De toegevoegde waarde van een Enterprise Social Netwerk (1)
Sociale netwerken, ze zijn niet meer weg te denken uit ons dagelijkse leven. Contacten onderhouden op Facebook, het nieuws volgen via Twitter. Face tot face met elkaar omgaan is niet langer usance.
Enterprise Social Netwerken (ESN’s) vertonen een identieke ontwikkeling in de manier waarop medewerkers in een organisatie met elkaar omgaan en samenwerkingsverbanden opzetten, onderling, maar ook met klanten, partners en andere externe partijen. De opkomst van ESN’s wordt deels veroorzaakt door de toenemende bekendheid van business professionals met sociale tools, maar ook het management begint in te zien welk potentieel deze voor een organisatie hebben. Onderzoeksbureau Gartner voorspelt dat tegen 2015 meer dan 40 procent van de ondernemingen een ESN inzet voor zowel zakelijke als persoonlijke communicatie.
Het Nieuwe Werken strategisch verankeren
Enterprise Sociale Netwerken (ESN) zijn bezig een belangrijke positie te verwerven bij ondernemingen en instellingen. Zeker waar het gaat om ondersteuning van Het Nieuwe Werken. Een goed functionerend ESN faciliteert de transitie van de onderneming naar een nieuw tijdperk van modern management die de onderneming anders aanstuurt, sterkere samenwerking mogelijk maakt in de onderneming zelf, maar ook daarbuiten met het ecosysteem. Dit intensiveert en verdiept het zakelijke verkeer tussen klanten, leveranciers, partners en medewerkers, waardoor de onderneming haar marktpositie kan verdedigen en versterken.
Impact op gedrag en communicatie (interactie)
- Betrokkenheid
Een ESN-platform verbindt medewerkers, partners en klanten beter dan de traditionele manier (voornamelijk e-mail). Hierdoor ontstaat een gevoel van betrokkenheid en loyaliteit.
- Samenwerking
Teamwork en samenwerking zijn de pijlers waarop een modern managementsysteem is gebouwd. Dit geldt het sterkst voor een kennisomgeving, waar inzet van de gezamenlijke kennis grote zakelijke voordelen kan bieden. De uitdaging hierbij is de juiste methode te vinden om deze samenwerking tussen geografisch gescheiden medewerkers, projectteams, afdelingen en andere organisaties te faciliteren.
- Kennismanagement
Het is niet voldoende om de beste experts in huis te hebben, de kunst is hun kennis breed beschikbaar te maken en in te zetten voor een grotere businessimpact. De nieuwe communicatie middels ESN maakt aanwezige kennis zichtbaar in de organisatie, terwijl deze voorheen verborgen was in een gesloten, veelal persoonlijk e-mailsysteem.
Een ESN geeft een optimale aansturing voor het creëren, delen en gebruik van kennis, daar het is gemaakt om kennisgebruikers te verbinden met kennismakers. De verworven kennis en de kennisuitwisselingen worden automatisch centraal opgeslagen, zodat deze voor de gehele organisatie op elk gewenst tijdstip vindbaar zijn.
- Innovatie
Innovatie vraagt om een vrije stroom van ideeën en een dito uitwisseling daarvan tussen geïnteresseerde medewerkers en belanghebbenden. Goede ideeën kunnen overal vandaan komen, binnen of buiten de organisatie en los van de posities of expertise. Het probleem is dat in huidige organisaties en hiërarchieën innovatie niet organisatiebreed kan worden uitgedragen. Ideeën ontstaan binnen afdelingen, functiegroepen of specialisaties. Input van buiten deze groeperingen wordt vaak niet gezien.
Een ESN biedt open kennisdeling en samenwerking, wat stimulerend werkt voor betrokkenheid van medewerkers. Zij zijn in de gelegenheid hun bijdrage te leveren.
- Sociale connecties
Zoals in persoonlijke netwerken wordt gecommuniceerd, gaat het ook in een Enterprise Social Netwerk. Mensen werken graag samen met bekenden. Doordat men elkaar kent, begrijpt men elkaar sneller en beter, en worden er eerder resultaten bereikt.
