Digitale schoonmaak

Voorjaar. De grote schoonmaak begint. We creëren ruimte in ons huis. Maar hoe zit het met de schoonmaak in ons hoofd? We vergeten al jaren dat we steeds meer digitaal bewaren. Alle digitale informatie bewaren is immers nog steeds de standaard. De schoonmaak daarvan moet nog beginnen!

Elektronische informatie in overvloed

Recente cijfers laten zelfs zien dat we dit jaar meer dan 1 zettabyte aan elektronische informatie hebben. Dat is een 1 met 21 nullen! Oftewel een hoeveelheid informatie gelijk aan alle zandkorrels van alle stranden van de wereld. Ook een mooie vergelijking: de hoeveelheid informatie wanneer elke wereldburger gedurende een eeuw continu zou twitteren.

Bewaarregime

Als mensen verhuizen of van baan veranderen, ruimen de meeste mensen hun spullen netjes op. Maar ik ken geen organisatie waar in de exit-procedure staat dat ook de elektronische informatie netjes opgeruimd of overgedragen moet worden. Een digitale shredder bestaat nog niet. Toch zijn er heel goede oplossingen beschikbaar. Bij veel informatiesystemen kun je bijvoorbeeld een houdbaarheidsdatum instellen. Daarna worden die gegevens verwijderd of voor een bepaalde tijd nog bewaard in een lang archief. Of je laat mensen geen kopieën maken, maar geeft ze toegang tot tijdelijke gegevens die na gedane zaken automatisch verwijderd worden.

Executeur als rommelopruimer

Wie ruimt eigenlijk zijn digitale rommel systematisch op? Nu en straks? Kan iemand anders voor jouw digitale informatieverzamelingen nagaan wat echt weg mag? Wie zadel je daarmee op: een collega, familielid, vriend, curator of de executeur misschien? Ik ben bang dat we over enkele jaren met meer dan 90 % overbodige digitale gegevens blijven zitten. Nu al is driekwart van alle digitale informatie een kopie.

Overzicht

Voorlopig is het alleen de persoon zelf die, net als bij het opruimen van de zolder of dat schuurtje, kan bepalen wat weg mag, wat nog even bewaard moet worden en wat zeker niet weg mag. We weten dat opruimen tijd kost. Maar je krijgt er iets voor terug. Dat geldt ook voor je elektronische informatieverzamelingen. Je vindt sneller wat je zoekt, je weet beter wat je niet (meer) wilt weten, je krijgt meer rust omdat je mentale to-do-lijst een heel stuk korter wordt en je relativeringsvermogen flink vergroot wordt.

Ik denk dat deze jaarlijkse digitale schoonmaak binnenkort een gebeurtenis wordt om naar uit te kijken. Want ook dat is Het Nieuwe Werken: je eigen digitale rommel opruimen.