Facilitaire aspecten van Het Nieuwe Werken (Deel 1)

In deze blog, die uit twee delen bestaat, ga ik in op enkele belangrijke facilitaire aspecten die ervoor kunnen zorgen dat de kansen op een succesvolle implementatie van Het Nieuwe Werken toenemen en dat ‘bloopers’ voorkomen worden. Hoe is het bijvoorbeeld geregeld met wisselwerkplekken? Is er een echte clean desk policy? En wat doe je met bureauladen, post en harde schijven wanneer je HNW wilt implementeren?

Wisselwerkplekken

In de praktijk blijkt dat gemiddeld 60% van de werkplekken in ‘oude werksituaties’ onder conventionele werkuren niet bezet is. Dit betekent dat er wel verlichting aan moet zijn, de verwarming of de koeling moet werken, er schoongemaakt moet worden en het allerergste; er frequent verhuisd en verbouwd moet worden omdat mensen naar een andere kamer gaan. Vooral dat laatste is heel erg kostbaar. Uiteraard is het van nog groter belang te melden dat er ook nog 60% te veel vierkante meters in de oude situatie gehuurd moet worden. Tel uit uw winst. Maar laten we eerlijk zijn: Het afstand doen van je eigen werkplek is één van de grootste hobbels bij HNW.

Clean desk

Een fundamentele afspraak bij HNW is dat medewerkers de werkplek niet langer dan strikt noodzakelijk bezet houden. Elke dag dat je werkt, denk je bij HNW na over de soort werkplek die op die dag het best past bij de werkzaamheden die je gaat verrichten. Om vervolgens te kiezen op welke plek je dat onderdeel van je werk doet. Een vergaderruimte, een focuswerkplek, een flexplek, een telefoonruimte, een conference call room, een coffee corner; het zijn maar enkele van de vele mogelijkheden. Drie tot vijf keer wisselen per dag is volkomen normaal.

Maar als je dan vervolgens de rommel op de oude werkplek achterlaat, daar je laptop parkeert of je jas, dan gaat er iets mis. Ook bananenschillen, boterhamkruimels, koffiebekertjes en dergelijke nodigen niet uit dat iemand anders daar gaat zitten. Kortom: Ruim je rommel op en zorg voor wat schoonmaakdoekjes zodat ook anderen die werkplek kunnen gebruiken. Het is even wennen.

Bureauladen, kasten en lockers

Bureauladen en kasten zorgen ervoor dat mensen een vaste werkplek creëren. Daar liggen immers hun spullen. Als je echt wilt dat mensen wisselen qua werkplek, neem je een breekijzer mee en sloop je alle bureauladen. Het is tijdelijk wel verkoopbaar dat je iedereen nog een meter kastplank gunt, maar ook die kastplanken leiden tot het inrichten van werkplekken in de buurt van die kast.

Digitalisering is op termijn de enige goede oplossing. En natuurlijk een locker, een soort koffertje op wieltjes waar een laptop in kan, en – vooruit – enkele velletjes papier. Dat rijdende gevaarte stop je elke avond in een kastje – zoals in een museum – en haal je elke morgen weer op, op weg naar je volgende werkplek. In de praktijk blijkt dit snel te wennen.

Post

Het ontvangen van post staat in schril contrast met het bovenstaande. Daar heb je immers opslagruimte voor nodig en, voor dat je het weet, zijn er weer laden en kasten. Daarom is een slimmere aanpak alle post te scannen bij de voordeur en uitsluitend digitaal door te sturen aan de geadresseerde. Dus ook geen brievenbusgleuven toelaten in lockers, want daarmee verknoei je alle geïnvesteerde energie. Zorg voor een voorbeeldfunctie door uitgaande post (inclusief rekeningen) alleen nog maar digitaal te versturen en laat in je e-mailverkeer merken dat jouw organisatie ook zo werkt. Vermeld bijvoorbeeld onder elke e-mail dat je papieren post niet (meer) op prijs stelt.

Digitalisering

Daarmee zitten we middenin het onderwerp digitalisering. Een middel dat geweldige mogelijkheden biedt om veel efficiënter te werken. Nu stopt iedereen immers nog alles in bureauladen en kasten en niemand weet – behalve de eigenaar – waar iets te vinden is. Door volledige digitalisering en een overzichtelijke voor iedereen begrijpelijke en toegankelijke indeling, is het veel eenvoudiger dingen van elkaar over te nemen. Daarvoor moet je nog een ding afschaffen: de harde schijf in allerlei computers. Het gevolg is immers dat medewerkers anders een digitale bureaulade openen en die als bureaulade of kast gaan gebruiken. En daarmee zijn we weer terug bij af.

Dit betekent veel werk voor de ICT-afdeling en veel afspraken onder elkaar om met die nieuwe digitale situatie om te gaan. Werken in “the cloud” maakt dit nog gemakkelijker omdat je de gegevens opslaat via internetverbindingen en je heel veel dubbel werk voorkomt. Het voert te ver om daar nu in deze blog verder op in te gaan en dit aspect zal in een andere blog verder uitgediept worden.

Volgende keer deel 2 van deze tweedelige blogreeks waarin ik inga op aspecten als radio op de werkvloer, parkeren en telefonische bereikbaarheid.

Het thema van deze blogreeks komt, naast andere onderwerpen, aan bod in het boek Het Nieuwe Werken: Hype of blijver? Het boek is geschreven met huisvestings-, facilitaire- en ICT-specialisten, gedragsdeskundigen en vijf mensen die als projectleider HNW met de benen in de beek hebben gestaan. Het boek is te bestellen op www.hrman.nl