Ga online samenwerken; stoofpotje 2.0 [#KRHNW]

Met dank aan e-office en work21 publiceert Het Nieuwe Werken Blog iedere week een of meerdere hoofdstukken uit het boek ‘Klein receptenboek voor Het Nieuwe Werken’. In het boek geeft Roland Hameeteman samen met Gonny Vink en Ben Kuiken 49 praktische recepten voor Het Nieuwe Werken. De recepten bieden houvast en inspiratie om vanuit verschillende invalshoeken te starten met Het Nieuwe Werken.

Samenwerken is nog nooit zo gemakkelijk geweest als tegenwoordig. Alles wat je nodig hebt, is een internetverbinding en een tekstverwerker. Maak wel afspraken met elkaar, anders wordt het een zootje. Voor de meesten is online samenwerken waarschijnlijk al gesneden koek, voor sommigen is het misschien een eye-opener.

Trekken en sleuren

Stel, je maakt een offerte voor een klant en hebt daar de input voor nodig van verschillende collega’s van diverse vestigingen van je bedrijf. Dus stuur je hun een mail met het verzoek je de benodigde informatie te sturen. De helft reageert niet, dus die moet je bellen. Van de andere helft stuurt een deel je wel iets, maar onvoldoende en de rest antwoordt met een wedervraag: ‘Wat heb je precies nodig?’ Of: ‘Waar heb je dat precies voor nodig?’ Herkenbaar, toch? Na enige tijd trekken en sleuren heb je eindelijk de benodigde informatie binnen en kun je de offerte opstellen.

Plaats online, deel en invullen maar!

Maar het kan makkelijker. Je maakt een opzet voor de offerte en laat de plekken leeg waar de benodigde informatie moet komen. Vervolgens zet je dit document op het interne netwerk of een online samenwerkomgeving als Google Apps en deel je het met de collega’s van wie je de informatie nodig hebt. Zij krijgen een bericht met het verzoek om hun deel van de offerte voor hun rekening te nemen en eventueel automatisch een taak in hun to do-lijst.

Vervolgens kun je wachten wat er gebeurt. Met een beetje geluk wordt het document voor je ogen aangevuld. Misschien wil één van je collega’s nog wat meer informatie en zet zij een chatsessie op. Na haar vragen te hebben beantwoord, zet ook zij zich aan het invullen van haar deel. Nog een paar puntjes op de i, een mooie strik eromheen en hup, naar de klant.

Online samenwerkomgevingen

Zo kan het althans gaan. Een veelgebruikt tekstverwerkingsprogramma als Microsoft Word biedt al jaren de mogelijkheid om samen aan een document te werken en sinds vorig jaar is er een online versie van zijn Office pakket, Microsoft Office 365. Maar ook het bekende Google Docs (en sinds kort Google Drive) is er ideaal voor. Dat wil zeggen: als je baas het goed vindt. In sommige bedrijven is de Google-omgeving namelijk afgeschermd omdat de directie het gebruik niet veilig of niet zakelijk acht.

Overal toegang en veilig

Het grote voordeel van een online samenwerkomgeving is dat je er altijd bij kunt. Waar je ook bent, je hebt altijd toegang tot je documenten. Je hoeft als klein bedrijf zelfs geen intern netwerk meer op te zetten. Het is er allemaal en het is bovendien veilig. Dat voelt misschien niet zo en de meeste bedrijven hebben hun bedrijfsinformatie daarom liever op hun eigen server staan, maar goed beschouwd is dit niet erg logisch. Zeker een klein of middelgroot bedrijf kan qua beveiliging (hackers, stroomuitval, crash) niet zo snel opboksen tegen een wereldwijd opererend bedrijf als bijvoorbeeld Google.

Up-to-date software

Een bedrijf als Google heeft bovendien de mensen in huis om de software up-to-date te houden en regelmatig te voorzien van de nieuwste snufjes. Omdat je de software niet koopt, maar gebruikt wanneer het je uitkomt, kun je dus ook meteen gebruikmaken van die nieuwe functionaliteiten. Daarvoor hoef je niet eerst een update op al je pc’s te installeren.

Dit klinkt nogal als reclame voor Google en dat is het ook wel. Maar ook andere bedrijven zijn al een tijdje gevolgd in deze ontwikkeling van Software as a Service (op CloudTools.nl is een overzicht van verschillende online software, om onder andere bestanden te delen, terug te vinden), waardoor je alleen nog maar een laptop met een internetverbinding nodig hebt om je werk te kunnen doen.

Discipline en regie

Het enige dat zulke software wel vraagt, is een beetje discipline en een paar afspraken. Net zoals het niet de bedoeling is dat iedereen tijdens een vergadering door elkaar praat, zo is het ook niet handig als iedereen maar doet waar hij zin in heeft in een document.

Je kunt daarom een eigenaar van het document aanwijzen die de regie voert. En de kleuren die aan de verschillende bijdragers worden toegekend, geven inzicht in wie wat heeft geschreven. In de revision history kun je overigens heel gemakkelijk zien wie wat heeft veranderd. Stuur dan niet een boze e-mail als je het er niet mee eens bent, maar vraag gewoon even via de chat of persoonlijk waarom diegene dat heeft gedaan. Misschien leer je er dan nog wat van.

Volgende week recept 40: Beperk het gebruik van mail; tapas cc. Lees het vorige recept: Ga bloggen; pittige blogsaté, of begin bij het eerste recept van Klein receptenboek voor Het Nieuwe Werken.