Een clean desk voor een opgeruimd gevoel

Veel bedrijven voeren tegenwoordig een ‘clean desk policy’. Maar er zijn ook genoeg bedrijven waar de bureaus bedekt zijn met stapels papier en persoonlijke accessoires. Wat is het beste? 

Vooral waar gewerkt wordt met flexplekken, zijn de bureaus leeg en daarmee onpersoonlijk. Terwijl heel veel mensen het juist als prettig ervaren om een vaste werkplek te hebben en deze met wat persoonlijke spullen eigen te maken. Een fotootje, een pennenbakje of een plantje, de dingen waardoor jij je thuis voelt. Maar pas op, teveel  ‘frutsels’ maken een bureau rommelig en dat gaat ten koste van de productiviteit.

Permanente stapels
Het ergst zijn de stapels met papieren of mapjes die vaste bewoners van je bureau of de vensterbank zijn geworden. Soms gaat er iets af, vaker komt er iets bij en ze zijn nooit helemaal weg. Dit geeft je het gevoel dat je nooit klaar bent met het werk en dat verhoogt de werkstress. Verlos jezelf er daarom van. Het zal een verademing zijn en je zult merken dat je productiever en veel meer ontspannen bent.

Hoe pak je het aan?
Om een rommelig bureau aan te pakken, moet je tijd reserveren. Dat hoeft niet direct een hele dag te zijn; ook in een paar uurtjes kun je al een forse stap zetten in het creëren van overzicht en een opgeruimd bureau. Ga als volgt te werk:

1. Pak een stapel en werk er van bovenaf doorheen. Scan het eerste papier en beslis of je er iets mee wilt doen of dat het weg kan. Iets terugleggen is ‘not done’; neem een beslissing! Gooi dat wat weg kan direct in de prullenbak en verdeel het overige in de volgende categorieën:
   –       Archiveren.
   –       Klussen die binnen vijf minuten geklaard zijn.
   –       Klussen die meer dan vijf minuten, maar minder dan een half uur kosten.
   –       Klussen die langer duren.
   –       Wacht op actie van iemand anders.
2. Archiveer alles wat je op de eerste stapel hebt gelegd.
3. Werk de stapel ‘klussen die binnen vijf minuten geklaard zijn’ weg.
4. Reserveer tijd in je agenda voor ‘klussen van vijf tot dertig minuten’ en voor ‘klussen die langer duren’.
5. Voor de stapel ‘wacht op actie van iemand anders’ herinner je degene die actie moet ondernemen daaraan en geef je aan wanneer je een reactie wilt hebben.

Je zult zien dat je bureau door deze werkwijze snel zal veranderen en dat je veel meer overzicht hebt. En dat werkt ontspannend.