Echt anders werken met Het Nieuwe Werken

Paard voor wagen spannen en Het Nieuwe WerkenIn de week van 11 november is er bij de Rijksoverheid De Week van Het Nieuwe Werken. Toen ik dat op Twitter meldde, kreeg ik reacties als: ‘Is dat nog wel nodig?’, ‘HNW is zo passé, daar zijn we wel klaar mee’, en: ‘Er is term-moeheid’. Ik ben zelf medeauteur van het artikel ‘Het einde van Het Nieuwe Werken’, toch ligt er nog een aardige kluif om onze tanden in te zetten de komende tijd.

Bij Het Nieuwe Werken hoort als bekend het vliegwiel: bricks (huisvesting), bytes (ICT) en behaviour (gedrag en cultuur). Als er iets bij de één verandert, verandert er ook wat bij de andere twee. Met die bricks en bytes zijn veel organisaties al een heel eind. Gedrag en cultuur laten zich wat minder makkelijk ‘uitrollen’. Het Nieuwe Werken is ook echt heel anders werken. Ga er maar eens aan staan om dat voor elkaar te krijgen. Behaviour, dat is cultuurverandering. Het C-woord, oftewel: het-woord-dat-niet-genoemd-mag-worden. Daar is een allergie voor. Voor je het weet staan we elkaar knuffels te geven…

De verandering in cultuur waar we nu voor staan, gaat via de inhoud van ons werk. Dat zorgt dat het echt ergens over gaat. Waar we nu allereerst voor staan, is het loslaten van Het Oude Werken: het denken in documentenstromen en het robotiseren van mensen. Vervolgens is er veel creativiteit nodig voor het veranderen van werkprocessen.

Paard spannen voor een auto

Rond 1986 kwamen de pc’s de kantoren binnen, apparaten die werden gebruikt om administratieve, papieren, processen te perfectioneren. Snel mailings de deur uit doen, een bijna oneindige capaciteit om informatie te bewaren, alle informatie die je in een spreadsheet kunt stoppen en de plaatjes die je ervan kunt maken! Met een typemachine is het lastig taartdiagrammen maken. De mate van detail in het presenteren van informatie is verbeterd. Het werkproces zelf echter is nauwelijks veranderd.

Dat denken vanuit papier zit in alles verweven. Ooit over nagedacht waarom 1 april de datum is voor de belastingaangifte? Om instanties de gelegenheid te geven de boeken te sluiten en de jaaropgaves en overzichten te versturen. Per post. Terwijl dat in theorie met een druk op de knop op 2 januari geregeld kan zijn.

De snelweg op en zélf doen

De snelweg op met Het Nieuwe WerkenNu de tablet zijn intrede doet, gebeurt hetzelfde. We gaan verder met de oude werkwijze. Eén van de eerste dingen die mensen die een tablet voor het werk gaan gebruiken vragen, is: ‘Kan ik mijn vergaderstukken hierop ontvangen en bewerken.’ Ja hoor, dat kan. Je kunt ook paarden voor een auto spannen. Rijdt de auto ook. Kijk naar hoe jongeren de tablet en smartphone gebruiken. Het is een communicatieapparaat. Het wordt tijd dat we leren om de auto ook als auto te gaan gebruiken. We gaan de snelweg op.

Natuurlijk, het veranderen van werkwijze kost tijd. En gelukkig is het C-woord te vermijden. Dit keer is het kringgesprek niet nodig. Deze verandering gaat via de inhoud van het werk: hoe kun je je werk en je resultaten verbeteren door gebruik te maken van informatietechnologie? Juist dát vind ik het aardige van Het Nieuwe Werken. Ik kom niet zo heel veel mensen tegen die er lol in hebben een zooitje van hun werk te maken. Over het algemeen willen mensen hun werk goed doen. Sterker, ze willen het vaak ook nog beter doen, zichzelf ontwikkelen. Daarin zit meteen een heel belangrijke aanwijzing hoe deze verandering aan te pakken: zélf doen!

Bottom-up

Het Nieuwe Werken wordt (in mijn omgeving in ieder geval) nog steeds vooral geassocieerd met huisvesting en ICT. Iets waarop het management stuurt om kosten te verminderen en de organisatie te moderniseren. En dat op een manier die iets wegheeft van een afvinklijstje. Top-down. Meubilair aangepast: check. Tablets uitgerold: check. Iedereen gaat flexwerken: check. Wij doen Het Nieuwe Werken. En dat is precies waartegen ik weerstand zie ontstaan. Een ander die vertelt hoe jij moet werken? Je bent toch zeker aangenomen omdat je deskundig bent?

Het is de verkeerde kant uit geredeneerd. Werk bottom-up. Ga op zoek naar degenen die willen experimenteren met nieuwe werkwijzen. Laat hen de ambassadeurs zijn. Deel de ervaringen, zodat collega’s zich een betere voorstelling kunnen maken van wat dit andere werken inhoudt. Nieuw werken met moderne ICT voelt in eerste instantie als extra werk, het komt erbij. Alsof je daarop zit te wachten. Met de ervaringen van collega’s in het achterhoofd is beter in te schatten wat er verandert, en hoe je dat zelf kunt gaan vormgeven.

En voor management en organisatieadviseurs: wees niet ongerust, er valt gelukkig ook nog heel wat top-down te doen. Gewenst gedrag belonen, ruimte geven voor experimenteren, vertellen over goede voorbeelden, visie delen over de ontwikkeling van je organisatie… Vooral echte leiderschapsdingen dus.

Deel dit artikel met anderen
Marie Louise Borsje - Ambtenaar 2.0
Marie Louise Borsje is werkzaam bij het programma Ambtenaar 2.0 (ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties). Ze is coördinator Het Nieuwe Werken bij het ministerie van Economische Zaken en auteur van 'Ambtenaar, kom uit de kast' uit de bundel Publieke Pioniers.
Wat zijn uw gedachten over dit onderwerp? Deel ze hieronder met andere lezers!
De reacties zijn gesloten