Ga chatten; kletskoeken [#KRHNW]

Met dank aan e-office en work21 publiceert Het Nieuwe Werken Blog iedere week een of meerdere hoofdstukken uit het boek ‘Klein receptenboek voor Het Nieuwe Werken’. In het boek geeft Roland Hameeteman samen met Gonny Vink en Ben Kuiken 49 praktische recepten voor Het Nieuwe Werken. De recepten bieden houvast en inspiratie om vanuit verschillende invalshoeken te starten met Het Nieuwe Werken.

Wist je dat medewerkers gemiddeld een uur per dag kwijt zijn aan het lezen en beantwoorden van hun mail? En dat meer dan de helft van alle telefoontjes in een voicemail eindigt? Dat kan efficiënter, dankzij chat. Even een vraag stellen aan een collega of expert wordt daardoor een stuk eenvoudiger.

Beschikbaarheid

Rood is afwezig, oranje is bezig of bezet (even niet storen) en groen is beschikbaar: zo simpel werkt chat. Het voegt dus iets toe aan mail en telefoon, namelijk informatie over de beschikbaarheid van de persoon met wie je contact wilt opnemen. En dat is handig, want het betekent dat je altijd direct antwoord kunt krijgen op een vraag die je hebt. Het betekent bovendien een flinke vermindering van de e-mailberg en het aantal telefoontjes.

Direct antwoord

Want hoe gaat het nu? Je bent bezig met een rapport en ontdekt dat je bepaalde informatie nog niet hebt. Je weet dat je collega die informatie heeft en probeert haar te bellen. Voicemail. Je spreekt een boodschap in en verzoekt je collega om je zo snel mogelijk terug te bellen. Voor de zekerheid stuur je haar ook nog maar een mail. Dan ga je zitten wachten. Als ze na een paar uur nog niet heeft gereageerd, probeer je haar nog een keer te bellen. Weer voicemail.

Hoe werkt dat met chat? Op je computerscherm zoek je de betreffende collega op en zie je dat ze afwezig is. Er staat bij dat ze deze week met vakantie is. Zij kan je dus niet helpen. Is er misschien iemand anders die je kan helpen? Je besluit het eens te proberen bij haar directe collega, die ‘groen’ is. Even een berichtje intypen en ja hoor, enkele seconden later krijg je de gewenste informatie. Dankjewel!

Stel korte vragen

Chat is geen vervanging van mail of telefoon. Het is een aanvullende communicatiemogelijkheid die, mits goed gebruikt, een aanvulling vormt op de mogelijkheden die we al hadden. Goed gebruikt wil zeggen: voor een korte vraag gebruik je chat, voor een kennisgeving mail en voor overleg de telefoon.

Maak afspraken over beschikbaarheid

Dit vergt wel enige discipline en daarom is het invoeren van chat meer dan het aanschaffen van een chatprogramma. Je zult met elkaar afspraken moeten maken over het gebruik ervan, wanneer je welke kleur kiest en wanneer je welke communicatievorm kiest. Dit is niet heel ingewikkeld: gewoon per afdeling of team een uurtje overleggen hoe je met de verschillende communicatiemiddelen wilt omgaan. Vervolgens verzamel je alle wensen en normen op een A4‘tje met de titel ‘Communiceren kun je leren’ en als ondertitel: ‘Zo gaan we met elkaar om’. Klaar.

Volgende week recept 35: Maak een digitaal smoelenboek; Oui is oui. Lees het vorige recept: Op afstand vergaderen; vers videosap, of begin bij het eerste recept van Klein receptenboek voor Het Nieuwe Werken.