Voor mij is de ‘hoe’ van Het Nieuwe Werken (waar, hoe en wanneer je wilt werken en dit op een zo efficiënt mogelijke manier) erg belangrijk. Mijn ‘hoe’: de momenten dat ik aan het werk ben, wil ik zo productief mogelijk benutten. Vaak zie ik dat ondernemers erg druk zijn, maar dat de zaken die ze daadwerkelijk afronden op een hand zijn te tellen.
Een tool die mij in staat stelt om zo productief mogelijk te werken, onafhankelijk van de plaats waarvandaan ik werk, is Evernote.
Wat is Evernote?
Evernote is een app waarbij je notities kunt maken die (automatisch) online worden bewaard (werken in de cloud). Opgeslagen notities kunnen bovendien tekst, afbeeldingen, pdf’s en multimediabestanden bevatten.
Handig is dat je een overzicht kunt maken van alle notities, ideeën of zaken die je die dag nog moet uitvoeren. Duidelijk een groot voordeel tegenover losse vellen papier, waarbij het overzicht al snel ver te zoeken is.
Daarnaast wordt alles online opgeslagen, waardoor je overal toegang hebt tot je notities en je ook op je smartphone notities kunt toevoegen. Het laatste pluspunt dat ik wil benadrukken, is dat je trefwoorden aan je notities kunt toevoegen, zodat je ze altijd kunt terugvinden via de zoekfunctie.
Evernote en Het Nieuwe Werken
Als ondernemer ben ik regelmatig onderweg en omdat ik dus op veel verschillende plekken werk krijg ik ook vaak nieuwe ideeën. Deze ideeën moet ik direct ergens vastleggen, omdat ik ze anders helaas ook weer vergeet. Deze ideeën zet ik daarom ter plekke in Evernote, om er later een overzicht van aan te maken, een en ander in te delen op prioriteit, en er eventueel een planning aan te koppelen.
Dit gaat ook op voor mijn werkzaamheden. Wanneer iemand mij vraagt om iets te doen, dan zet ik dit direct in mijn Evernote to do-lijst om er later op de dag naar te kijken en het indien mogelijk direct uit te voeren. Zoals gezegd: productiviteit is belangrijk voor mij en wanneer ik continu schakel tussen werkzaamheden zal er niets worden afgerond.
Bloggen
Een groot deel van mijn werk bestaat uit bloggen. Voorheen deed ik dit in Word, maar liep dan het risico dat ik door een druk op een verkeerde knop (of een vastlopende of onverhoopt uitvallende laptop, ook niet ongebruikelijk) het hele artikel kwijt was.
Tegenwoordig schrijf ik daarom al mijn blogs in Evernote (behalve wanneer ik blog op Google+) en zet daarbij de optie ‘automatisch opslaan’ aan, zodat ik altijd een laatste versie van mijn artikel tot mijn beschikking heb. Het enige nadeel is dat ik het artikel niet direct kan doorsturen naar WordPress – de enige manier waarop dat lijkt te kunnen, is erg omslachtig.
Belastingaangifte
Een concreet voorbeeld van de werking van Evernote is de belastingaangifte van vorige week. Door middel van het gebruik van Docscanner (een app die gekoppeld is aan Evernote) kan ik direct vanaf mijn iPhone alle facturen, bankafschriften en andere bonnetjes scannen, uploaden in Evernote en delen met mijn boekhouder.
Dit scannen gaat ook heel simpel. Met je iPhone maak je een foto van een factuur (papier), Docscanner maakt er een PDF van en biedt je direct de mogelijkheid om het te delen met Evernote.
Door Evernote heb ik dus vanaf elke werkplek met een internetconnectie overzicht van mijn werkzaamheden en kan daardoor een stuk productiever werken. De indeling van mijn werkdag is niet langer afhankelijk van de plek waarvandaan ik werk. Daarom denk ik dat Evernote een must have app is voor Het Nieuwe Werken.
P.S. Dit artikel schreef ik ook in Evernote.