Het Kantoor, een werkplaats van verstoringen

Werken op een gemiddeld kantoor wordt wel eens aangeduid als een aaneenrijging van verstoringen. Dit is op zich een vreemde duiding van een werkplek die juist gericht is op werken met je hersenen. Het is alsof je in een fabriek het productieproces steeds onderbreekt voor een activiteit die niet direct iets bijdraagt aan een betreffende productielijn. Werken op kantoor blijkt wat dit betreft toch minder geordend en georganiseerd dan een industrieel proces. Maar waarom eigenlijk?

Veel argumenten die ik mijn praktijk hoor en wellicht herkenbaar zijn: Ik moet beschikbaar zijn anders kan mijn collega niet verder. Als ik niet direct een antwoord kan geven, dan ben ik niet klantvriendelijk. We zijn een team, dus werken we continu samen. Ik blijf op de hoogte als ik direct hoor waar mijn collega’s mee bezig zijn.

Op het eerste gezicht lijken dit hele legitieme argumenten maar als je hier verder op doorvraagt, blijkt toch dat het individueel gemak en perspectief ongemerkt vaak als uitgangspunt voor deze manier van werken wordt genomen. Er groeit zodoende een ogenschijnlijke afhankelijkheid binnen een team en het ‘echte’ samenwerken blijft echter vaak achter.

Efficiënt werken

Toch hoor ik regelmatig van zowel medewerkers als management dat dit voor hen een zeer efficiënte en effectieve manier van werken is. Om dit nog extra te versterken worden teams dan ook nog bij elkaar in een ruimte gezet om altijd met elkaar in contact te (kunnen) zijn. Dat deze voortdurende prikkels naar elkaar nadelige effecten hebben op bijvoorbeeld het concentratievermogen, vertrouwelijkheid van informatie, de kwaliteit van de resultaten en het leer- en oplossend vermogen van medewerkers wordt nog wel onderkend, maar een oplossing hiervoor wordt zelden genoemd.

Wellicht kun je een deel van de oplossing terugvinden in de eerder genoemde procesindustrie. Hier is een erkende manier het indelen en groeperen van de werkzaamheden in meer aaneengesloten blokken. Multitasking blijkt immers steeds meer en meer ineffectief te zijn en feitelijk niet geschikt voor het menselijk brein. Meerdere wetenschappelijke onderzoeken en praktijkvoorbeelden wijzen uit dat het uitvoeren van één taak met de kwaliteit die je beoogt niet goed kan worden gecombineerd. Naast het voortdurend (ongevraagd) multitasken vullen we onze agenda en werkdag vaak organisch op basis van wat we zelf initiëren en wat op ons pad komt.

Enige constante zijn de wederkerende overleggen of andere routinematige werkzaamheden. Structurele en gestructureerde afstemming met collega’s wordt maar ten dele consequent toegepast, waardoor medewerkers vaak bezig zijn met het ‘blussen van brandjes’ van anderen.

Het Nieuwe Werken

Kantoorwerkers hebben, naar mijn mening, behoefte aan een ‘framework’ waar individuele- en teamplanningen ingepast kunnen worden. Andere methodieken zoals Lean en scrum laten zien hoe succesvol zo’n ‘framework’ kan zijn. Echter Het Nieuwe Werken (HNW) is volgens mij een van de weinige ontwikkelmethodieken die planmatig werken op zowel individueel-, team- en organisatieniveau tegelijkertijd als in samenhang toepast. In tegenstelling tot andere methodes is HNW breed inzetbaar en sluit op een meer natuurlijke wijze aan op de huidige werkwijze en cultuur.

Een mooie mix tussen individuele autonomie en de gezamenlijke verantwoordelijkheid voor een groepsresultaat.