Geef hen de juiste tools; Fruits de travail – met tang [#KRHNW]

Met dank aan e-office en work21 publiceert Het Nieuwe Werken Blog iedere week een of meerdere hoofdstukken uit het boek ‘Klein receptenboek voor Het Nieuwe Werken’. In het boek geeft Roland Hameeteman samen met Gonny Vink en Ben Kuiken 49 praktische recepten voor Het Nieuwe Werken. De recepten bieden houvast en inspiratie om vanuit verschillende invalshoeken te starten met Het Nieuwe Werken.

Geef hen de juiste tools; Fruits de travail – met tang

Zoals een soldaat zijn geweer heeft, zo heeft de office warrior zijn laptop, BlackBerry, chat en overal toegang tot informatie. Toch zijn er nog veel bedrijven waar dit helemaal niet zo vanzelfsprekend is. Een recept voor meer openheid.

Laten we eens een simpel testje doen: over welke tools beschik je op je werk? Je hebt waarschijnlijk een bureau tot je beschikking, met een bureaustoel en een ladeblok. Op dat bureau staat een pc, daarnaast staan een telefoon en een bureaulamp. Op die pc is standaard een internetbrowser geïnstalleerd, een mailprogramma, een tekstverwerker, spreadsheet en mogelijk nog een specifieke toepassing die hoort bij het werk dat je doet. Klopt dat een beetje? Met een beetje geluk kun je met die browser overal naartoe surfen, maar waarschijnlijker is dat er ook websites (porno, spelletjes, Hotmail, et cetera) zijn geblokkeerd. Als je een beetje een belangrijke functie hebt, ben je in het bezit van een mobiel van de zaak en misschien zelfs een laptop.

IT-infrastructuur op kantoor loopt lichtjaren achter

Doe nu eens hetzelfde thuis. Waarschijnlijk heb je daar ook een pc staan, maar de software die daarop te vinden is, biedt veel meer mogelijkheden dan op je werk: je kunt ermee gamen, chatten, skypen, muziek afspelen (iTunes), filmpjes downloaden en bekijken… Als je een programma op internet vindt, kun je dat heel eenvoudig installeren en hoef je geen verzoek in drievoud in te dienen bij de IT-afdeling.

Je begrijpt waarschijnlijk wel waar we heen willen: de IT-infrastructuur op kantoor loopt lichtjaren achter bij die bij de medewerkers thuis. Terwijl we het thuis heel normaal vinden om te kunnen chatten, skypen en de webcam gebruiken, is het op kantoor ineens niet toegestaan. Te onveilig, zo wordt geoordeeld. Of, ook vaak gehoord: chatten doe je maar in je privétijd, dat heeft niets met werk te maken.

Better safe than sorry?

Zoals we zullen zien (recept 34) is chat een belangrijke tool voor de nieuwe werker. Net als de webcam, of toegang tot (bedrijfs)informatie. Zonder dergelijke tools kun je óók mobiel werken, maar mét werkt toch een stuk prettiger. En natuurlijk moet het allemaal wel veilig gebeuren en wil je niet dat allerlei informatie op straat komt te liggen of dat een bug het hele systeem platgooit. Maar we hebben toch sterk het vermoeden dat veel organisaties hier het better safe than sorry-principe hanteren. Dat wil zeggen dat voor de geringe kans dat er informatie op straat komt te liggen het hele systeem maar op slot wordt gegooid.

Gemiste kansen

Dus ja: de beveiliging moet je goed regelen. Daar zijn ook allerlei systemen voor, zoals VPN en irisscans en hoe het ook allemaal mag heten. Er zijn IT-bedrijven genoeg die je daar alles over kunnen vertellen (en die, zo vermoeden wij, het gevaar graag nog een beetje aandikken om meer te kunnen verdienen). Maar zorg daarbinnen voor zo veel mogelijk speelruimte voor de individuele medewerker.

Laat het IT-systeem niet dicteren wat je wel en niet mag, maar ga uit van de behoefte van de kenniswerker die gewoon lekker wil werken en niet continu zijn neus wil stoten aan een firewall. De ontwikkelingen in de IT gaan zo snel, dat je nooit alle nieuwe mogelijkheden en gevaren voor kunt zijn. Als je dan maar voor de zekerheid alles op slot gooit, mis je onherroepelijk kansen.

Volgende week recept 23: Geef toegang tot informatie; Informatiebrij. Lees het vorige recept: Vertrouw je medewerkers; Hollands gourmet, of begin bij het eerste recept van Klein receptenboek voor Het Nieuwe Werken.