Het kantoor als ontmoetingsplek [#KRHNW]

Met dank aan e-office en work21 publiceert Het Nieuwe Werken Blog iedere week een of meerdere hoofdstukken uit het boek ‘Klein receptenboek voor Het Nieuwe Werken’. In het boek geeft Roland Hameeteman samen met Gonny Vink en Ben Kuiken 49 praktische recepten voor Het Nieuwe Werken. De recepten bieden houvast en inspiratie om vanuit verschillende invalshoeken te starten met Het Nieuwe Werken.
 

Het kantoor als ontmoetingsplek; Hippe krieltjes

De functie van het kantoor verandert door het nieuwe werken. In plaats van een fabriek met allemaal vaste werkplekken wordt het een ontmoetingsruimte waar mensen samenwerken en kennis delen. Dat gaat beter in een daarop ingericht kantoor. Maar het is geen voorwaarde.

Allereerst maar eens een misverstand wegwerken: je hóéft geen hip kantoor te hebben à la Interpolis, Microsoft of e-office om nieuw te kunnen werken. Je kunt prima volstaan met het inrichten van een flink aantal flexplekken in het oude, grijze kantoorgebouw waarin je al jaren zit en de aanschaf van een locker voor elke medewerker. Maar erg inspirerend is het natuurlijk allemaal niet. En inspiratie wordt de komende jaren alleen maar belangrijker.

Fijn werken

Door flexplekken in te richten bespaar je veel geld op je kantoorkosten. Dit geld kun je natuurlijk in je zak steken, maar je zou het ook kunnen aanwenden om een plek te creëren waar het fijn is om te werken, waar (jonge) mensen graag naartoe gaan. Een plek ook die de veranderende functie van het kantoor ondersteunt en bevordert. En een plek die uitstraalt wat de waarden en de visie van de organisatie zijn.

Om met dat laatste te beginnen: zoals we bij de recepten voor de visie en de waarden al stelden, moet eigenlijk alles wat je doet, zegt en bent daarvan doortrokken zijn (waar blijkt dat uit?). Dat geldt dus idealiter ook voor de inrichting van je kantoor. Dus als je zegt dat openheid en vertrouwen belangrijke waarden voor je zijn, zou dat op een of andere manier ook tot uitdrukking moeten komen in je kantoor, bijvoorbeeld in het kleurgebruik (lichte kleuren) of in de materialen die je gebruikt(veel glas).

Nogmaals: het hoeft niet, maar het versterkt absoluut de kracht en de geloofwaardigheid van je waarden en visie. Mensen zijn nu eenmaal behoorlijk visueel ingestelde wezens en de invloed die de omgeving op ons gemoed heeft, valt niet te onderschatten.

Groepsgevoel opladen

Datzelfde geldt voor de veranderende functie van het kantoor. Omdat de medewerkers geen vaste werkplek meer hebben en geregeld buiten de deur hun werk doen, wordt het kantoor meer een ontmoetingsplek dan een echte werkplek. Een plek dus waar de nieuwe werkers samenkomen om te overleggen, ideeën uit te wisselen en het groepsgevoel op te laden.

Dat proces kun je versterken door de inrichting van het kantoor, bijvoorbeeld door een zithoek in te richten, of door van de kantine een soort brasserie te maken met goede koffie. Of je kunt de printer en koffieautomaat zo plaatsen dat de toevallige ontmoeting niet meer zo toevallig is. Het lijken kleine dingen, maar ze kunnen een wereld van verschil maken.

Klik

Nou zijn wij geen experts in gebouwinrichting. Dat kun je beter aan een specialist over laten. Dit recept voor een work21-kantoor werkt dus als volgt: begin met een visie. Je hebt natuurlijk je eigen bedrijfsvisie, maar ga voor jezelf na wat dit zou kunnen betekenen voor je kantoor. Zoek vervolgens een binnenhuisarchitect of kantoorinrichter die begrijpt waar je het over hebt, die niet in vierkante meters praat, maar die ook geen onwerkbaar kunstwerk van je kantoor wil maken.

Het moet van beide kanten klikken. Het mooist is als de architect de medewerkers bij de ideevorming weet te betrekken zonder de visie al te veel los te laten. Iedereen heeft namelijk wel een mening over hoe het zou moeten worden en het ergste wat je kan overkomen, is dat er een soort slap compromis ontstaat. Als je het goed doet, heb je straks een kantoor waar iedereen graag wil werken en waarmee je misschien zelfs de bladen haalt.

Volgende week recept 29: Zorg goed voor jezelf; All you can eat (één maandsalaris). Lees het vorige recept: Richt flexplekken in; Buffet de Luxe, of begin bij het eerste recept van Klein receptenboek voor Het Nieuwe Werken.