Handvatten voor New Technology Adaptation

Ook al krijgen medewerkers de beste technologische tools ter beschikking, het is niet vanzelfsprekend dat ze er ook mee gaan werken. Vaak maken die tools deel uit van een verandering, een andere manier van werken. En wie een verandering niet op een slimme, communicatieve manier introduceert, stuit op weerstand. Gartner verwoordt het zo: ‘The more you help people feel good about change, the more you are helping the enterprise achieve its business objectives.’

Om nieuwe technologie met succes te implementeren, is het van belang dat ICT-afdelingen zich meer richten op de aanpassing van medewerkers aan nieuwe technologie. Het goede nieuws is: die medewerkers wíllen wel. Zo blijkt uit recent onderzoek van KPN Consulting dat 59 procent van de werknemers hun ICT-vaardigheden graag wil verbeteren. U ondersteunt hen daarin het beste als u aandacht besteedt aan bewustzijn, kennis, houding en gedrag. Zijn er nieuwe technologische tools beschikbaar, informeer medewerkers dan op tijd (bewustzijn creëren). Dan zullen ze er eerder positief tegenover staan (houding).

Voor ICT’ers is het werken met nieuwe mogelijkheden veelal vanzelfsprekend, maar collega’s van andere afdelingen hebben vaak training nodig om hun kennis over, en het omgaan met, de nieuwe mogelijkheden te vergroten. Houding en gedrag beïnvloedt u niet zomaar, maar u komt ver wanneer u medewerkers vertelt over de voordelen van de nieuwe tool voor hun werksituatie. Maak duidelijk hoe het hun werk gemakkelijker of efficiënter maakt. Dan zullen ze de tool gaan gebruiken en de voordelen zelf ervaren.

Waar hebben uw medewerkers behoefte aan?

Er zijn verschillende middelen en leermethoden om medewerkers te laten wennen aan nieuwe technologie. Denk aan trainingen, e-learning, gamification en serious gaming. Methoden die voor de ene doelgroep werken, kunnen een averechts effect hebben op een andere doelgroep. Een training geven aan een medewerker die allang weet hoe een applicatie werkt, levert frustratie op. Kies daarom de juiste interventie voor elke groep medewerkers. Onderstaand model van Hersey en Blanchard helpt daarbij. Zij maken onderscheid tussen ‘behoefte aan willen’ en ‘behoefte aan kunnen’. Het kwadrant waarin u een medewerker plaatst, bepaalt hoeveel ondersteuning en sturing deze persoon nodig heeft.

Welk middel bij welke medewerkers?

In dit tweede model staat per kwadrant aangegeven wat voor soort gedragsbeïnvloeding van toepassing is. Bijvoorbeeld certificering voor medewerkers die wel willen werken met nieuwe technologie, maar het niet kunnen. In het volgende model zijn deze soorten gedragsbeïnvloeding verder gespecificeerd. Zo staat bij elk kwadrant de meest passende set interventiemethoden voor succesvolle adaptatie.

Hoe bepaal je de doelgroep?

Er zijn diverse manieren om de juiste doelgroep te bepalen. In de praktijk wordt dit vaak gedaan door te kijken naar HR-functieprofielen of naar het type afdeling. Zo hebben technisch georiënteerde afdelingen, zoals CAD-tekenaars, veelal een andere behoefte dan bijvoorbeeld een administratieve afdeling. Een praktische tip is om een korte online vragenlijst rond te sturen, om zo een relatie te leggen tussen iemands functie en rol, en zijn behoefte aan ondersteuning.

In de praktijk

Het ‘wennen aan’ nieuwe technologie – ofwel New Technology Adaptation (NTA) – begint met logisch nadenken: wat willen we precies bereiken met nieuwe technologie? Door met verschillende groepen medewerkers in gesprek te gaan, wordt inzicht verkregen in de behoefte die er is aan ondersteuning. Bij een ‘behoefte aan willen’ gaat het er vooral om medewerkers te motiveren. Als zij ervaren dat de nieuwe technologie voordelen biedt voor de uitvoering van hun werkzaamheden, worden ze gemotiveerd deze goed te gebruiken. Dit leidt tot meer betrokkenheid en een hogere productiviteit.

Ligt de nadruk vooral op ‘behoefte aan kunnen’, dan is training van medewerkers bijzonder effectief. Dit kan klassikaal, online, met video-instructies, gamification of door inzet van serious games. Net wat per doelgroep het best past en waar de medewerker het meest bij is gebaat.

Tips voor succesvolle adaptatie

Een gedegen NTA-traject voor medewerkers levert een organisatie veel op. Ze raken enthousiast en gemotiveerd, waardoor hun productiviteit toeneemt. Een samenvatting van de aspecten die nieuwe technologie-adaptatie tot een succes maken:

• Maak een gedegen analyse per doelgroep (welke impact heeft de invoering van de nieuwe technologie op uw medewerkers?);
• Stel een adaptatieplan op (zorg dat communicatie, training en ondersteuning op elkaar zijn afgestemd);
• Pas per doelgroep de juiste interventie toe (behoefte aan kunnen, behoefte aan willen).