Flexibele werkplekken, hoe zit het met de softwarelicenties?

Soms lijkt het tegen dovemansoren gezegd: Kijk bij de invoering van Het Nieuwe Werken vooral goed naar het rechtskader van het gebruik van digitale technologie. Werkgevers maken zich namelijk vooral druk om de arbeidsrechtelijke aspecten van HNW en vergeten daarbij het ICT-recht. Ze regelen bijvoorbeeld niet de benodigde softwarelicenties of vergeten gedragsregels voor het personeel te formuleren.

De eerstgenoemde omstandigheid overkwam de Stichting Theater Exploitatie Zeeland. Op een gegeven moment ontstond de behoefte aan flexibele werkplekken zodat het personeel op elk gewenst moment vanaf elke gewenste locatie gebruik kon maken van de programmatuur. Overigens zonder het aantal werkplekken te vermeerderen.

Virtualisatie

De stichting kiest als technische oplossing voor virtualisatie van de werkplekken en maakt, kennelijk uit kostenoverweging, hierbij geen gebruik van de diensten van leverancier LVP Reserveringssystemen (die ook de applicatiesoftware voor de theatersector levert). Voor de goede orde; bij virtualisatie worden computers en bedrijfsinformatie ‘losgekoppeld’ van de fysieke apparatuur. Meestal met het doel zo optimaal mogelijk van de ICT gebruik te maken. Virtualisatie leidt dus tot efficiënter ICT-gebruik.

Allereerst installeerde de leverancier ‘gewoon’ de software 9 x per kassa (computer) waarbij elke kassa een uniek nummer kreeg. Vervolgens voert de stichting de werkzaamheden zelf uit. In het kader van deze werkplekvirtualisatie registreerde de systeembeheerder van de stichting echter 19 kassanummers wat overeenkomt met evenzoveel kopieën van de software.

Licenties en auteursrecht

Juridisch gezien leidt het verveelvoudigen van de software zonder toestemming van de rechthebbende (de eigenaar) voor de virtualisatie van werkplekken in deze zaak zowel tot toerekenbare tekortkoming (wanprestatie, omdat er al een contractuele relatie bestaat) als onrechtmatig handelen (schending van auteursrechten).

Door de virtualisatie loopt LVP Reserveringssystemen inkomsten mis en dat bevalt de leverancier niet. Die vordert dan ook in rechte nakoming van de overeenkomst, die juridisch bepaald wordt door de FENIT-voorwaarden, en wil licentiegelden zien. Deze laatste eis (vergoeding voor extra gebruik van de software) wijst de rechter in Middelburg echter af. Omdat er geen sprake van piraterij is (kwader trouw ontbreekt), maar slechts van amateurisme (zaaknummer/rolnummer: 74988/HA ZA 10-438).

Schadevergoeding vindt de rechter echter wel op z’n plaats. De schade aan de zijde van de leverancier stelt de rechter (nogal creatief bedacht) gelijk aan de grootte van zijn offerte voor de werkplekvirtualisatie, te weten 17.554,00 euro.

Algemene voorwaarden

Verder is nog belangrijk te vermelden dat eerder in de procedure de gebruiker terugviel op een notoir formeel verweer: de voorwaarden van de leverancier zijn niet toepasselijk op de rechtsverhouding tussen de partijen. Dat sneed geen hout. Omdat de stichting op basis van die offerte zonder meer een bestelling heeft geplaatst, moet zij geacht worden die voorwaarden te hebben geaccepteerd, aldus de rechter. De vernietiging door de stichting van de voorwaarden, omdat LVP haar niet een redelijke mogelijkheid zou hebben geboden van die voorwaarden kennis te nemen, treft geen doel. De leverancier stuurde namelijk de voorwaarden mee met de offerte.

Meer dan ooit tevoren vraagt de juridische kant van ICT om aanvullende beleidsregels op en vooral ten behoeve van het werk. Een centrale plaats is daarin weggelegd voor (standaard)software. Zo moeten er voor iedere ‘nieuwe werker’ die plaats- en tijdonafhankelijk werkt de juiste licenties voor ieder softwareproduct en -dienst beschikbaar zijn. Zonder geldig gebruiksrecht ontstaat er namelijk al gauw aansprakelijkheid en mogelijk tevens reputatieschade. Extra goed opletten dus, zeker gezien de ontwikkelingen op het gebied van cloud computing en Bring Your Own Device (BYOD).