Wie wil nog meer een systeem dat u helpt effectief te communiceren?

Sinds jaar en dag gebruik ik veel verschillende manieren om telefoonnummers van mensen vast te leggen. Mijn contacten in Outlook, mijn mobieltje, mijn mailsystemen, mijn agenda, mijn CRM-systeem, de visitekaartjes, mijn hersenen. Als zelfstandige komen daar dagelijks nummers bij. Het oude papieren adresboekje voldoet allang niet meer.

Toch krijg ik het niet voor elkaar één systeem te hebben. En dat ligt volgens mij niet aan mij, maar aan de bronnen voor die nummers. Bovendien heb ik niet op alle plaatsen toegang tot al die bronnen en al mijn gegevens. Ook zit een nummer soms verscholen in een mailbericht en geven de zoekresultaten dat geheim niet prijs. Terwijl ik zeker weet dat ik het nummer voorbij heb zien komen.

Of  de techniek hier vandaag de dag een goede oplossing voor biedt, vraag ik me af. Wat ik wel ervaar is een toenemend probleem om alle communicatiegegevens gemakkelijk bij de hand te hebben en te onderhouden. U ook?

Ik schat in dat dit op termijn voor veel organisaties een groot probleem wordt. Want naast triviale telefoonnummers heb ik het ook over alle andere gegevens zoals mail, twitter, adresgegevens, blogs of websites. Alles verandert ook nog eens in de tijd: mensen verhuizen, veranderen van functie, baan of bedrijf. Daar kom je achter als je weer eens tot je verbazing hoort dat jouw contact daar niet meer werkt. ‘Nee, we weten niet waar ze naar toe is gegaan’. Ook privé hebben we dezelfde problematiek, al is de snelheid van veranderen iets lager, meestal.

Het Nieuwe Werken is vooral slimmer werken en daar hoort volgens mij ook een manier bij om alle communicatiegegevens goed op te slaan, vindbaar te maken en gemakkelijk te onderhouden. Ik worstel nog met de belangrijke vraag wat dan het leidende systeem is voor al mijn contactgegevens. Als dat systeem er al is.

Ik heb al eens met een technisch aangelegde zakenpartner gesproken die echt alles digitaal vastlegt, inclusief een handscanner voor de schaarse visitekaartjes. Dat is natuurlijk mooi, zeker als je dat intelligente apparaat altijd bij je hebt en gemakkelijk in gebruik is. Toch mis ik dan alle fysieke documenten en wat mensen terloops vertellen. Hoe vaak heb je immers niet dat je telefonisch een heleboel informatie krijgt van de ander, wat je graag direct wil vastleggen voor de toekomst. Het kan je ooit van pas komen.

Daarom moet zo’n systeem een goede interface hebben, liefst echt spraakgestuurd. Om uit al die gesprekken die je voert ook de belangrijke details te filteren en ergens op te slaan, liefst automatisch, geïndexeerd en gekoppeld aan personen en situatie.

Zoals ik al zei, ik weet niet of techniek  vandaag de dag zo’n oplossing biedt. Anders is het een mooie uitdaging voor een innovatieve organisatie. Ik ben er van overtuigd dat we een slimme oplossing nodig hebben.