Digitale hygiëne verhoogt productiviteit, werkplezier en IQ en verlaagt stressgevoelens

We leven en werken in een informatiemaatschappij en we hebben informatie nodig om ons werk goed te kunnen doen. Het is dan ook logisch dat we veel informatie verzamelen waardoor we ook veel online zijn waar al die informatie te vinden is. Hoe meer je online op verschillende plekken werkt hoe groter de kans is dat je ook heel veel online bestanden opzoekt en opslaat. 

Daarnaast zakt het IQ van mannen gemiddeld met 15 punten als ze permanent online zijn en van vrouwen gemiddeld met 5 punten. Dat is wat de ChicagoTribune een tijdje geleden berichtte naar aanleiding van een onderzoek naar het werkgedrag van breinwerkers.

Wil je ook meer werkgeluk en betere resultaten?
Reden genoeg om orde op zaken te stellen zodat je minder hoeft te zoeken en daardoor ook minder offline kunt doen…. Effect: meer werkgeluk, betere resultaten doordat je je denkkracht op de goede manier gebruikt, minder zoeken en minder stress.

Dus… als het op jouw harde schijf het ook een chaos is, je postvak in uitpuilt en in je bladwijzers ook elk overzicht ontbreekt dan is het ook geen wonder dat je IQ met een fiks aantal punten zakt. Je hersens moet je gebruiken om creatieve nieuwe dingen te bedenken, ingewikkelde problemen op te lossen en te brainstormen met je collega’s en niet als een zoekmachine…Daar wordt je gewoon niet gelukkig van, het staat je productiviteit en werkgeluk in de weg en het veroorzaakt ook nog eens stress.

Get started!
Hoe zorg je ervoor dat alle documenten en informatie die je hebt ook werkelijk wat toevoegen en een bron van inspiratie zijn en blijven? Door de boel eens flink op te schudden, te sorteren, weg te gooien en kritisch naar je eigen bewaarneiging te kijken….. Dus: heb jij ook heel veel informatie op verschillende plekken staan? En ben je veel online aan het zoeken? Dan is het hoogste tijd om schoon schip te maken.

Hieronder een aantal tips voor meer overzicht en minder zoeken….

• Maak onderscheid tussen Nice tot Know en Need to Know: is het iets waar je echt niet zonder kunt of bevredigt het vooral je nieuwsgierigheid en je behoefte aan breed geïnformeerd worden over zaken die zijdelings te maken hebben met je vakgebied?

Wees eerlijk en hou je zelf niet voor de gek. Vindt je het moeilijk om bestanden van de categorie Nice to Know weg te gooien? Maak dan een aparte map voor Nice to Know, inspiratie of gewoon: Leuk!

• Vraag jezelf af of je niet beter de telefoon kunt pakken of een smsje kunt sturen voordat je een mailtje gaat verzenden. Hoe meer jezelf via de mail doet hoe meer mail je zelf ontvangt. Wil je minder mail in je inbox? Start dan zelf met minder mailen.
• Als je documenten zelf wilt archiveren omdat je er op regelmatige basis de komende tijd mee zult werken, maak dan een archief aan gebaseerd op de volgende principes: bepaal de overkoepelende term en maak dat de hoofdmap. Bijvoorbeeld: Financien 2016. Hang daaronder de submappen: Begroting , Jaarplannen, Bezuinigingen etcetera. Dus: alle onderwerpen die horen bij Financien, onder Financien hangen en geen subonderwerpen tot hoofdmap bombarderen.
• Onze prefontale cortex, waar ons werkgeheugen zich bevindt, kan maar 7 zaken in een oogopslag overzien. Heb je veel meer dan die 7 aan mappen in je archief, dan wordt het dus een zoektocht. Probeer daarom het aantal hoofdmappen te beperken tot een stuk of 10 a 12. Daarboven wordt zoeken naar bestanden voor de meeste medewerkers een frustrerende toestand.
• Pleeg onderhoud op het natuurlijk moment: archiveer je iets en je ziet een document waarvan je bijna zeker weet dat je het niet meer zult gebruiken: verwijder het meteen. Maak onderhoud plegen op het natuurlijk moment tot een gewoonte en je hoeft nooit meer uren te reserveren voor het opschonen van je archief
• Je archief is een dynamisch iets. Het beweegt mee met je werkzaamheden. Project afgerond? Maak een onderscheid in de documenten die je wilt bewaren om er ooit nog een keer op terug te grijpen voor een vergelijkbaar project en gooi alles weg wat je als voeding hebt gebruikt. Informatie verouderd snel. Als je opnieuw een vergelijkbaar project gaat doen, zul je opnieuw informatie gaan zoeken op internet.
• Twijfel je vaak of je iets weg kunt gooien of niet? Dan helpen de volgende overwegingen je misschien: kun je het makkelijk vinden op een andere digitale plek in de organisatie zoals bijvoorbeeld Sharepoint, Intranet, de G- schijf? Of in het team- archief? Is het antwoord ja: weggooien!! Niets is zo zonde van tijd en energie om zelf dingen te gaan bewaren die al een keer ergens bewaard worden en waar je makkelijk bij kunt op het moment dat je het nodig hebt.
• Maak goede afspraken met de mensen waar je veel mee werkt over opslaan maar ook over bestanden sturen via de mail. Elk bericht waar een document bij zit, daar zul je een beslissing over moeten nemen over bewaren of weggooien als je er mee gedaan hebt wat je er mee moet doen. Als je kunt afspreken dat je alleen de link toegestuurd krijgt of de locatie waar een document staat, hoef je vervolgens nooit te bedenken of je het moet bewaren of niet.
• De hoeveelheid informatie waar wij toegang tot hebben, neemt dagelijks met een factor toe. Ons mentale vermogen om informatie te verwerken groeit niet in hetzelfde tempo mee. Dus; het gat wat er zit tussen de beschikbare informatie en ons vermogen tot verwerken neemt alleen maar toe. Dat vraagt om een andere houding. In plaats van dat we alles tot ons willen nemen kunnen we ons beter afvragen waar we het kunnen vinden als we er mee aan het werk willen. Als dat geen enkel probleem is, dan is er geen enkele reden om het zelf te gaan bewaren als je het verder niet hoeft te gebruiken.

Wil je een steuntje in de rug? Op 4 september houdt het Betere Werken samen met de ICT girl Marjan Crabtree ( technisch business coach) een Digitale Detox Dag.

In een dag heb je onder andere je digitale bestanden opgeschoond, heb je een goede archiefstructuur voor dat wat je wel wilt bewaren, heb je het mes gezet in instromende informatie en heb je een begin gemaakt met meer offline werken. Meer weten? Neem dan hier een kijkje…