De toegevoegde waarde van een ESN (2)

De impact van veranderingen in gedrag en de manier van communiceren is lastig hard te maken. Het meten van een grotere mate van betrokkenheid en een betere manier van samenwerken en kennisdelen zou moeten blijken uit verbeterde eindresultaten van de onderneming. De return on value.

De meeste organisaties zijn (nog) niet in staat te voldoen aan de verwachtingen van de nieuwe generatie professionals. En het volstaat niet om alleen de fysieke kant van Het Nieuwe Werken aan te pakken. Van belang is dat de organisatie kan meekomen in een Connected Wereld. Dit vraagt om een verandering, waarin zowel de belangen van de werkgever als die van de werknemer worden verenigd: vrijmaken en verbinden, geen regels maar normen. De jonge professional heeft al lang de voordelen ontdekt van een divers netwerk, dat bestaat uit mensen met verschillende achtergronden, ervaringen en kennis. Deze nieuwe professional leeft in een global online community. Hij wel. Nu de organisatie nog.

Een sterkere betrokkenheid en een betere samenwerking in de organisatie als geheel (medewerkers, partners, klanten, et cetera) zou moeten leiden tot hogere scores in een tevredenheidonderzoek, minder conflicten en uiteindelijk een beter bedrijfsresultaat. Stimuleren van innovatie in productontwikkeling versterkt het productaanbod, verbetert de kwaliteit en kan resulteren in een verbeterde oplevering van projecten.

ESN in de markt

De doeltreffendheid van een ESN hangt af van een aantal variabelen: type onderneming, geselecteerde businessfuncties, mate waarin topmanagement het ondersteunt, het mandaat en de motivatie van de community managers, mate waarin een ESN binnen de organisatie wordt geaccepteerd, de bekendheid van de gebruikers met samenwerking-tools, en ga zo maar door.

De markt heeft nu zo’n vijftal jaar ervaring opgedaan met het implementeren van Enterprise Social Netwerken en de belangrijkste les voor een succesvolle implementatie is te kiezen voor een gedegen voorbereiding en een methodische aanpak. Het succes van een ESN wordt uiteindelijk gemeten in overall businesstermen en de realisatie hiervan kost nu eenmaal tijd.

Ter ondersteuning van een grondige methodische aanpak hebben wij een roadmap opgesteld die vrijelijk beschikbaar is.

Meten van Return on Productivity

Het meten van productiviteit levert direct meer concrete resultaten op dan het meten van de return on value. Productiviteitwinst wordt gerealiseerd door tijdbesparingen in de dagelijkse werkzaamheden van medewerkers, waarbij men sterk afhankelijk is van communicatie en samenwerking. Deze productiviteitwinst kunnen we samenvatten in de volgende hoofdgebieden:

• Verbeteren van communicatie
• Samenwerken en zoeken naar kennis en expertise
• Efficiënt timemanagement

Verbeteren van communicatie

Tijdbesparing kan worden verkregen door de communicatiemethode voor alle interne communicatie tussen individuen, teams en afdelingen, en voor de organisatiebrede informatievoorziening aan te scherpen. Tijdbesparing wordt gemeten door alle bovengenoemde taken niet meer met e-mail uit te voeren maar door middel van het Enterprise Social Netwerk. Zo heeft internationaal IT-dienstverlener Atos besloten om voor alle interne communicatie een zero e-mail policy in te voeren.

Er is een ROI-calculator (Return On Investment) beschikbaar die de financiële resultaten zichtbaar maakt van een overgang van e-mailcommunicatie naar een Enterprise Social Netwerk.

Samenwerken en zoeken naar kennis en expertise

Tijdbesparing kan tevens worden geboekt door een intensievere samenwerking gericht op het ontwikkelen en archiveren van aan elkaar gerelateerde data rondom een specifiek onderwerp, bijvoorbeeld een projectdocument. Teamleden kunnen het ESN gebruiken voor feedback en aanpassingen aanbrengen door nieuwe versies te uploaden. Ook is het mogelijk wiki-documenten te creëren voor het centraliseren en delen van informatie. Omdat alle informatie rondom een onderwerp centraal beschikbaar is zijn zoekacties naar dit onderwerp en de betroken communicatie daarover snel en eenvoudig op te zoeken. Files zijn te allen tijde beschikbaar en niet langer zoek in individuele mailboxen.

Efficiënt timemanagement

ESN betekent open communicatie voor de gehele onderneming, maar eker ook voor specifieke groepen (communities). In het geval van vergaderingen kunnen deelnemers op basis van de in de ESN opgeslagen informatie beoordelen of zij de (gehele) vergadering dienen bij te wonen. Dit bespaart tijd en de eventuele reistijden tussen de diverse kantoren.

De nieuwe vormen van organiseren die hierboven staan vermeld, ontstaan uiteraard niet vanzelf. Voor een deel zullen ze hoe dan ook worden afgedwongen door jonge werknemers, maar voor een deel zullen ze ook actief, als deel van een strategie, door het management en de meer ervaren professionals moeten worden doorgevoerd. Dit vraagt om leiderschap, en wel een ander soort leiderschap dan dat waar we in de afgelopen decennia aan gewend zijn geraakt. Maar dat is weer een geheel andere blog.