Een ESN faciliteert het opbouwen van sociale connecties doordat het verbanden kan leggen tussen individuen en teams, die voorheen nauwelijks mogelijk waren. Projectteams kunnen sneller en efficiënter worden samengesteld, doordat men inzicht heeft in het potentieel van de organisatie.
Impact op communicatie en bedrijfsprocessen
Een Enterprise Sociaal Netwerk heeft direct impact op de communicatie, samenwerking en het uitvoeren van de taken. Deze impact is direct meetbaar, aangezien hierdoor minder tijd wordt besteed aan routinematige zaken. Dit resulteert in meer beschikbare tijd. Vervolgens is het van belang hoe deze extra tijd benut wordt, zoals voor taken die leiden tot productieverhogingen.
- Reactiesnelheid
Technologie stelt ons in staat vele malen sneller te reageren op vraagstellingen dan voorheen. Door het gesloten karakter van e-mail, is het wachten tot de persoon in kwestie beschikbaar is. En daar hebben we niet altijd tijd voor.
Een ESN daarentegen presenteert de informatieaanvraag direct naar een bredere groep van betrokkenen. Elk van hen kan op de vraagstelling reageren. De informatiestroom wordt ontsloten, hetgeen het proces behoorlijk versnelt.
- Zoeksnelheid
Ook al is informatie elektronisch beschikbaar, dan nog is het in de huidige systeemopzet lastig om deze snel genoeg te vinden, als dit al gebeurt. We kennen allemaal de frustrerende zoektocht door de mailboxen naar een specifiek document of bericht. Zelfs bij een document managementsysteem is het niet mogelijk om belangrijke informatie rondom het document boven water te halen, zoals correspondentie, notities, et cetera, omdat deze niet of niet uniform wordt opgeslagen. Een Enterprise Sociaal Netwerk bespaart tijd bij het zoeken naar informatie, omdat het toegang biedt tot alle informatie rondom een onderwerp: de betrokken medewerkers, bestanden, correspondentie, notities, vragen, et cetera. Al deze informatie wordt gedurende de loop van het proces immers automatisch opgeslagen en is met een enkele interface bereikbaar.
- Samenwerking
Vergaderingen met veel deelnemers zijn vaak de meest ineffectieve vorm van samenwerken. Natuurlijk zijn vergaderingen in een moderne bedrijfsomgeving belangrijk om complexe onderwerpen in een team te bespreken, maar dat kan effectiever. Zo is het vaak niet noodzakelijk dat elke deelnemer van de vergadering de gehele vergadering bijwoont.
Een ESN biedt het raamwerk dat alle vormen van communicatie ondersteunt: discussies, vragen en antwoorden, afstemmingen, ideeën uitwisselen, gezamenlijk aan documenten werken. In plaats van iedereen in een vergaderruimte te stoppen of voor een conference call uit te nodigen, is het eenvoudiger om de vraagstelling en issues op het ESN te plaatsen, zodat alle betrokkenen kunnen reageren en hun bijdrage kunnen leveren. Die is dan voor het hele team direct zichtbaar.
Toch blijft het een lastige opgave om de voordelen van een ESN uit te drukken in harde cijfers als resultaat van een ROI-berekening. In een volgend artikel een tweetal invalshoeken waar de organisatie voordeel kan behalen:
- 1. Return on Value
- 2. Return on productiviteit
vrijdag, 19 april, 2013 at 8:31
Enterprise social media of Social Business is inderdaad veel meer dan alleen iets leuks voor de marketingafdeling. Er is al veel onderzoek gedaan naar de functie voor social media voor interne processen.
De toegevoegde waarde van social business komt pas echt tot zijn recht als de interne communicatie via social met extern wordt verbonden. Dan zijn de meest introverte medewerkers opeens ook in staat om ambassadeur te zijn voor het bedrijf en signalen van de markt terug te koppelen voor interne processen.
Vorig jaar heb ik een verzamelingartikel geschreven over de social business onderzoeken van Altimeter, McKinsey en KPMG. Dit lijkt mij een mooie aanvulling op dit interessante artikel:
http://blog.magpipe.nl/social-business-is-meer-dan-communicatie-en-marketing/