Geef toegang tot informatie; Informatiebrij [#KRHNW]

Met dank aan e-office en work21 publiceert Het Nieuwe Werken Blog iedere week een of meerdere hoofdstukken uit het boek ‘Klein receptenboek voor Het Nieuwe Werken’. In het boek geeft Roland Hameeteman samen met Gonny Vink en Ben Kuiken 49 praktische recepten voor Het Nieuwe Werken. De recepten bieden houvast en inspiratie om vanuit verschillende invalshoeken te starten met Het Nieuwe Werken.

Geef toegang tot informatie; Informatiebrij

Wat heeft de nieuwe werker dan nodig? Overal toegang tot alle informatie inclusief mail is een absolute voorwaarde en eigenlijk de kern van het nieuwe werken. Maar vergeet ook je collega’s niet.

Stel, je zit bij een klant en die stelt een vraag. Een lastige vraag, zo’n vraag waar je het antwoord niet op weet. Wat doe je dan? Sommige mensen bazelen dan maar iets onverstaanbaars of ingewikkelds met veel kretologie in de hoop dat de klant niet verder durft te vragen uit angst dom over te komen. Anderen noteren de vraag en beloven dat ze erop terug zullen komen. Wat vaak niet gebeurt natuurlijk, waarna de klant een paar dagen later belt, jij je excuses moet maken, belooft om het nu toch echt uit te zoeken, et cetera.

Gedoe, en weer een item op je toch al onafzienbare to do-list. Zou het niet veel handiger zijn als je het antwoord meteen ter plekke op zou kunnen zoeken? Gewoon op je laptop of BlackBerry? Of dat je direct een collega kunt raadplegen die het antwoord wel weet?

Nieuwe combinaties, inzichten en antwoorden

Hier raken we eigenlijk de kern van het nieuwe werken. Het nieuwe werken is namelijk werken waar en wanneer je wilt, dat betekent dus concreet dat je je kantoor eigenlijk overal bij je hebt. En wat is nou het belangrijkste op dat kantoor, zeker voor de kenniswerker? Dat is niet het gebouw, of de stoelen en tafels en pc’s. Nee, dat zijn de kennis en de ervaring die in de hoofden van je collega’s zitten (en voor een deel in de ICT-systemen zitten opgeslagen). Door die kennis en ervaring uit te wisselen met collega’s ontstaan nieuwe combinaties, nieuwe inzichten en nieuwe antwoorden. En die uitwisseling kan op heel veel verschillende manieren plaatsvinden. Dat kan gebeuren tijdens een vergadering of een brainstorm. Dat kan doordat een deel van die kennis is vastgelegd in papers, wiki’s of blogs. Of het kan via een chat of tijdens een teleconference. En dat kan dus ook als je bij de klant zit. Mits je toegang hebt tot die kennis en ervaring van je collega’s. Dan zit je dus feitelijk niet alleen bij die klant, maar met je hele organisatie.

Wie is wie?

Wat is daarvoor nodig? Wij zouden zeggen: minimaal een mobiele telefoon en een laptop die verbinding kan maken met het interne netwerk. Je kunt dan eenvoudig opzoeken wie wie is en wie over welke informatie en expertise beschikt (het digitale smoelenboek). Je kunt dan vervolgens kijken of diegene beschikbaar is en hem via de chat een vraag stellen. Mocht dat niet het geval zijn, dan kun je wellicht een collega vragen of hij het antwoord weet en anders misschien tijd heeft om het antwoord op te zoeken. Het zou natuurlijk fantastisch zijn als je de klant nog tijdens de afspraak het antwoord op de vraag kunt geven.

Weten wat je zoekt

Merk je trouwens dat we de informatie vooral via een collega probeerden te achterhalen en het niet hebben gehad over al die prachtige kennismanagementsystemen waar organisaties zo veel in hebben geïnvesteerd? Natuurlijk zul je een deel van de kennis die in je organisatie aanwezig is, moeten vastleggen in zo’n systeem. Maar daar ligt niet de kracht van je organisatie. Die ligt in je mensen. Vaak gaat het veel sneller om de expert op een bepaald gebied een vraag te stellen dan om zijn doorwrochte stukken door te moeten ploegen, omdat hij weet wat je zoekt.Weten wat je zoekt maakt van ongestructureerde data informatie waar je wat aan hebt. Dus in plaats van miljoenen euro’s uit te geven aan een kennismanagementsysteem, zou je veel beter tijd en energie kunnen besteden aan het werken aan een cultuur waarin het normaal is dat je elkaar helpt en kennis deelt.

Volgende week recept 24: Unified Communications; Communicatiepuree. Lees het vorige recept: Geef hen de juiste tools; Fruits de travail – met tang, of begin bij het eerste recept van Klein receptenboek voor Het Nieuwe Werken.