoorn. Het systeem is 24 uur per dag, 7 dagen in de week operationeel. De bouw en implementatie van het systeem heeft nog geen 8 weken in beslag genomen. Projectleider Sandra Cortenbach van IT Building: “Het systeem maakt de zakelijke mobiliteit van een organisatie beheersbaar en inzichtelijk, leidt tot duurzaamheid en productieverhoging en geeft essentiële managementinformatie over mobiliteit en de mogelijkheden tot besparingen.”