Effectief vergaderen is de moeder aller vaardigheden voor Het Nieuwe Werken. Doordat we elkaar niet meer continu zien en ons werk tegelijkertijd complexer wordt, vormen interactie en samenwerking de sleutel tot succes. Bijna alle organisaties die HNW invoeren, willen interactie tussen mensen en afdeling dan ook stimuleren, en de keren dat we elkaar ontmoeten dus optimaal benutten.
Een rijtje vergadertips is niet moeilijk te vinden op het internet. Het probleem is alleen dat ze niet werken als je niet de oorzaak van de wellicht verslechterde vergadercultuur aanpakt, zoals besproken in mijn vorige blog Nooit meer vergaderen. Doe je dat wel, dan zal een aantal van de onderstaande tips wel degelijk grote invloed hebben op de duur en effectiviteit van de vergaderingen.
Voor de vergadering
1. Zet de agendapunten in volgorde van belangrijkheid en beperk het aantal zo veel mogelijk
Zo zorg je ervoor dat je in ieder geval de belangrijkste onderwerpen bespreekt, je het overzicht behoudt en tegelijkertijd dat iedereen bij de les blijft.
2. Maak de agendapunten actief en resultaatgericht
Dus “kies een nieuwe projectleider” in plaats van “bespreken wie de nieuwe projectleider wordt”; Hierdoor is de kans groter dat je de vergadertijd gebruikt om dingen te DOEN in plaats van erover te PRATEN.
3. Maak elke vergadering optioneel voor de deelnemers
Als ze het niet waardevol vinden, komen ze niet. Dit is zowel prettig voor de afhakers als voor de deelnemers aan de vergadering, die weten zo immers dat de vergader-spirit hoog zal zijn. Bovendien creëer je zo deelnemers met een specialisme, en leg je de lat voor jezelf ook hoog.
Tijdens de vergadering
4. Maak het doel van de vergadering duidelijk
De meeste vergaderingen kennen meerdere doelen. Maak per agendapunt duidelijk welk doel je nastreeft. Bijvoorbeeld: brainstormen, informeren, voortgang monitoren, voorbereiden besluitvorming, besluiten, sociaal.
5. Start de vergadering met een verhaal over een klantervaring
Waar en voor wie doen we het ook alweer? De klant is vaak een ondergeschoven kindje in vergaderingen. Een voorbeeld uit de praktijk beklijft beter bovendien bij de deelnemers en zo zorg je er ook nog voor dat iedereen beseft dat elke vergadering iets moet bijdragen aan het aantrekken, binnenhalen en behouden van klanten – en de vergadering dus een duidelijk doel dient.
6. Bespreek alleen onderwerpen die alle deelnemers aangaan
Onderwerpen die slechts een deel van de deelnemers aangaan, bespreek je op een andere manier en op een ander tijdstip. Zo bespaar je enorm op de totale vergadertijd van de organisatie.
7. Vraag iedereen kort naar zijn mening over een besluit
Zo creëer je betrokkenheid en commitment. Ook levert dit veel tijdwinst op omdat je hiermee de kans vergroot dat eenmaal genomen besluiten niet voor een tweede of derde ronde in aanmerking komen
8. Maak een besluiten- en actielijst
Zo weet iedereen wat er van hem wordt verwacht voor de volgende vergadering.
Na de vergadering
9. Deel de besluiten- en actielijst via de mail met alle betrokkenen
Zij voelen zich hierdoor nog meer geroepen de afgesproken acties daadwerkelijk uit te voeren.
10. Biedt alle deelnemers die een actie moeten uitvoeren de helpende hand
En draag zo gezamenlijk de verantwoordelijkheid voor de realisatie van voorgenomen acties.
Geef jezelf als voorzitter van de vergadering een cijfer op elk van de bovenstaande tips. Probeer de volgende vergadering een hoger cijfer te krijgen, of vervang een tip met een eigen tip die voor jou nog belangrijker is. Op deze manier ontwikkel je een overzicht van die aspecten die jullie als deelnemers van de vergadering belangrijk vinden voor de effectiviteit, en probeer je als groep hier steeds beter in te worden.