Grip op je e-mail = grip op je werk

Door het gemak en de laagdrempeligheid ervan worden dagelijks wereldwijd miljarden e-mails rondgezonden. Hierdoor ontvangen we gemiddeld ruim 100 berichten per dag; dat zijn er 20.000 per jaar! En dat zal de komende jaren alleen maar toenemen. Daarnaast is van professionals bekend dat zij gemiddeld drie uur per dag werken met hun e-mailprogramma. Denk daarbij niet alleen aan het verwerken van mail en het opstellen van berichten, maar ook aan het opzoeken van informatie en het beheren van de agenda. Het e-mailprogramma is hiermee een basistool geworden voor het optimaal kunnen uitvoeren van de werkzaamheden.

E-mail geeft werkdruk

Een overvolle inbox kan een groot probleem zijn. Honderden of soms wel duizenden berichten zijn geen uitzondering. Hierdoor is men het overzicht kwijt en loopt communicatie niet zoals dat zou moeten. Het hebben van e-mails kan een onrustig gevoel geven en de werkdruk verhogen. De hoeveelheid e-mail is bijna recht evenredig aan het gevoel van werkdruk.

Het is dan ook bevreemdend dat veel mensen nooit hebben geleerd optimaal met hun e-mailprogramma te werken. Werken in deze digitale wereld vereist van medewerkers per slot van rekening nieuwe vaardigheden: het kunnen omgaan met veel informatie en het organiseren van de eigen taken. Efficiënt kunnen werken met e-mail is hierbij een must.

Van reactief naar proactief

Door de brei aan e-mailberichten en de daaruit voortvloeiende taken en afspraken zijn veel werknemers het overzicht kwijt. Een gevolg hiervan is dat ze zich laten ‘leiden’ door alles wat er op hen af komt. Zo verliezen ze de regie. Als je zelf niet kunt sturen, zul je je laten sturen door de zaken om je heen.

Binnenkomende e-mail, telefoontjes, collega’s die vragen stellen of gebeurtenissen op internet, bepalen dan de werkzaamheden van de dag. Om deze reactieve manier van werken te kunnen ombuigen naar een meer proactieve werkwijze, dienen we weer de baas te worden over de taken en de tijd.

Overzicht in taken en tijd

Om efficiënt te kunnen werken en om met de juiste dingen bezig te kunnen zijn, is het essentieel om als werknemer overzicht te krijgen in wat er allemaal moet worden gedaan. Pas dan kun je goede keuzes maken. De meeste taken en dagelijkse werkzaamheden echter zitten waarschijnlijk in de inbox ‘verstopt’. Efficiënt kunnen werken begint met meer orde en overzicht in e-mail en taken. Orde aanbrengen in de e-mail is een uitstekende eerste stap naar meer orde in de werkzaamheden! 

Drie tips

Binnen organisaties vallen me diverse zaken op. Ik licht er drie toe.
1)      Ten eerste merk ik dat veel medewerkers weinig idee hebben waar ze documenten het beste kunnen opslaan op de server. Veel servers ogen voor medewerkers als een oerwoud van mappen en submappen. Het gevolg: medewerkers slaan ontvangen bijlagen niet op, maar bewaren ze in hun inbox. Uit onderzoek blijkt dat – mede hierdoor – een document binnen een organisatie gemiddeld op twintig plaatsen wordt bewaard. Naast een geweldige belasting voor de datacapaciteit werkt dit ook fouten in de hand.

2)      Ten tweede zie ik dat veel medewerkers geen systeem gebruiken voor het ordenen en opslaan voor hun taken. Voor afspraken en grote taken wordt de agenda gebruikt, maar voor kleine taken zoals het beantwoorden van een e-mail, iemand bellen of iets afmaken, heeft men geen systeem. Veel van deze taken blijven in de brei van e-mailberichten staan. Hierdoor verliest men het overzicht, worden verkeerde prioriteiten gesteld en zaken vergeten. Het gaan werken met een takensysteem, zoals die in het e-mailprogramma aanwezig is, zal veel opleveren.

3)      Ten slotte valt het me op dat e-mail, naast de telefoon, een enorme afleider is op de werkplek. Bij elke nieuw ontvangen bericht wordt men door de geluidjes en het envelopje, bewust of onbewust, verstoord in de werkflow. Uit onderzoek blijkt dat een verstoring algauw een concentratiedip van tien minuten veroorzaakt. Reken maar uit wat enkele onderbrekingen in het uur aan productieverlies veroorzaken. Het uitzetten van alarmbellen kan veel opleveren.